Dataskyddsmeddelande för bibliotekets kunduppgifter

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 3.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Biblioteket, bibliotekschef Tommi Harju, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 40 710 4243

3. Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

Biblioteket, specialist Erkki Huttunen, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 50 514 7818

Biblioteket, informationsspecialist Erkki Nurmi, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 40 710 4222

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn

Bibliotekets kundregister

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Konstuniversitetets bibliotek är en central stödtjänst för universitetets undervisning, forskning och konstnärliga verksamhet. Utöver studerande och anställda betjänar biblioteket även utomstående som kan registrera sig som biblioteksanvändare.
Bibliotekets kunder kan bl.a. låna och reservera material. Biblioteket sköter krav som gäller förfallna lån och uppbörd av förseningsavgifter. Biblioteket erbjuder också möjlighet att använda utomstående tjänsteleverantörers e-material inom ramen för de licenser som biblioteket skaffar. Alla kan använda e-material i bibliotekets lokaler och universitetets studerande och anställda kan använda e-material även på annat håll. Kunduppgifter används också för statistikföring. Konstuniversitetets bibliotek erbjuder också sina kunder ett sökverktyg som grundar sig på artificiell intelligens och som rekommenderar andra artiklar inom ämnet utifrån en artikel eller skriven text. Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Ett avtalsförhållande med bibliotekskunden.
• Ett allmänt intresse i anslutning till bl.a. statistikföring.
• Samtycke (sökverktyg; kunden lämnar själv ut sina uppgifter eller meddelar att hen samtycker till överföring av uppgifter från universitetets bakgrundssystem).

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I anslutning till kundregistret behandlar vi följande personuppgifter om den registrerade:

• Basuppgifter om den registrerade: namn, personbeteckning, kundnummer, användarnamn och/eller annan identifierande kod, lösenord.
• Den registrerades kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter. Uppgifter om kundrelationen och avtalet: uppgifter om tidigare och nuvarande lån, avgifter, begäran, avtal samt beställningar, korrespondens. Statistikuppgifter: anknytning till universitetet, antal lån och begäran.
• För registrerade under 15 år vårdnadshavarens basuppgifter och kontaktuppgifter: namn*, e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter.

Lämnande av personuppgifterna markerade med en asterisk är en förutsättning för att vårt avtalsförhållande och/eller vår kundrelation ska uppstå. Utan de personuppgifter som behövs kan vi inte tillhandahålla tjänster.

Behandlingen av personbeteckningen grundar sig på att biblioteket behöver identifiera kunden på ett tillförlitligt sätt i samband med utlåningsverksamhet samt krav som gäller förfallet material och uppbörd av förseningsavgifter.

Vi behandlar också följande personuppgifter om bibliotekskunder som använder sökverktyg:

• Namn.
• E-postadress.
• IP-adress.
• Kakor.
• Kundprogram (net, Word, Google Doc).
• Anknytning till universitetet.
• Enskilda användares användarbibliotek (Single user library).
• Användarens verksamhet.
• Telefonnummer till dem som har rollen som administratör.
• Text i dokument som användaren lagt till.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Vi får i första hand uppgifter av den registrerade själv.
Dessutom får vi uppgifter från följande informationskällor:

• I fråga om studerande och anställda vid Konstuniversitetet från universitetets register för användar- och behörighetshantering.
• Vid behov kan uppgifter också uppdateras från Befolkningsdatasystemet.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

I behandlingen av personuppgifter använder vi oss av underleverantörer som agerar för vår räkning. Vi har lagt ut IT-administrationen på entreprenad till en utomstående tjänsteleverantör. Personuppgifterna sparas på en server som administreras och skyddas av tjänsteleverantören. Dessutom har vi lagt ut ekonomitjänsterna och indrivningsverksamheten på entreprenad. Vi har tillsammans med våra underleverantörer sörjt för ditt dataskydd genom att upprätta behandlingsavtal för behandlingen av personuppgifter.

Uppgifter lämnas inte ut utanför de system som behövs för att producera bibliotekets tjänster.

Om en användare loggar in i söktjänsten Finna som upprätthålls av Nationalbiblioteket med Haka-inloggning sparas användarnamn, namn och e-postadress i Finna-tjänsten.

Om en användare loggar in i söktjänsten Finna med användarnamnet till sitt Arsca-bibliotekskort eller ansluter sitt Arsca-bibliotekskort till ett användarkonto som hen tidigare har skapat i Finna, sparas bibliotekskortets kod, PIN-kod, för- och efternamn, e-postadress och hembibliotek i Finna-tjänsten.
Om en kund använder Depåbibliotekets samlånetjänst via databasen Arsca eller söktjänsten Finna, kopieras kundens basuppgifter och kontaktuppgifter tillfälligt även till Depåbibliotekets kundregister. Depåbiblioteket lagrar kundens uppgifter så länge kunden har gällande lån eller begäran hos Depåbiblioteket.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt med tanke på personuppgifternas användningsändamål. Kunduppgifterna är giltiga i tre år i taget. Därefter ska kunden uppdatera sina uppgifter. Om uppgifterna inte uppdateras föråldras uppgifterna och användningen av tjänsten förhindras. Kunder vars kunduppgifter har föråldrats för minst tre år sedan tas bort ur kundregistret.
Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen).

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.