Opiskelijaksi hakeutuvan tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjät

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Opintopolku opiskelijavalintarekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät sekä Opetushallitus.

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Vastaava opintopäällikkö Milla Vaisto-Oinonen
Sähköposti: hakijapalvelut@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

• Hanna Björksten, Opintopolku
• Lotta Palin, Hakijapalvelut
• Ulla Tissari, Kansainväliset asiat
• Mari Karjalainen, Aikuis- ja täydennyskoulutus

Sähköposti: hakijapalvelut@uniarts.fi, international@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Hakijarekisteri

Tutkintoon johtavan koulutuksen valtakunnallisena opiskelijavalintarekisterinä toimii Opintopolku, jonka yhteisrekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Opetushallitus vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Yliopistot ja ammattikorkeakoulut osallistuvat rekisterinpitoon ylläpitämällä omia osarekistereitään ja täydentämällä Opintopolusta saatavia tietoja omiin valintoihinsa tarvittavilla tiedoilla.

Määräaikaista opiskeluoikeutta hakevien osalta Taideyliopisto kerää henkilötietoa hakijoista opiskeluoikeustyypeittäin:

• Kansainvälisiä vaihto-opiskelijoita koskevia tietoja.
• Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen hakevien tiedot.
• Aikuiskoulutus: avoimen yliopiston opetukseen, erikoistumiskoulutuksiin ja täydennyskoulutukseen hakeutuvien tietoja.
• Erillistä opinto-oikeutta hakevien tiedot.

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa opiskelijavalinnat, opiskeluoikeuden myöntäminen sekä yliopiston viranomaistehtävät.

Taideyliopisto käsittelee opiskelijavalintojen yhteydessä henkilötietoja:

1. Opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen.
2. Koulutukseen hakeutumisen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestämiseen sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraamiseen.
3. Opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antamiseen yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen ja lukiokoulutuksen järjestäjille sekä perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille.
4. Tiedottamiseen koulutusmahdollisuuksista ilman opiskelupaikkaa jääneille hakijoille.
5. Tietojen tuottamiseen hakijoista ja opiskelijaksi otetuista koulutusjärjestelmän seurantaa ja arviointia varten.
6. Muihin opiskelijoiden valitsemista varten tarpeellisiin toimintoihin.

Käytännössä henkilötietoja käsitellään valittaessa opiskelijoita yliopistolaissa (558/2009) tarkoitettuihin alempiin ja ylempiin korkeakoulututkintoihin johtaviin opintoihin mm. hakukelpoisuuksia tarkistettaessa, valintakoejärjestelyissä, valintapäätöksiä tehtäessä, opinnoista ja valintapäätöksistä tiedottaessa, tilastoja laadittaessa sekä valintoja kehitettäessä ja valintoja tutkittaessa. Opiskelijavalintarekisteriä käytetään myös opiskelupaikan vastaanottamista koskevien rajoitusten valvontaan. Opiskelijavalintarekisteriä hyödynnetään myös tohtorikoulutuksen valinnoissa.

Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Opiskelijaksi hakeutuvien henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Yliopiston lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)).
• Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttäminen.
• Suostumus hakijan henkilö- ja yhteystietojen luovuttamiseksi Taideyliopiston avoimen yliopiston markkinointitarkoituksiin sekä yliopiston ulkopuolelle opiskelua koulutusmarkkinointiin.

