Dataskyddsmeddelande till medarbetarna

EU:s allmänna dataskyddsförordning, 
artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-04-23; Updaterad: 2020-08-07

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 500 806 161

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Personaladministratör Milja Nevalainen
E-postadress: fornamn.efternamn@uniarts.fi, telefon: +358 50 467 0455

3. Registrets namn

Personalregister

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av medarbetarnas personuppgifter är att hantera våra anställningsförhållanden och tillhörande lagstadgade arbetsgivarförpliktelser, till exempel utbetalning av löner, samt att utveckla och planera verksamheten med hänsyn till personalens synpunkter. Vi behandlar personuppgifterna även för beslutsfattande hos organ med många medlemmar grundat på universitetslagen eller universitetets organisation.

Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning även för planering och praktiskt genomförande av universitetets grunduppgifter, det vill säga undervisning, forskning och konstnärlig verksamhet samt universitetets ledningsfunktion, och för den interna kommunikationen.

Grunden för behandling av personalens personuppgifter är:

  • uppfyllande av avtalet;
  • vårt berättigade intresse i samband med arbets- eller praktikantrelationen;
  • behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter;
  • den registrerade har givit sitt uttryckliga medgivande för behandlingen av hens personuppgifter.

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med personalregistret behandlar vi följande personuppgifter för medarbetare, stipendiater eller arvodestagare (den registrerade) som är nödvändiga för arbets-/praktikants- eller avtalsrelationen:

  • den registrerades grunduppgifter som namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, personbeteckning;
  • den registrerades kontaktuppgiftersom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter, bankförbindelse, samt om personen så önskar, kontaktuppgifter till närstående, övriga kontaktuppgifter som den registrerades hemsida eller motsvarande, den registrerades fotografi;
  • avtalsuppgifter till exempel anställningens varaktighet, arbetstider, arbetsuppgifter, grunder för lönesättning och lön, kollektivavtal;
  • uppgifter som hör samman med den registrerades tjänsterelationtill exempel yrkes- eller befattningstitel, personalgrupp, arbets- och utbildningshistorik, språkkunskaper, specialkompetenser, avtal om upphovsrätt, uppgift om varför anställningen avslutats;
  • dokument som hör ihop med den registrerades arbete och arbetsprestation till exempel utvecklingssamtal, uppgifter om bedömningsprocessen enligt universitetens avlöningssystem, bedömning av arbetsförmågan och dokument som hör samman med tidigt stöd och ingripande samt uppgifter om mot personen vidtagna disciplinära åtgärder och deras grunder;
  • den registrerades årssemesteruppgifter;
  • uppgift om den registrerades medlemskap i fackförening för de personer vars medlemsavgifter debiteras i samband med löneutbetalningen;
  • den registrerades frånvarouppgifter inklusive läkarintyg och överenskommelser om arbetsbefrielse;
  • för den registrerades arbetstid uppgifter om arbetstidsuppföljning eller arbetstidskoncentration samt för heltidsarbetande arbetstidplaner;
  • uppgifter som hör samman med den registrerades anställningsförmåner inklusive utrustning som används av den registrerade, till exempel dator och mobiltelefon;
  • den registrerades utbildningsuppgifter och övriga uppgifter som hör samman med kunnande och utbildningsbehov och som är nödvändiga för att utveckla kunnandet, samt uppgifter om utbildning i arbetsmiljöfrågor, till exempel första hjälpen-utbildning;
  • för den registrerades arbetsresor arbetsresans tidpunkt, mål, orsak, debiterade kostnader och utbetalda traktamenten;
  • den registrerades anmälningar om skador och olyckor;
  • den registrerades rapporter om arbetsresultat till exempel uppgifter om konstnärlig verksamhet, publikationer, besök, undervisningsförtjänster samt expertuppgifter och projekt;
  • den registrerades meddelade undervisning per läsår på det sätt som den beskrivits i undervisningens datasystem samt insamlad och avgiven feedback om undervisning, delkurser eller examen;
  • den registrerades anmälda bisysslor;
  • den registrerades tilldelade förtjänst- och hedersutmärkelser, till exempel docentur eller professorsutnämning och i tjänsten tilldelade förtjänst- och hedersutmärkelser;
  • registrerade som arbetar i utsatta arbetsuppgifter, till exempel arbetsuppgifter där hörselskyddsgränserna överskrids eller registrerade som gjort anmälan om symptom orsakade av arbetsplatsens luftkvalitet.
  • Dessutom behandlar universitetet dina personuppgifter även för vissa andra ändamål, dessa dataskyddsmeddelanden finns på webbsidorna, http://www.uniarts.fi/dataskydd

