Uppgifter om kunder och intressentgrupper som behandlas i hanteringen av Konstuniversitetets partnerskap

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 3.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Direktör för kommunikation och samhällsrelationer Eveliina Olsson, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 50 598 6492

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Specialplanerare Marja-Leena Pétas-Arjava, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 50 526 1958

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Kund- och intressentgruppsregistret

I detta dataskyddsmeddelande beskriver vi dataskyddspraxis som gäller personuppgifter som samlas in och behandlas i samband med Konstuniversitetets kundrelations- och intressentgruppsverksamhet.

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Konstuniversitetets uppgift är i enlighet med universitetslagen att främja fri forskning samt vetenskaplig och konstnärlig bildning, att ge forskningsbaserad högsta undervisning samt att fostra de studerande att tjäna fosterlandet och mänskligheten.

Vid skötseln av uppgiften ska Konstuniversitetet i enlighet med universitetslagen främja livslångt lärande, fungera i växelverkan med det övriga samhället samt främja forskningsresultatens och den konstnärliga verksamhetens samhälleliga genomslagskraft.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är skötseln av Konstuniversitetets kund- och intressentgruppsrelationer för att säkerställa och främja den samhälleliga växelverkan och genomslagskraften hos universitetets verksamhet samt kvaliteten hos universitetets avgiftsbelagda serviceverksamhet.

Personuppgifter behandlas för kommunikation om Konstuniversitetets verksamhet, information om konstnärlig verksamhet, inbjudningar till universitetets evenemang, hantering av anmälningar, hantering av fakturering, kontroller som förutsätts på grund av sanktionsbestämmelserna, insamling av respons, genomförande av medelanskaffning (inkl. kartläggning av potentiella donatorer) och rapportering, skötsel av kund- och intressentgruppsrelationer och övrig kommunikation och marknadsföring vid universitetet.

Till Konstuniversitetets intressentgrupper och kunder hör bland annat olika aktörer inom konstbranschen, Konstuniversitetets alumner, donatorer, evenemangspubliken, vuxenutbildningens kunder, företagskunder inom programserviceverksamheten samt olika nationella och internationella samarbetspartner.

Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Avtal.
• Samtycke.
• Berättigat intresse, till den del det är fråga om nyhetsbrev som personen själv beställt och annat kommunikationsmaterial.

Samtycke: Vi ber dig om ditt samtycke till att ta emot marknadsföringskommunikation t.ex. i samband med anmälan till utbildning eller annan tillställning. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst utan att ange någon orsak. I samband med varje marknadsföringsmeddelande skickas anvisningar för återkallande av samtycke.

Ett avtal (och kundrelationen som baserar sig på avtalet) är en grund för behandling av dina personuppgifter till exempel när du har anmält dig till universitetet eller skaffat utbildningstjänster av universitetet.

Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse: Du kan få marknadskommunikation eller annan information om universitetets verksamhet och evenemang utifrån din tidigare kundrelation. Dessutom kan vi skicka dig andra nyheter om universitetets verksamhet och annan information som eventuellt intresserar dig. Då är behandlingsgrunden ett berättigat intresse för universitetet. Du kan när som helst vägra att ta emot nyhetsbrev enligt de anvisningar som skickas i samband med varje nyhetsbrev.

Det är frivilligt att ansluta sig till alumnverksamheten och med hjälp av därtill hörande personuppgifter hanteras alumnernas medlemskap, alumnrelationer, -verksamhet och -kommunikation, samt marknadsförs Konstuniversitetets alumnverksamhet och tjänster. Uppgifterna kan också användas för att producera statistikuppgifter för Konstuniversitetet.

Av donatorerna samlas nödvändiga personuppgifter in i samband med donationen. Personuppgifterna utnyttjas i kommunikationen med donatorerna, till exempel för att skicka ut nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang för intressentgrupper. Dessutom kan donatorns uppgifter publiceras och hållas varaktigt synliga (till exempel publicering av donatorns namn på universitetets webbplats), om donatorn i samband med donationen har gett sitt samtycke till publiceringen.

I fråga om verifikatmaterial och uppgifter som förvaras varaktigt grundar sig behandlingen av personuppgifter på den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet (bokföringslagen (1336/1997) 7 § och 10 §).

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med kundrelations- och intressentgruppsverksamheten behandlar Konstuniversitetet personuppgifter för följande persongrupper: Universitetets alumner, donatorer samt uppgifter om personalen hos serviceaffärsverksamhetens kunder (företag, föreningar, offentliga organisationer) och privatpersoner som är kunder hos oss.