Opiskelijaksi hakeutuvien erityisten henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttäminen.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Taideyliopisto käsittelee opiskelijavalintojen yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöivät tunnistetiedot (hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto).
• Taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli ja äidinkieli).
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite).
• Koulutukseen hakemista ja valintaperusteita koskevat tiedot.
• Valintoihin mahdollisesti kuuluvat erilaiset dokumentit, jotka voivat sisältää henkilötietoja (sähköiset taiteelliset näytteet, ennakkotehtävät, cv, motivaatioessee, aiemmat opiskelu- ja kielitodistukset, lääkärintodistus erityisjärjestelyjä varten, mahdolliset suositukset ja työtodistukset).
• Tiedot hakijan työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta.
• Hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot.
• Valinnan tulosta, opiskelupaikan vastaanottamista ja mahdollista oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot.
• Opiskelijavaihtoon osallistuvien tiedot (hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi vaihtoperiodin alku- ja päättymispäivämäärät, kotikorkeakoulu ja vaihto-ohjelma).
• Hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten.
• Nuorisokoulutukseen hakevien alaikäisten osalta kerätään hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä opiskelutiedot hakijan perus- ja/tai toisen asteen oppilaitoksesta.
• Erikoistumiskoulutusten hauissa kerätään hakijan valintaan liittyvien perustietojen lisäksi tieto hakijan ammattinimikkeestä, työ-/palvelussuhteesta, hakuvaiheen työnantajasta ja työtehtävistä, työskentelypaikkakunnasta ja korkeimmasta suoritetusta tutkinnosta.
• Hakijan oma-aloitteisesti ilmoittamat häntä koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoja (ns. arkaluonteisia tietoja).
• Opiskelijan ilmoittamat opiskelijavalintatilaisuuden järjestämisen kannalta tarpeelliset terveystiedot (esimerkiksi yksilölliset järjestelyt).
• Opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset.
• Hakijan oma-aloitteisesti ilmoittamat häntä koskevat tiedot valintakokeisiin kuuluvissa haastatteluissa.

Lisätietoa Opintopolusta.

8. Mistä saamme tietoja?

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi Taideyliopisto kerää tietoja seuraavista tietolähteistä:

• Opintopolusta (tutkintoon johtavan koulutusten hakujen osalta hakijan ja hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot).
• Huoltajalta (nuorisokoulutukseen hakevien henkilötietoja).
• Valintalautakunnilta (hakijaa koskeva arviointitieto).
• VIRTA-opintotietopalvelusta.
• Väestötietojärjestelmästä (VTJ).
• Kansainvälisistä haku- ja tutkintojärjestelmistä tai palveluista (välittävät koulutustaustadokumentteja).
• Kansallisilta ja kansainvälisiltä kielitestijärjestäjiltä.
• Kotimaisilta ja ulkomaisilta korkeakouluilta.
• Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalveluilta.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Taideyliopisto voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Taideyliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Taideyliopisto luovuttaa tarpeellisia henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

• Opintopolkuun.
• Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekistereihin.
• Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokantaan.
• Opetushallituksen kansainvälistymispalveluihin.
• Opetushallituksen VIRTA-opintotietopalveluun (vaihto-opiskelijoiden tiedot).
• Paytrail-palveluun (mikäli ilmoittautumiseen liittyy maksuja, hakijan osoitetiedot välitetään palvelulle maksamista varten).
• Asianomaiselle ministeriölle ja Tilastokeskukselle koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten.
• Kansaneläkelaitokselle opintotukiasioiden, koulumatkatukiasioiden ja kuntoutusasioiden käsittelyä varten (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005).
• Kansaneläkelaitokselle työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002).
• Maahanmuuttovirastolle sille ulkomaalaislaissa (301/2004) tai kansalaisuuslaissa (359/2003) säädettyjen tehtävien hoitamista varten (615/2020).
• Tieteellistä tutkimusta varten.
• Julkisuuslain (621/1999) velvoitteiden täyttämiseksi.
• Hakijan suostumuksella Taideyliopiston avoimen yliopiston markkinointiin, liitoille ja muuhun markkinointiin.

Henkilötietoja ei siirretä opiskelijavalinnan yhteydessä EU/ETA-alueen ulkopuolelle muissa kuin edellä luvatuissa tilanteissa.

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle silloin kun varmistetaan hakijan EU:n ulkopuolelta myönnettyjen todistusten oikeellisuutta.

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle myös Surveypal-kyselyohjelmiston kautta. Surveypal on ulkoistanut tietojen käsittelyä EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville alihankkijoille.

Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Tietojen säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.

Opetushallituksen opiskelijavalintarekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. (L 884/2017 §).

Koulutuksen arvioinnin ja seurannan kannalta tarpeelliset tai tutkimuksen lähdeaineistona muusta syystä arvokkaat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään myös pysyvästi.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

Opintopolku-opiskelijavalintarekisterissä olevien tietojen osalta voit olla yhteydessä Opetushallitukseen.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.