Asianhallinnan tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 30.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kehittämispalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto
etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 500 806 161

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Yhteiset kehittämispalvelut, koordinaattori Katjuska Sandholm
etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 387 7319

Asiantuntija Taina Turpeinen
etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 40 860 9516

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Asianhallintarekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yliopiston käsiteltäväksi tulevien ja otettujen sekä ratkaistujen asioiden rekisteröinti, seuranta ja hallinta. Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa viranomaisvelvoitteemme vireille tulevien asioiden käsittelemiseksi ja asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi.

Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Lakisääteinen velvoite viranomaistehtävien toteuttamiseksi.
• Yleinen etu.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asianhallintarekisterissä asiaan liittyvien henkilötietojen lisäksi seuraavia tietoja:

• Asian vireille saattaja ja tämän yhteystiedot.
• Käsittelijä tai vastuuhenkilö.
• Henkilöt, joille asia lähetetään toimenpiteitä varten tai tiedoksi.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Vireille annetusta asiasta.
• Asian vireille panijalta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten viranomaisilta tai kolmansilta osapuolilta tai julkisista lähteistä sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Taideyliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muuhun kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Käytämme asianhallinnassa ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme tehneet tarvittavan henkilötietojen käsittelysopimuksen.

Emme siirrä tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Asianhallintajärjestelmän käyttöön (tietojen lisäämiseen ja muuttamiseen) ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä vireille tulevia asioita. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Julkiset asiat ovat Taideyliopiston hallintohenkilöstön käytettävissä kirjautumalla järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Asianhallintarekisteristä tulostetut paperitulosteet ja kirjatut asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Ei-julkiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Paperitulosteet ja kirjatut asiakirjat siirretään säilytykseen yliopiston arkistoon yliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Asianhallintarekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen tiedot ja asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla joko niille määritellyn säilytysajan päätyttyä tai, jos Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi, ne siirretään pysyvään säilytykseen Taideyliopiston sähköiseen arkistojärjestelmään.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen. peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. (tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle)

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.