Opiskelijaksi hakeutuvan tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 22.5.2018, Päivitetty: 7.8.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Vastaava opintopäällikkö Sanna Kotajärvi-Söderholm, hakijapalvelut@uniarts.fi

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Suunnittelija Lotta Palin, Opintopolku

Suunnittelija Lotte-Maria Maasalo, Kuvataideakatemian valinnat

Suunnittelija Lotta Palin, Sibelius-Akatemian valinnat

Opintoneuvoja Hannele Ylönen, Teatterikorkeakoulun valinnat

Suunnittelija Ulla Tissari, Kuvataideakatemian kansainvälinen vaihto

Asiantuntija Leena Veijonsuo, Sibelius-Akatemian kansainvälinen vaihto

Suunnittelija Jaakko Hannula, Teatterikorkeakoulun kansainvälinen vaihto

Koulutuspäällikkö Sanna Takala, aikuis- ja täydennyskoulutus

Yhteydenotot: hakijapalvelut@uniarts.fi, puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Hakijarekisteri

Opintopolku toimii tutkintoon johtavan koulutuksen valtakunnallisena opiskelija-valintarekisterinä. Opintopolku-opiskelijavalintarekisteriä pitää Opetushallitus, ja se vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Yliopistot ja ammattikorkeakoulut osallistuvat rekisterinpitoon lain  884/2017 edellyttämällä tavalla ylläpitämällä omia osarekistereitään ja täydentämällä Opintopolusta saatavia tietoja omiin valintoihinsa tarvittavilla tiedoilla.

Erillisten opintojen  määräaikaista opiskeluoikeutta hakevien osalta yliopisto kerää henkilötietoa hakijoista opiskeluoikeustyypeittäin. Tietoja löytyy useammassa eri järjestelmässä ja tietokannassa:

  • JOO-opiskeluoikeutta ja hakuprosessia koskevia tietoja Joopas-järjestelmässä.
  • Kansainvälisiä vaihto-opiskelijoita koskevia tietoja esim. DreamApplyn EASY-hakuohjelmassa ja akatemioiden saapuvia ja lähteviä vaihto-opiskelijoita koskevissa tietokannoissa.
  • SibAn nuorisokoulutukseen hakevien tiedot kerätään Surveypalissa.
  • Aikuiskoulutus: avoimen yliopiston opetukseen, erikoistumiskoulutuksiin ja täydennyskoulutukseen hakeutuvat Lyyti-järjestelmän kautta.

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa opiskelijavalinnat, opiskeluoikeuden myöntäminen sekä yliopiston viranomaistehtävät.

Opetushallituksen vastuulla olevaa Opintopolku-opiskelijavalintarekisteriä käytetään:

  1. opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen;
  2. koulutukseen hakeutumisen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestämiseen sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraamiseen;
  3. opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antamiseen yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen ja lukiokoulutuksen järjestäjille sekä perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille;
  4. tiedottamiseen koulutusmahdollisuuksista ilman opiskelupaikkaa jääneille hakijoille;
  5. tietojen tuottamiseen hakijoista ja opiskelijaksi otetuista koulutusjärjestelmän seurantaa ja arviointia varten; sekä
  6. muihin opiskelijoiden valitsemista varten tarpeellisiin toimintoihin.

Käytännössä henkilötietoja käsitellään valittaessa opiskelijoita yliopistolaissa tarkoitettuihin alempiin ja ylempiin korkeakoulututkintoihin johtaviin opintoihin mm. hakukelpoisuuksia tarkistettaessa, valintokoejärjestelyissä, valintapäätöksiä tehtäessä, opinnoista ja valintapäätöksistä tiedottaessa, tilastoja laadittaessa sekä valintoja kehitettäessä ja valintoja tutkittaessa. Opiskelijavalintarekisteriä käytetään myös opiskelupaikan vastaanottamista koskevien rajoitusten valvontaan. Opiskelijavalintarekisteriä hyödynnetään myös tohtorikoulutuksen valinnoissa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sekä yliopiston lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on myös suostumus hakijan henkilö- ja yhteystietojen luovuttamiseksi Taideyliopiston avoimen yliopiston markkinointi-tarkoituksiin sekä yliopiston ulkopuolelle opiskelua koulutus-markkinointiin.

Määräaikaisten erillisten opintojen opiskeluoikeutta hakevien osalta henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan myöntää opiskeluoikeus (päätös ja paikan vastaan-ottaminen).

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tutkinto-opiskelijahaussa Opetushallituksen opiskelijavalinta-rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  1. hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot;
  2. hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot;
  3. koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta;
  4. valinnan tulosta, opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot; sekä
  5. hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten.

Opiskelijavalintarekisteriin voidaan tallentaa lisäksi hakijan ilmoituksen mukaisina ammatinvalintaan vaikuttavat terveystiedot sekä tiedot työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta. Nämä tiedot pyydetään ilmoittamaan ja ne tallennetaan vain silloin, kun ne ovat tarpeellisia opiskelijoiden valinnassa. Hakijarekisteriin voidaan myös liittää muita valinnan kannalta tarpeellisia tietoja, joilla on merkitystä arvioitaessa hakijoiden soveltuvuutta koulutukseen tai ammattiin taikka valittaessa hakijoita koulutuspoliittisten tai yksilöllisten koulutustarpeiden perusteella.

Akatemioissa kerätään osana valintojen toteuttamista dokumentteja/liitteitä, jotka sisältävät henkilötietoja: esim. sähköiset taiteelliset näytteet, ennakkotehtävät: cv, motivaatioessee, aiemmat opiskelu- ja kielitodistukset, lääkärintodistus erityisjärjestelyjä varten, mahdolliset suositukset ja työtodistukset.

