Taideyliopiston kumppanuuksien hallinnassa käsiteltävät asiakas- ja sidosryhmätiedot

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 17.5.2018; Päivitetty: 13.8.2020

1. Asiakas- ja sidosryhmähallinnan vastuuhenkilö

Viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Eveliina Olsson
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 598 6492

2. Yhteyshenkilö asiakkuuksien hallintaan liittyvissä asioissa

Erikoissuunnittelija Marja-Leena Pétas-Arjava
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 526 1958

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Yliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaisesti edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa.

Tehtävää hoitaessaan Taideyliopiston tulee yliopistolain mukaisesti edistää elinikäistä oppimista, toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Asiakkaiden ja sidosryhmien henkilötietoja käsitellään yliopiston taiteellisen toiminnan ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yliopiston toiminnasta viestiminen, taiteellisesta toiminnasta tiedottaminen sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteinen hoitaminen.

Taideyliopiston sidosryhmiin kuuluvat muun muassa erilaiset taidealan toimijat, Taideyliopiston eri akatemioiden alumnit, tapahtumayleisö, aikuiskoulutuksen asiakkaat, ohjelmapalvelun yritysasiakkaat sekä muut yhteistyökumppanit.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, yliopiston oikeutettu etu ja lisäksi suostumus siltä osin, kuin kyse on henkilön itse tilaamista uutiskirjeistä ja muista viestintämateriaaleista.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä käsittelemme seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: yliopiston alumneja, erilaisia sidosryhmiä kuten strategisia kumppaneita, avainkumppaneita, toiminnallisia kumppaneita, kansainvälisiä kumppaneita. Käsittelemme myös palveluliiketoiminnan asiakkaiden (yrityksiä, yhdistyksiä, julkisia organisaatioita) henkilökunnan tietoja ja asiakkainamme olevien yksityishenkilöiden tietoja.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Rekisteröidyn perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
  • Mahdolliset tehtävätiedot: ammatti, titteli ja/tai työtehtävä, toimiala; organisaation, yrityksen tai yhteisön nimi; organisaation osoite, organisaation yleinen sähköpostiosoite ja www-osoite
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot: kampanjat ja tapahtumat, joihin henkilö on osallistunut ja muita mahdollisia erityishuomioita
  • Mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi verkkolomakkeiden kautta
  • tapahtumien osallistujaluettelot
  • luettelot muista yhteistyökumppaneista
  • aikuis- ja täydennyskoulutuksen asiakastiedot
  • ohjelmapalveluiden yritysasiakasrekisteri
  • opiskelijarekisteri
  • Taideyliopiston henkilötietojärjestelmä
  • osa tiedoista tulee Ticketmasterin lipunmyyntijärjestelmän kautta.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Järjestelmää käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kaikki kumppanuustietojärjestelmän käyttäjät ovat Taideyliopiston henkilökuntaan kuuluvia. Järjestelmällä on pääkäyttäjä ja neljä muuta admin-käyttäjää (yksi kussakin Taideyliopiston kolmesta akatemiasta sekä yksi yhteisissä palveluissa).

Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois Taideyliopiston palveluista tai niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on annettu. Tiedot, joita ei ole käytetty 24 kk, poistetaan järjestelmästä.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.