Tietosuojailmoitus työntekijöille

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 18.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Henkilöstöpalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 500 806 161

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Henkilöstöpalvelut, Henkilöstösuunnittelija Milja Nevalainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 467 0455

Työsuojelu:

päällikkö Jyri Pulkkinen (Sörnäisten kampus)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 572 2058

päällikkö Marko Myöhänen (Töölön kampus)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4349

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii lakimies Minna Eskola.
Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: 029 447 3940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Työntekijärekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaillaan Taideyliopiston tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat työsuhdeasioiden ja vastaavien prosessien yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja. Tätä tietosuojailmoitusta täydentävät mahdolliset rekisterikokonaisuuskohtaiset tietosuojailmoitukset.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Taideyliopisto tarvitsee työntekijöiden henkilötietoja hoitaakseen erilaisia työnantajavelvoitteita sekä lakisääteisiä ja vapaaehtoisia tehtäviä. Työsuhteen hoitamisen lisäksi yliopisto käsittelee henkilötietoja monesta muusta syystä, mm. viranomaisia varten hoitaessaan verotusta ja sosiaaliturvamaksuja sekä esim. henkilöstöhallinnossa ja esihenkilötyöskentelyssä. Tietoja tarvitaan myös yliopiston toimintaan liittyvien erilaisten prosessien hoitamisessa sekä palautteen keräämisessä, tilastoinnissa ja raportoinnissa.

Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä myös yliopiston perustehtävien eli opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan sekä yliopiston palveluiden ja johtamisen suunnittelulle ja käytännön järjestämiselle sekä sisäiselle viestinnälle.

Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• sopimuksen täytäntöönpaneminen;
• yliopiston oikeutettu etu työ- tai harjoittelusuhteen tai muun toiminnallisen yhteyden (esim. akateeminen tai taiteellinen vierailija, palkkionsaaja) vuoksi;
• käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi;
• rekisteröity  on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Otamme huomioon työntekijöiden yksityisyyden suojan, johon kuuluu mahdollisuus vaikuttaa omien henkilötietojen käsittelyyn sekä oikeus tulla arvoiduksia oikeiden tietojen perusteella. Käsittelemme vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai Taideyliopiston työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Emme käsittele tarpeettomia tietoja edes työntekijän suostumuksella.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietoryhmät ovat:

• perustietoja;
• henkilötietoja, joihin sisältyy erityisiä vaatimuksia (esim. Tilinumero, henkilötunnus, turvakiellon alainen osoite) ja
• erityisiä henkilötietoja (terveystiedot, esim. Lääkärintodistus, hoitoonohjaussopimus)

Rekisteriin sisältyvät tiedot täydentyvät työsuhteen edetessä ja voimassaoloajan.

Käsiteltävät tiedot sisältävät julkisuuslain 24§:n eri perusteilla salassa pidettävää tietoja (esim. terveystiedot, henkilökohtainen palkanosa, palkkauksen perustetta varten tehty arviointi, jäsenmaksun suoraperintää koskevat tieto).

Käsittelemme seuraavia työsuhteen hallinnoinnin kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

• Erilaiset identifointitiedot:
  • Nimitiedot
  • Syntymäaika, henkilötunnus
  • Sukupuoli
  • Äidinkieli
  • Tutkintotiedot
  • Henkilökohtaiset yhteystiedot: Kotiosoite, puhelinnumero, ICE-yhteyshenkilö, sähköposti
  • Valokuva
  • Työyhteystiedot: Puhelinnumero, sähköposti,
  • HR-järjestelmän luoma henkilönumero

Työsuhteesta johtuvat ja sen kuluessa täydentyvät tiedot:

• Työsopimustiedot kuten työsuhteen kesto, työaika, työntekopaikka, määräaikaisuuden peruste, nimike, työtehtävät, palkanmääräytymisen ja -maksun perusteet, työehtosopimus; sopimukset tekijänoikeuksista ja oikeuksiensiirroista
• Työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten henkilöstöryhmä, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet, työsuhteen voimassaoloa koskevat tiedot, päättymispäivä ja tieto työsuhteen päättymisen syystä;
• Oleskelu-/työlupaa, passin voimassaoloa koskevat tiedot
• Rikostaustaotteen esittämistä koskevat tiedot lasten kanssa työskentelyyn (Sibelius Akatemia, nuorisokoulutus)
• Palkkaukseen ja maksatukseen liittyvät tiedot
• Tiedot osallistumisesta henkilöstökoulutukseen/ammattiyhdistyskoulutukseen
• Työhön ja työssä suoriutumiseen liittyvät tiedot kuten tavoitekeskustelut, yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot, työkyvyn arviointiin ja varhaiseen välittämiseen liittyvät tiedot sekä tieto työnantajan kurinpitotoimista ja niiden perusteista;
• Vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot;
• Tieto ammattiliiton jäsenyydestä / työttömyyskassasta, niiden työntekijöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan annetun valtakirjan mukaisesti palkanmaksun yhteydessä;
• Poissaolot ja niiden perusteita koskevat tiedot mukaan lukien lääkärintodistukset ja sopimukset työstävapautuksista;
• Työajanseuranta- tai työajankohdennus­tiedot ja kokonaistyöaikaa noudattavien osalta työaikasuunnitelmat;
• Kulkuoikeuksiin liittyvät ja kulkutapahtumista muodostuvat tiedot
• Työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot mukaan lukien rekisteröidyn käytössä olevat työnantajan omistamat/hallinnoimat laitteet kuten tietokone ja matkapuhelin;
• Koulutustiedot ja muut osaamisen kehittämisen kannalta tarpeelliset osaamiseen ja koulutustarpeisiin liittyvät tiedot sekä työsuojelun edellyttämät koulutustiedot kuten ensiapukoulutuksen saaneet;
• Koti- ja ulkomaan työmatkoja koskevat tiedot: työmatkan ajankohta, kohde, matkan peruste, veloitetut kulut ja maksetut päivärahat;
• Ulkomaan työskentelyn hallinnointia varten tarvittavat tiedot
• Työtapaturmailmoitusten hallinnointia varten tarvittavat tiedot
• Tiedot taiteellisesta toiminnasta, julkaisuista, vierailuista, opetusansioista sekä asiantuntijatehtävistä ja projekteista;
• Rekisteröidyn antama opetus lukuvuosittain siten kuin se opetuksen tietojärjestelmässä on kuvattu sekä opetuksesta, opintojaksoista tai tutkinnoista kerätty ja annettu palaute;
• Myönnetyt huomionosoitukset, ansio- ja kunniamerkit, kuten esimerkiksi dosentin- tai professorin arvo, palveluksesta myönnetyt ansio- ja kunniamerkit;
• Tehtävät työntekijöiden edustajana (luottamushenkilöt, työsuojeluvaltuutetut)
• Sisäilmasyistä tapahtuvien korvaavien työtilojen hallinnointi
• Altisteisissa tehtävissä työskentelyn hallinnointi

Lisäksi henkilötietojasi käsitellään yliopistossa myös tietyissä muissa tarkoituksissa ja löydät näitä koskevat tietosuojailmoitukset yliopiston verkkosivuilta.

8. Mistä saamme tietoja?

Keräämme tietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään Taideyliopistossa kulloinkin käytössä olevien sähköisten järjestelmien kautta.  

Työntekijästä kertyy tietoja myös esim. sähköisten palvelupyyntöjen, kulunhallinnan, työajanseurannan sekä kameravalvonnan kautta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös organisaation puitteissa, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, ilmoitamme työntekijälle saamistamme tiedoista ennen kuin niitä mahdollisesti käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa. Asian niin edellyttäessä huolehdimme, että pyydämme työntekijältä suostumuksen tietojen keräämiseen muista lähteistä.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten mm. veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle, työvoima- ja ulosottoviranomaisille ja työterveyshuollon palveluntuottajalle. Luovutamme tietoja myös Yliopistojen yleisen työehtosopimuksen sisältämien määräysten mukaisesti henkilöstön edustajille (luottamushenkilöt). Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Lisäksi luovutamme tietoja seuraaville tahoille:

• Täydentävän rahoituksen myöntäjät: rahoittajan edellyttämää raportointia varten
• Ammattiliitot: jäsenmaksuerittelyt
• Tilastokeskus, EK, opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämät tiedot henkilöstölukumäärä- ja henkilötyövuosiraportointia ja palkkavertailuja varten
• Kansainvälisten konferenssien ja tieteellisten kokousten tiedot ilmoitetaan Finland Convention Bureaulle ilman henkilöä yksilöiviä tietoja.
• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet henkilöstöjärjestelmien IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.  Lisäksi käytämme työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä myös muita alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

• Taloushallinto ja palkanlaskenta
• Työterveyshuollon palvelut
• Lakipalvelut
• Puhelinvaihde

Olemme huolehtineet rekisteröidyn tietosuojasta alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.

Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, joiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen ja työsuhdeprosesseissa syntyvien asiakirjojen säilytysajat perustuvat lakiin ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.

Emme säilytä nykyisistä tai entisistä työntekijöistä tarpeettomia tietoja. Työsuhteen päättymisen jälkeen työntekijöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan tai anonymisoidaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Pysyvä säilytys

• Työhistoriatietojen säilytys
• Tieto myönnetystä kunniamerkistä

Säilytys 50 vuotta tai kauemmin

• Useimmat palkkakirjanpitoon liittyvät tiedot, joilla voi olla vaikutusta eläkkeeseen
• Työsopimus ja sen liitteet

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi tarkastaa ja muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Tämä tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimusta tai muuta sopimusta ja päivitämme sitä tarvittaessa. Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.