Taideyliopiston kumppanuuksien hallinnassa käsiteltävät asiakas- ja sidosryhmätiedot

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 3.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Eveliina Olsson, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 598 6492

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Erikoissuunnittelija Marja-Leena Pétas-Arjava, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 526 1958

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaamme tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Taideyliopiston asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaisesti edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa.

Tehtävää hoitaessaan Taideyliopiston tulee yliopistolain mukaisesti edistää elinikäistä oppimista, toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Taideyliopiston asiakkuus- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja yliopiston toiminnan vaikuttavuuden sekä yliopiston maksullisen palvelutoiminnan laadun varmistamiseksi ja edistämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään Taideyliopiston toimintaa koskevaan viestintään, taiteellisesta toiminnasta tiedottamiseen, kutsujen lähettämiseen yliopiston tapahtumiin, ilmoittautumisten hallintaan, laskutuksen hallintaan, pakotesääntelyn edellyttämiin tarkistuksiin, palautteen keräämiseen, varainhankinnan toteuttamiseksi (ml. potentiaalisten lahjoittajien kartoittaminen) ja raportoimiseksi, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen ja muuhun yliopiston viestintään ja markkinointiin.

Taideyliopiston sidosryhmiin ja asiakkaisiin kuuluvat muun muassa erilaiset taidealan toimijat, Taideyliopiston alumnit, lahjoittajat, tapahtumayleisö, aikuiskoulutuksen asiakkaat, ohjelmapalvelutoiminnan yritysasiakkaat sekä erilaiset kansalliset ja kansainväliset kumppanit.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• Sopimukseen.
• Suostumukseen.
• Oikeutettuun etuun, siltä osin, kuin kyse on henkilön itse tilaamista uutiskirjeistä ja muista viestintämateriaaleista.

Suostumus: Kysymme sinulta suostumuksen markkinointiviestinnän vastaanottamiseen esim. koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa syytä ilmoittamatta. Jokaisen markkinointiviestin yhteydessä toimitetaan ohjeet suostumuksen peruuttamista varten.

Sopimus (ja siihen perustuva asiakkuussuhde) on henkilötietojesi käsittelyperuste esimerkiksi silloin, kun olet ilmoittautunut yliopiston tilaisuuteen tai hankkinut yliopistolta koulutuspalveluja.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Voit saada markkinointiviestintää tai muuta tietoa yliopiston toiminnasta ja tilaisuuksista aiemman asiakkuutesi perusteella. Lisäksi voimme lähettää sinulle muita yliopiston toimintaa koskevia uutisia ja muuta sinua mahdollisesti kiinnostavaa tietoa. Tällöin käsittelyperuste on yliopiston oikeutettu etu. Voit milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta uutiskirjeitä jokaisen uutiskirjeen yhteydessä toimitettavia ohjeita noudattaen.

Alumnitoimintaan liittyminen on vapaaehtoista ja siihen liittyvien henkilötietojen avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Taideyliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Taideyliopiston käyttöön.

Lahjoittajista kerätään tarvittavat henkilötiedot heidän tekemänsä lahjoituksen yhteydessä. Henkilötietoja hyödynnetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Lisäksi lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen yliopiston verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen yhteydessä antanut julkaisemiseen suostumuksensa.

Tositemateriaalien ja pysyvästi säilytettävien tietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Kirjanpitolaki (1336/1997) 7 § ja 10 §).

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä Taideyliopisto käsittelee seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: yliopiston alumneja, lahjoittajia sekä palveluliiketoiminnan asiakkaiden (yrityksiä, yhdistyksiä, julkisia organisaatioita) henkilökunnan tietoja ja asiakkainamme olevien yksityishenkilöiden tietoja.