Ovan nämnda uppgifter är nödvändiga för universitetets verksamhet och för att uppfylla avtalsrelationen.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framförallt från följande källor:

  • från den registrerade själv
  • från myndigheterna

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för ändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även inom organisationens ram, från allmänt tillgängliga källor och myndigheter eller grundat på uppgifter som fås från tredje part inom ramen för tillämplig lagstiftning. Sådan uppdatering av uppgifter görs manuellt eller med automatiska metoder.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi överlämnar personuppgifter på ett sätt som den gällande lagstiftningen tillåter, till instanser som har lagstadgad rätt att få information från registret, till exempel skattemyndigheten, Folkpensionsanstalten, pensions- och olycksfallsförsäkringsbolag samt arbetskrafts- och utmätningsmyndigheter. Vi kan överlämna uppgifter även för andra ändamål enligt finsk lag.

Uppgifterna om en viss medarbetare är även tillgängliga för medarbetarens förmän, enligt Konstuniversitetets organisationshierarki.

Vi anlitar underleverantörer som arbetar för vår räkning vid behandling av personuppgifterna. Vi har lagt ut personalsystemens IT-administration till en extern tjänsteleverantör, och personuppgifterna förvaras på en server som administreras och skyddas av tjänsteleverantören.  Dessutom använder vi även andra underleverantörer vid behandling av medarbetarnas personuppgifter, när det gäller följande tjänster:

  • Ekonomiadministration och löneberäkning
  • Företagshälsovårdens tjänster
  • Juridiska tjänster
  • Telefonväxel

Tillsammans med våra underleverantörer säkerställer vi ditt dataskydd genom ett avtal för behandling av personuppgifterna.

Dessutom överlämnar vi information till följande instanser:

  • Beviljare av kompletterande finansiering: för den rapportering som finansiären förutsätter
  • Fackföreningar: specifikation av medlemsavgifter
  • Statistikcentralen, Finlands Näringsliv EK, Undervisnings- och kulturministeriets uppgifter för personalantalsrapporter och arbetsårsrapporter, samt för lönejämförelser.
  • Uppgifter om internationella konferenser och vetenskapliga sammankomster anmäls till Finland Convention Bureau utan personidentifierande uppgifter.

Uppgifterna används även

  • för personsökregister på universitetets internet- och intranätssidor
  • i den expertdatabas som publiceras på internet, och även fungerar som insamlingssystem för vetenskaplig och konstnärlig verksamhet.

Tillsammans med våra underleverantörer säkerställer vi ditt dataskydd genom ett avtal för behandling av personuppgifterna. I de fall vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder. Vi tillämpar av EU godkända standardavtalsklausuler.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Vi förvarar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för syftet med att behandla personuppgifter, med hänsyn till de förvaringstider som anges i gällande lagar om arbetsavtal, bokföring, preliminärskatt eller arkivering. Vi bedömer regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna med hänsyn till gällande lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer, att det inte förvaras oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter om den registrerade i registret. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och önskemål som berör denna redogörelse ska framställas skriftligt eller personligen till den kontaktperson som anges i punkt två, och som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kan du direkt kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.