Työntekijöiden tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 23.4.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Henkilöstöpalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 500 806 161

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Henkilöstöpalvelut, Henkilöstösuunnittelija Milja Nevalainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 467 0455

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Työntekijärekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työsuhdeasioidemme ja niihin liittyvien lakisääteisten työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä toiminnan suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen. Käsittelemme henkilötietoja myös yliopistolakiin tai yliopiston organisaatioon perustuvien monijäsenisten toimielinten päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä myös yliopiston perustehtävien eli opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan sekä yliopiston palveluiden ja johtamisen suunnittelulle ja käytännön järjestämiselle sekä sisäiselle viestinnälle.

Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • sopimuksen täytäntöönpaneminen;
  • meidän oikeutettu etumme työ- tai harjoittelusuhteen vuoksi;
  • käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi;
  • rekisteröity  on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilöstörekisterin yhteydessä seuraavia työntekijän, palkkion tai apurahan saajan (rekisteröity) työ-/harjoittelu- tai sopimussuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, henkilönumero;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, pankkiyhteys, sekä työntekijän niin toivoessa lähiomaisen yhteystiedot, muut yhteystiedot kuten rekisteröidyn kotisivu tai vastaava, rekisteröidyn valokuva;
  • sopimustiedot kuten työsuhteen kesto, työaika, työtehtävät, palkanmääräytymisen ja -maksun perusteet, työehtosopimus;
  • rekisteröidyn palvelussuhteeseen liittyvät tiedot kuten ammatti- ja/tai tehtävänimike, henkilöstöryhmä, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet, sopimukset tekijänoikeuksista, tieto työsuhteen päättymisen syystä;
  • rekisteröidyn työhön ja työssä suoriutumiseen liittyvät asiakirjat kuten kehityskeskustelut, yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot, työkyvyn arviointiin ja varhaiseen välittämiseen liittyvät asiakirjat sekä tieto työnantajan kurinpitotoimista ja niiden perusteista;
  • rekisteröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot;
  • tieto rekisteröidyn ammattiliiton jäsenyydestä niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä;
  • rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset ja sopimukset työstävapautuksista;
  • rekisteröidyn työajan osalta työajanseuranta- tai työajankohdennustiedot ja kokonaistyöaikaa noudattavien osalta työaikasuunnitelmat;
  • rekisteröidyn työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot mukaan lukien rekisteröidyn käytössä olevat laitteet kuten tietokone ja matkapuhelin;
  • rekisteröidyn koulutustiedot ja muut osaamisen kehittämisen kannalta tarpeelliset osaamiseen ja koulutustarpeisiin liittyvät tiedot sekä työsuojelun edellyttämät koulutustiedot kuten ensiapukoulutuksen saaneet;
  • rekisteröidyn työmatkojen osalta työmatkan ajankohta, kohde, matkan peruste, veloitetut kulut ja maksetut päivärahat;
  • rekisteröidyn antamat vahinko- ja tapaturmailmoitukset;
  • rekisteröidyn raportoimat työn tulokset kuten tiedot taiteellisesta toiminasta, julkaisuista, vierailuista, opetusansioista sekä asiantuntijatehtävistä ja projekteista;
  • rekisteröidyn antama opetus lukuvuosittain siten kuin se opetuksen tietojärjestelmässä on kuvattu sekä opetuksesta, opintojaksoista tai tutkinnoista kerätty ja annettu palaute;
  • rekisteröidyn ilmoittamat sivutoimet;
  • rekisteröidylle myönnetyt ansio- ja kunniamerkit, kuten esimerkiksi dosentin- tai professorin arvo, palveluksesta myönnetyt ansio- ja kunniamerkit;
  • altisteisissa tehtävissä työskentelevät rekisteröidyt, kuten esimerkiksi kuulonsuojelun altistusrajat ylittävissä tehtävissä työskentelevät tai työpaikan sisäilmasta oireilmoituksen tehneet rekisteröidyt.
  • Lisäksi henkilötietojasi käsitellään yliopistossa myös tietyissä muissa tarkoituksissa ja löydät näitä koskevat tietosuojailmoitukset verkkosivuilta, http://www.uniarts.fi/tietosuoja 

Edellä luetellut tiedot ovat tarpeen yliopiston toiminnan järjestämiseksi ja sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyltä itseltään
  • viranomaisilta

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojasilmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös organisaation puitteissa, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Yksittäisen henkilön tiedot ovat myös työntekijän esimiesten käytettävissä Taideyliopiston organisaatiohierarkian mukaan.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet henkilöstöjärjestelmien IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.  Lisäksi käytämme työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä myös muita alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

  • Taloushallinto ja palkanlaskenta
  • Työterveyshuollon palvelut
  • Lakipalvelut
  • Puhelinvaihde

Olemme huolehtineet rekisteröidyn tietosuojasta alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.

Lisäksi luovutamme tietoja seuraaville tahoille:

  • Täydentävän rahoituksen myöntäjät: rahoittajan edellyttämää raportointia varten
  • Ammattiliitot: jäsenmaksuerittelyt
  • Tilastokeskus, EK, opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämät tiedot henkilöstölukumäärä- ja henkilötyövuosiraportointia ja palkkavertailuja varten
  • Kansainvälisten konferenssien ja tieteellisten kokousten tiedot ilmoitetaan Finland Convention Bureaulle ilman henkilöä yksilöiviä tietoja.

Tietoja käytetään myös

  • yliopiston internet- ja intranetsivuilla julkaistussa henkilöhakemistossa
  • Internet-sivuilla julkaistussa asiantuntijatietokannassa, joka toimii myös tieteellisen ja taiteellisen toiminnan tiedonkeruujärjestelmänä

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilöstön tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietojen näkyvyyttä on myös rajattu eri käyttäjäryhmien tehtävien mukaan.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito-, ennakkoperintä- tai arkistolaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.