Dataskyddsmeddelande till den som söker studieplats

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-05-22, Uppdaterad: 2022-01-11

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

Ansvarig studiechef Sanna Kotajärvi-Söderholm, studera@uniarts.fi

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Kontaktas på: studera@uniarts.fi, telefon: +358 294 47 2000 (växel)

Specialist Hanna Björksten, Studieinfo
Planerare Jaakko Uoti, Bildkonstakademins antagning
Specialist Antti Lehtinen, Sibelius-Akademins antagning
Koordinator Hannele Ylönen, Teaterhögskolans antagning
Planerare Ulla Tissari, Bildkonstakademins internationella utbyte
Specialist Leena Veijonsuo, Sibelius-Akademins internationella utbyte
Planerare Siiri-Maija Heino, Teaterhögskolans internationella utbyte
Utbildningschef Sanna Takala, vuxenutbildning och fortbildning

3. Registrets namn

Register över sökande

Studieinfo fungerar som ett nationellt antagningsregister för utbildningar som leder till examen. Studieinfos antagningsregister drivs av Utbildningsstyrelsen, som ansvarar för insamling av uppgifter till antagningsregistret och för det nationella genomförandet av  ansökningssystemen, samt för att ge allmän information, handledning och rådgivning i samband med ansökningar till studier och antagning till utbildning. Universiteten och yrkeshögskolorna deltar i registerhållningen enligt vad som förutsätts i lagen 884/2017, genom att underhålla egna delregister och komplettera den information som fås från Studieinfo med den information som behövs för deras egen antagningsprocess.

För de som ansöker om tidsbegränsad rätt till fristående studier samlar universitetet in personuppgifter om de sökande per utbildningsrättstyp. Uppgifterna finns i flera olika system och databaser:

  • Uppgifter om JOO-studierätt och dess ansökningsprocess finns i systemet Joopas.
  • Uppgifter om internationella utbytesstudenter finns till exempel i DreamApplys ansökningsprogram EASY och i de databaser som berör in­resande och utresande utbytesstudenter.
  • Uppgifter om sökande till Sibelius-Akademins ungdomsutbildning sammanställs i Surveypal.
  • Vuxenutbildning: ansökan om utbildning på Öppet campus, specialiserings­utbildningar och kompletteringsutbildningar görs genom systemet Lyyti.

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att kunna anta studerande, tilldela studierätter samt att kunna utföra universitetets myndighetsuppgifter.

Studieinfos antagningsregister som Utbildningsstyrelsen ansvarar för, används till följande:

  1. information om utbildning och antagningar
  2. ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats och för uppföljande av ansökan och antagning till utbildning
  3. förmedlande av nödvändiga uppgifter för antagningarna, utveckling av antagningen och anordning av studier vid universiteten, yrkeshögskolorna, anordnare av gymnasie- och yrkesutbildning samt anordnare av påbyggnadsundervisning efter den grundläggande utbildningen
  4. information om utbildningsmöjligheter till sökande som inte fått någon studieplats
  5. framtagning av information om de sökande samt om studerande som antagits till utbildning, för uppföljning och bedömning av utbildningssystemet
  6. övriga funktioner som är nödvändiga för antagning av studerande

I praktiken behandlas personuppgifter vid antagning av studerande till studier som avses i universitetslagen, som leder till lägre och högre högskoleexamina, bland annat för kontroll av ansökningsbehörighet, antagningsprov, antagningsbeslut, information om utbildningar och antagningsbeslut, statistik samt utveckling och undersökning av antagningen. Antagningsregistret används även för uppföljning av de begränsningar som gäller för mottagning av studieplats. Antagningsregistret utnyttjas även för val till doktorandutbildning.

Grunden för behandling av personuppgifter är Lag om nationella studie- och examensregister (884/2017) samt uppfyllande av universitetets lagstadgade skyldigheter.

Ytterligare en grund för behandling av personuppgifterna är överlämning av den sökandes personuppgifter för marknadsföring av Konstuniversitetets öppna universitet samt för marknadsföring av utbildningar utanför universitetet.

Personuppgifter för personer som ansöker om tidsbegränsad rätt till fristående studier behandlas, för att kunna tilldela studieplats (beslut och mottagning av studieplats).

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med ansökan av examensstuderande i Utbildningsstyrelsens antagnings-register behandlar vi följande personuppgifter:

  1. den sökandes namn, studerandenummer och personbeteckning eller motsvarande unik identifieringsuppgift, nationalitet, kön, modersmål och nödvändiga kontaktuppgifter
  2. uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och avlagda examina
  3. uppgifter om varje sökandes utbildningsansökan och antagningsgrunder
  4. uppgifter om antagningsresultat, mottagning av studieplats och anmälan till läroanstalt
  5. den sökandes medgivande till eller förbud mot överlämning av namn- och adressuppgifter för information och marknadsföring av utbildningar.

I antagningsregistret kan även uppgifter som den sökande angivit angående hälsa, som kan påverka yrkesvalet, samt uppgifter om arbetslivserfarenheter och fritidsintressen registreras. Dessa uppgifter begärs in och lagras endast då de är nödvändiga för antagning av studerande. I ansökningsregistret kan även andra för antagningen nödvändiga uppgifter införas, om de har betydelse för bedömning av den sökandes lämplighet för utbildningen eller yrket, eller vid antagning av sökande grundat på utbildningspolitiska mål eller det personliga utbildningsbehovet.

I akademierna insamlas, som en del av antagningen, dokument/bilagor, som innehåller personuppgifter: till exempel elektroniska konstnärliga prover, förhandsarbeten: cv, motiveringsessä, tidigare utbildnings- och språkintyg, läkarintyg för särskilda arrangemang, eventuella rekommendationer och arbetsintyg.