Taideyliopisto käsittelee asiakkuus- ja sidosryhmärekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Rekisteröidyn (yksilöivät) perustiedot:
  • Nimi.
  • Sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero.
  • Syntymäaika tai henkilötunnus (vain lahjakirjoissa).
  • Mahdolliset tiliyhteystiedot.
• Mahdolliset tehtävätiedot:
  • Ammatti, titteli ja/tai työtehtävä.
  • Työn aloitus- ja päätösvuosi, toimiala.
  • Organisaation, yrityksen tai yhteisön nimi.
  • Organisaation osoite, organisaation yleinen sähköpostiosoite ja www-osoite.
• Alumnitoimintaan ja tutkintoihin liittyvät tiedot.
• Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot (tilaukset ja kiinnostuksen kohteet).
• Sähköiset tunnistautumistiedot (IP-osoitteet, evästeet).
• Lahjoituksiin liittyvät tiedot:
  • Lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde.
  • Lahjoittajan tilinumero.
  • Suostumuksenanto/kieltäytyminen siihen, salliiko lahjoittaja Taideyliopiston käyttää nimeään tiedotuksessa/muussa viestinnässä.
  • Suostumuksenanto/kieltäytyminen siihen, salliiko lahjoittaja lahjoituksensa määrän ja kohdentamisen kertomisen Taideyliopiston tiedotuksessa ja viestinnässä.
  • Suostumuksenanto siihen, salliiko lahjoittaja tietojensa käsittelyn kampanjan jälkeen asiakkuus- ja sidosryhmärekisterissä (nimitiedot, lahjoituksen summa).
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot:
  • Kampanjat ja tapahtumat, joihin henkilö on osallistunut ja muita mahdollisia erityishuomioita.
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen viestintä.
• Mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin.

Käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

8. Mistä saamme tietoja?

Lahjoittajien tiedot kerätään rekisteröityneeltä itseltään lahjakirjoista sekä Taideyliopiston tileille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista.

Alumnina syötät itse haluamasi tiedot (myös opiskelu- ja tutkintotiedot) alumniverkostoon ja päivität tietojasi itse järjestelmässä joko kirjautumalla järjestelmään tai pyytämällä tietojen päivittämistä.

Muiden palveluiden yhteydessä tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Taideyliopiston muista rekistereistä silloin kun siihen on laillinen oikeus, kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön lisäksi toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuusperiaatteen mukaan yliopiston hallussa oleva tieto on julkista, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Taideyliopiston käsittelemien henkilötietojen julkisuus määräytyy siten julkisuuslain mukaisesti.

Taideyliopisto luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

• Lahjoitustietoja luovutetaan lakien ja ohjeiden mukaan opetus- ja kulttuuri- ministeriölle, verottajalle ja/tai poliisihallitukselle.
• Lahjoittajien osalta Taideyliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto tuloverolain 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.
• Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet asiakkuus- ja sidosryhmätiedon käsittelyssä käytettävän tietojärjestelmän ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpidettäväksi.

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi ja henkilötietojen tietoturvasta laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.

Taideyliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Alumni- ja sidosryhmätoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. Yliopiston asiakkuus- ja sidosryhmähallinnan järjestelmää Gruppo Softwarea käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kaikki kumppanuustietojärjestelmän käyttäjät ovat Taideyliopiston henkilökuntaan kuuluvia. Järjestelmällä on pääkäyttäjä ja neljä muuta ylläpitäjää. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois Taideyliopiston palveluista tai niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on annettu. Tiedot, joita ei ole käytetty 24 kk aikana, poistetaan järjestelmästä.

Kirjanpitolainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden noudattamiseksi lahjoitusten tositemateriaalia (ml. lahjakirjat) säilytetään 10 vuotta. Valtion vastinrahan maksatusta koskeva kirjeenvaihto, lahjoituksia ja lahjoittajia koskevat koonti- ja yhteenvetoluettelot sekä varainhankintakampanjaa koskevat selvitykset liitteineen säilytetään kuitenkin pysyvästi.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
• Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen. peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle)

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville ja sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat oikeita.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos yliopisto tekee sisällöllisiä muutoksia tähän ilmoitukseen, saattaa se toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaakseen sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.