Konstuniversitetet behandlar följande personuppgifter i anslutning till kund- och intressentgruppsregistret:

• (Individualiserande) basuppgifter om den registrerade:
  • Namn.
  • E-postadress, postadress, telefonnummer.
  • Födelsedatum eller personbeteckning (endast i gåvobrev).
  • Eventuella kontouppgifter.
• Eventuell uppgiftsinformation:
  • Yrke, titel och/eller arbetsuppgift.
  • År då arbetet inleddes och avslutades, bransch.
  • Organisationens, företagets eller samfundets namn.
  • Organisationens adress, organisationens allmänna e-postadress och webbadress.
• Uppgifter om alumnverksamhet och examina.
• Uppgifter om marknadsföringens effektivitet (beställningar och intressen).
• Elektroniska identifieringsuppgifter (IP-adresser, kakor).
• Uppgifter om donationer:
  • Donationens belopp, datum och objekt.
  • Donatorns kontonummer.
  • Huruvida donatorn samtycker till/förbjuder att Konstuniversitetet använder hens namn i sin information/annan kommunikation.
  • Huruvida donatorn samtycker till/förbjuder att donationens belopp och allokering meddelas i Konstuniversitetets information och kommunikation.
  • Samtycke till huruvida donatorn efter kampanjen tillåter behandling av sina uppgifter i kundrelations- och intressegruppsregistret (namnuppgifter, donationens belopp).
• Uppgifter om kundrelationen:
  • Kampanjer och evenemang som personen har deltagit i och andra eventuella särskilda observationer.
• Kommunikation mellan den registrerade och den registeransvarige.
• Eventuellt samtycke till direktmarknadsföring.

De personuppgifter som vi behandlar beror på hurdant samarbete du deltar i.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte automatiskt beslutsfattande eller profilering som avses i EU:s dataskyddsförordning.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Uppgifterna om donatorerna samlas in av den registrerade själv från gåvobreven samt från kontoutdragskopiorna för kontoöverföringar som kommit till Konstuniversitetets konton.

Som alumn matar du själv in önskade uppgifter (även studie- och examensuppgifter) i alumnnätverket och uppdaterar uppgifterna i systemet antingen genom att logga in i systemet eller genom att begära att uppgifterna uppdateras.

I samband med andra tjänster samlas uppgifterna i första hand in av personen själv på basis av anmälan eller annan kontakt.

Personuppgifter kan dessutom samlas in och uppdateras från Konstuniversitetets övriga register när det finns laglig rätt till det, från handelsregistret, företagens webbtjänster och applikationer, från myndigheter och företag som tillhandahåller tjänster som gäller personuppgifter samt från allmänt tillgängliga nätkällor.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Utöver lagstiftningen om skydd för personuppgifter styrs vår verksamhet vid Konstuniversitetet av tillämpningen av offentlighetslagen (621/1999). Enligt offentlighetsprincipen är information som universitetet förfogar över offentlig, om inte något annat föreskrivs särskilt i lag. Offentligheten för de personuppgifter som Konstuniversitetet behandlar bestäms således enligt offentlighetslagen.

Konstuniversitetet lämnar ut personuppgifter till följande mottagare:

• Donationsuppgifter lämnas ut enligt lagar och anvisningar till undervisnings- och kulturministeriet, Skatteförvaltningen och/eller Polisstyrelsen.
• För donatorernas del har Konstuniversitetet en lagstadgad skyldighet att lämna Skatteförvaltningen uppgifter om donatorn och beloppet för en avdragsgill donation enligt 98 a § i inkomstskattelagen.
• I behandlingen av personuppgifter använder vi oss av underleverantörer som agerar för vår räkning. Vi har utkontrakterat underhållet för informationssystemet som används i behandlingen av kundrelations- och intressentgruppsinformationen till en utomstående tjänsteleverantör.

Vi har tillsammans med våra underleverantörer sörjt för ditt dataskydd och datasäkerheten för personuppgifter genom att upprätta behandlingsavtal för behandlingen av personuppgifter.

Vi överför personuppgifter utanför EU/EES. Vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder i samband med överföringen. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Personuppgifterna förvaras så länge som de behövs för det ändamål för vilket de har samlats in och behandlats eller så länge som lagen och bestämmelserna så kräver.

Uppgifterna om Konstuniversitetets personal och studerande förvaras i enlighet med dataskyddsmeddelandena och Konstuniversitetets informationshanteringsplan.

Uppgifterna i anslutning till alumn- och intressentgruppsverksamheten raderas efter att förhållandet upphört. Universitetets system för hantering av kundrelationer och intressentgrupper Gruppo Software används via internet med en skyddad förbindelse från leverantörens servrar. Användning förutsätter användarnamn och lösenord. Alla användare av partnerskapsdatasystemet hör till Konstuniversitetets personal. Systemet har en huvudanvändare och fyra andra administratörer. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord, vars användarrätt upphör när personen lämnar Konstuniversitetets tjänster eller de uppgifter för vilka användarrättigheterna har getts. Uppgifter som inte har använts under 24 månader raderas ur systemet.

För att uppfylla de skyldigheter som följer av bokföringslagstiftningen förvaras donationernas verifikatmaterial (inkl. gåvobrev) i 10 år. Brevväxlingen om utbetalningen av statens motfinansiering, sammanställnings- och sammanfattningsförteckningarna över donationer och donatorer samt utredningarna om medelanskaffningskampanjen jämte bilagor förvaras dock varaktigt.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
• Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
• Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
• Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
• Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen)

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för de uppgifter som du lämnar eller tillhandahåller Konstuniversitetet och du ska säkerställa att uppgifterna är korrekta.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om universitetet ändrar innehållet i detta meddelande kan det vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till förändringarnas betydelse.