Mera information

Studieinfos antagningsregister: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/

Läsårsanmälningssystemet Oili: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70201606

Ansökningar som avser rätt till fristående studier

För de som deltar i studentutbyte lagras utöver ovan nämnda grunduppgifter för den sökande även utbytesperiodens start- och slutdatum, högskolan på hemorten samt utbytesprogrammet.

För minderåriga som söker till ungdomsutbildning insamlas utöver den sökandes grunduppgifter för antagning även vårdnadshavarnas namn- och kontaktuppgifter samt uppgifter om den sökandes studier på grundskola och sekundär läroanstalt.

Vid ansökan till specialiseringsutbildningar insamlas utöver den sökandes grunduppgifter för antagning även uppgifter om den sökandes yrkestitel, arbets-/tjänsteförhållanden, arbetsgivare under ansökningsfasen och arbetsuppgifter, arbetsort och högsta genomförda examen.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framförallt från den sökande själv. För ansökningar till utbildningar som leder till examen fås uppgifter om den sökande och den sökta utbildningen från Studieinfo-systemet.

Utbildningsstyrelsen har som ansvarig för antagningsregistret rätt att, utöver de uppgifter som den sökande lämnat, utan hinder av sekretessreglerna få information från studentexamensregistret, Befolkningsregistercentralen, arbets- och näringslivsmyndigheter, anordnare av grund- och påbyggnadsundervisning, universitet, yrkeshögskolor, anordnare av yrkes- och gymnasieutbildning samt från två eller flera högskolors gemensamma register för antagning av studerande.

För sökande till ungdomsutbildningar fås personuppgifter även från vårdnadshavarna.

Bedömningsuppgifter om den sökande fås från antagningskommittéerna.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Utbildningsstyrelsen får lämna uppgifter från antagningsregistret utan hinder av sekretessreglerna i den omfattning som uppgifterna är nödvändiga för att utföra mottagarens arbetsuppgifter:

  1. till universitet, yrkeshögskolor, anordnare av yrkes- och gymnasieutbildning, anordnare av grund- och påbyggnadsundervisning samt till två eller flera högskolors gemensamma register för antagning av studerande
  2. till vederbörande ministerium och Statistikcentralen för utredningar om uppföljning av utbildningssystemet
  3. till Folkpensionsanstalten för arbetsuppgifter som regleras i lag om studiestöd (65/1994), lag om stöd för skolresor för studerande i gymnasieutbildning och yrkesutbildning (48/1997) och lag om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner (566/2005) samt till Folkpensionsanstalten och arbets- och näringsmyndigheten för utredning av förutsättningarna att få arbetslöshetsersättning enligt lag om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)
  4. till kommuner och andra lagstadgade instanser som anordnar hälsovård för studerande för att de ska kunna sköta sina åligganden enligt hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010)
  5. till kommuner som anordnar uppsökande ungdomsarbete för att kunna sköta sina åligganden enligt ungdomslagen (1285/2016)
  6. utländska personuppgiftsansvariga enligt lag om utlänningsregistret (1270/1997) 3 § för att kunna sköta sina åligganden enligt utlänningslagen (301/2004) eller nationalitetslagen (359/2003).

Universitetet lämnar personuppgifter till följande instanser:

  • uppgifter om personer som lämnat medgivande, till marknadsföring av Konstuniversitetets öppna universitet, till förbund, samt för övrig marknadsföring
  • För studerandetutoring (godkända studerandes kontaktuppgifter till av Konstuniversitetet avlönade tutorsamordnare)
  • Ifall anmälan är kopplad till betalningar, överförs den sökandes adressuppgifter till tjänsten Paytrail för utförande av betalningarna.
  • Anmälningsuppgifterna överlämnas till Studieinfos antagningsregister
  • Information om utbytesstudenter lämnas till Utbildningsstyrelsen via systemet Virta.
  • Uppgifter om personer skyldiga att betala läsårsavgift och om internationella utbytesstudenter, för de uppgifter personerna gett sitt medgivande (namn- och kontaktuppgifter, kön, födelsetid och studierättens varaktighet)

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Uppgifterna i Utbildningsstyrelsens antagningsregister förvaras under fem år från antagningsbeslutet. Uppgifterna i högskolornas ansökningsregister om mottagning av studieplats förvaras dock permanent. (L 884/2017 §).

Uppgifter som är nödvändiga för bedömning och uppföljning av utbildningen, eller värdefulla som källmaterial för utredningar förvaras dock permanent enligt särskilda föreskrifter från Arkivverket. Studerandenummer, samt de unika identifieringsuppgifter på vilka studerandenumret har utfärdats, förvaras också permanent.

9. Vem kan du kontakta?

Utbildningsstyrelsen ansvarar för antagningsregistret. Varje registrerad har rätt att kontrollera sina egna registrerade uppgifter i registret (EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 15).  Den registrerade har rätt att granska och läsa sina uppgifter och på begäran få uppgifterna skriftligt.

Begäran om att få granska uppgifterna skickas skriftligt eller per e-post till Utbildningsstyrelsen. Per post skickas begäran till adressen Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors. Blankett för granskning av registeruppgifter (pdf). E-postmeddelande angående granskning av Studieinfos antagningsregister skickas till adressen kirjaamo@oph.fi. Utnyttjandet av granskningsrätten är avgiftsfritt vid ett tillfälle per år.

Övriga frågor och kontakter som berör behandling av personuppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande behandlas av den i punkt tre angivna kontaktpersonen, som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter enligt inte uppfylls, kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.