Kirjaston asiakastietojen tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kirjasto, kirjastonjohtaja Tommi Harju, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 40 710 4243

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Kirjasto, asiantuntija Erkki Huttunen, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 514 7818

Kirjasto, tietoasiantuntija Erkki Nurmi, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 40 710 4222

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Kirjaston asiakasrekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston kirjasto on yliopiston opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan keskeinen tukipalvelu. Kirjasto palvelee opiskelijoiden ja henkilökunnan lisäksi myös ulkopuolisia käyttäjiä, jotka voivat rekisteröityä kirjaston asiakkaiksi.

Kirjaston asiakkaat voivat mm. lainata ja varata aineistoja. Kirjasto suorittaa erääntyneiden lainojen karhuamista ja myöhästymismaksujen perintää. Kirjasto tarjoaa mahdollisuuden myös ulkopuolisten palveluntarjoajien e-aineistojen käyttöön kirjaston hankkimien lisenssien puitteissa. E-aineistojen käyttö on mahdollista kaikille kirjaston tiloissa sekä yliopiston opiskelijoille ja henkilökunnalle myös muualta. Asiakastietoa käytetään myös tilastointiin. Taideyliopiston kirjasto tarjoaa asiakkaidensa käyttöön myös tekoälyyn pohjautuvan hakutyökalun, joka suosittelee artikkelin tai kirjoitetun tekstin perusteella aiheeseen liittyviä artikkeleita. Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• Sopimussuhteeseen kirjaston asiakkaan kanssa.
• Yleiseen etuun mm. tilastoinnin osalta.
• Suostumus (hakutyökalu; asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon yliopiston taustajärjestelmistä).

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröidyn henkilötietoja:

• Rekisteröidyn perustiedot: nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana.
• Rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot. Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot: tiedot menneistä ja voimassaolevista lainoista, maksuista, pyynnöistä, sopimuksista sekä tilauksista, kirjeenvaihto. Tilastointiin liittyvät tiedot: suhde yliopistoon, lainojen ja pyyntöjen lukumäärät.
• Alle 15-vuotiaan rekisteröidyn huoltajan perustiedot ja yhteystiedot: nimi*, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota palveluita.

Henkilötunnuksen käsittelyn perusteena on kirjaston lainaustoimintaan sekä palauttamattoman aineiston karhuntaan ja perintään liittyvä tarve yksilöidä asiakas luotettavasti.

Käsittelemme myös seuraavia hakutyökalua käyttävien kirjaston asiakkaiden henkilötietoja:

• Nimi.
• Sähköpostiosoite.
• IP-osoite.
• Evästeet.
• Asiakasohjelma (net, Word, Google Doc).
• Suhde yliopistoon.
• Yksittäisen käyttäjän käyttäjäkirjasto (Single user library).
• Käyttäjän toiminta.
• Ylläpitäjän roolissa toimivien puhelinnumero.
• Käyttäjän lisäämän dokumentin teksti.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi saamme tietoja seuraavista tietolähteistä:

• Taideyliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan osalta yliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan rekisteristä.
• Tarvittaessa tietoja voidaan päivittää myös Väestötietojärjestelmästä.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi olemme ulkoistaneet talouspalvelut ja perintätoiminnan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle.

Mikäli käyttäjä kirjautuu Kansalliskirjaston ylläpitämään Finna-hakupalveluun Haka-kirjautumisen avulla, Finna-palveluun tallennetaan käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite.

Mikäli käyttäjä kirjautuu Finna-hakupalveluun Arsca-kirjastokorttinsa tunnuksilla tai liittää Arsca-kirjastokorttinsa Finnassa aiemmin luomaansa käyttäjätiliin, Finna-palveluun tallennetaan kirjastokortin tunnus, PIN-koodi, etu- ja sukunimet, sähköpostiosoite ja kotikirjasto.

Mikäli asiakas käyttää Arsca-tietokannan tai Finna-hakupalvelun kautta Varastokirjaston yhteislainauspalvelua, hänen perustietonsa ja yhteystietonsa kopioituvat väliaikaisesti myös Varastokirjaston asiakasrekisteriin. Varastokirjasto säilyttää asiakkaan tietoja niin kauan kuin asiakkaalla on voimassaolevia lainoja tai pyyntöjä Varastokirjastosta.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakastiedot ovat kerrallaan voimassa kolme vuotta, minkä jälkeen asiakkaan on päivitettävä tietonsa. Jos tietoja ei päivitetä, tiedot vanhenevat ja palvelun käyttäminen estyy. Asiakasrekisteristä poistetaan asiakkaat, joiden asiakastietojen vanhenemisesta on kulunut vähintään kolme vuotta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.