Lukuvuosimaksuvelvollisten lukuvuosimaksuhuojennusten hakemista ja myöntämistä varten hakija ilmoittaa lukuvuosimaksuhuojennusta koskevan hakemisen syyn ja opintojensa rahoitussuunnitelman, omat ja vanhempiensa ja mahdollisen puolisonsa vuositulot, opiskelua varten saadut muut apurahat ja opiskelun rahoittamiseen liittyvät lainat, mahdolliset muut opintotuet (esim. kotimaasta saatu opintotuki tai stipendi) ja muut taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat seikat (esim. elätettävät lapset).

Lisätietoa

Opintopolku opiskelijavalintarekisteri: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/

Oili lukuvuosi-ilmoittautumisjärjestelmä: https://oili.csc.fi/privacy/

Erillisten opintojen suoritusoikeuksia koskevat haut

Opiskelijavaihtoon osallistuvien osalta tallennetaan edellä mainittujen hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi vaihtoperiodin alku- ja päättymis-päivämäärät, kotikorkeakoulu ja vaihto-ohjelma.

Nuorisokoulutukseen hakevien alaikäisten osalta kerätään hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä opiskelutiedot hakijan perus- ja/tai toisen asteen oppilaitoksesta.

Erikoistumiskoulutusten hauissa kerätään hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi tieto hakijan ammattinimikkeestä, työ-/palvelussuhteesta, hakuvaiheen työnantajasta ja työtehtävistä, työskentelypaikkakunnasta ja korkeimmasta suoritetusta tutkinnosta.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti hakijalta itseltään. Tutkintoon johtavan koulutusten hakujen osalta hakijan ja hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot saadaan Opintopolku-järjestelmästä.

Opetushallituksella on opiskelijavalintarekisterin pitäjänä oikeus koulutukseen hakevan henkilön ilmoittamien tietojen lisäksi salassapitosäännösten estämättä saada tietoja ylioppilastutkinto-rekisteristä, Väestörekisterikeskukselta, työ- ja elinkeinoviranomaisilta, perus- ja lisäopetuksen järjestäjiltä, yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjiltä sekä kahden tai useamman korkeakoulun yhteisistä rekistereistä, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten.

Nuorisokoulutukseen hakevien henkilötietojen osalta tietoa saadaan myös huoltajilta.

Hakijaa koskeva arviointitieto saadaan valintalautakunnilta.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Opetushallitus saa luovuttaa opiskelijavalintarekisteristä tietoja salassapito-säännösten estämättä siinä määrin kuin tiedot ovat välttämättömiä vastaanottajan tehtävien hoitamiseksi:

  1. yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen koulutuksen ja lukio-koulutuksen järjestäjille, perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille sekä kahden tai useamman yliopiston yhteisiin rekistereihin;
  2. asianomaiselle ministeriölle ja Tilastokeskukselle koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten;
  3. Kansaneläkelaitokselle opintotukilaissa (65/1994), lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden koulumatkatuesta annetussa laissa (48/1997) ja Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista annetussa laissa (566/2005) säädettyjen tehtävien hoitamista varten sekä Kansaneläkelaitokselle ja työ- ja elinkeinoviranomaiselle työttömyysturvalain (1290/2002) mukaisen työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten;
  4. terveydenhuoltolain (1326/2010) mukaista opiskeluterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskeluterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten;
  5. nuorisolain (1285/2016) mukaista etsivää nuorisotyötä järjestävälle kunnalle mainitun lain mukaisen tehtävän hoitamista varten;
  6. ulkomaalaisrekisteristä annetun lain (1270/1997) 3 §:ssä säädetylle ulkomaalaisrekisterin rekisterinpitäjälle sille ulkomaalaislaissa (301/2004) tai kansalaisuuslaissa (359/2003) säädettyjen tehtävien hoitamista varten.

Yliopisto luovuttaa itse henkilötietoja seuraaville tahoille:

  • Taideyliopiston avoimen yliopiston markkinointiin, liitoille ja muuhun markkinointiin suostumuksen antaneiden tietoja
  • Opiskelijatuutorointiin (hyväksyttyjen opiskelijoiden yhteystiedot Taideyliopiston ylioppilaskunnan palkkaamalle tutorkoordinaattorille)
  • Mikäli ilmoittautumiseen liittyy maksuja, hakijan osoitetiedot välitetään Paytrail-palvelulle maksujen suorittamista varten
  • Ilmoittautumistieto luovutetaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteriin
  • Vaihto-opiskelijoista luovutetaan tietoja opetushallitukselle Virran kautta
  • Helsingin seudun opiskelijaasuntosäätiölle lukuvuosimaksullisten ja kansainvälisten vaihto-opiskelijoiden tiedot niiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen (nimi- ja yhteystiedot, sukupuoli, syntymäaika ja opiskeluoikeuden kesto)

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Opetushallituksen opiskelijavalintarekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. (L 884/2017 §).

Koulutuksen arvioinnin ja seurannan kannalta tarpeelliset tai tutkimuksen lähdeaineistona muusta syystä arvokkaat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään myös pysyvästi.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Opiskelijavalintarekisteriä ylläpitää Opetushallitus. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 15).  Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena.

Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse Opetus-hallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetus-hallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Lomake rekisteritietojen tarkastus (pdf). Sähköpostitse lähetettävät Opintopolku-opiskelijavalinta-rekisteriä koskevat tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Muut tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.