Dataskyddsmeddelande för ärendehantering

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 30.7.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Utvecklingstjänster, HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto
fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 500 806 161

3. Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

Gemensamma utvecklingstjänster, koordinator Katjuska Sandholm
fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 50 387 7319

Sakkunnig Taina Turpeinen
fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 40 860 9516

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn

Ärendehanteringsregistret

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att registrera, följa upp och hantera ärenden som kommer till och tas upp till behandling vid universitetet samt ärenden som avgjorts. Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra vår myndighetsskyldighet att behandla ärenden som anhängiggörs och för att tillgodose principen om handlingars offentlighet.

Att uppge personuppgifter är i många processer en nödvändig förutsättning för att ett ärende ska kunna uträttas.

Grunden för behandling av personuppgifter är:

• En rättslig förpliktelse att utföra myndighetsuppgifter.
• Ett allmänt intresse.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

Utöver personuppgifter med anknytning till ärendet behandlar vi följande uppgifter i ärendehanteringsregistret:

• Personen som anhängiggjort ärendet och dennes kontaktuppgifter.
• Handläggare eller ansvarig.
• Personer till vilka ärendet skickas för åtgärder eller för kännedom.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Vi får i första hand uppgifter från följande källor:

• Det anhängiggjorda ärendet.
• Den som anhängiggjort ärendet.

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras från myndigheter eller tredje parter eller offentliga källor för de ändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande och inom ramen för den lagstiftning som tillämpas. Denna uppdatering sker manuellt eller med automatiska medel.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Konstuniversitetet lämnar ut personuppgifter utanför universitetet eller behandlar dem för andra ändamål än det ursprungliga endast i lagenliga situationer.

I ärendehanteringen använder vi en utomstående tjänsteleverantör med vilken vi har ingått ett sådant avtal om behandling av personuppgifter som behövs.

Vi överför inte uppgifter utanför EU/EES-länderna.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Endast de anställda som med anledning av sitt arbete har rätt att behandla ärenden som anhängiggörs har rätt att använda ärendehanteringssystemet (lägga till och ändra uppgifter). Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas i databaser som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Offentliga ärenden är tillgängliga för Konstuniversitetets förvaltningspersonal genom att logga in i systemet med ett personligt användarnamn och lösenord.

Pappersutskrifter som skrivits ut från ärendehanteringsregistret och registrerade dokument förvaras på registratorskontoret. Icke-offentliga dokument förvaras i ett låst utrymme. Pappersutskrifter och registrerade dokument överförs till universitetets arkiv för förvaring i enlighet med universitetets informationshanteringsplan.

Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Personuppgifterna i ärendehanteringsregistret lagras i enlighet med universitetets informationsstyrningsplan. Uppgifter som behövs för handläggningen av ärendet lagras åtminstone under den tid handläggningen pågår. Efter att handläggningen av ärendet har avslutats förstörs uppgifterna och dokumenten på ett informationssäkert sätt efter att den lagringstid som fastställts för dem har gått ut eller, om Riksarkivet i sitt gallringsbeslut har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras, så överförs de till Konstuniversitetets elektroniska arkivsystem för varaktig förvaring.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen).

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.