Dataskyddsmeddelande till den som söker stipendium

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-05-22

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet

Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

2. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

Konstuniversitetet

3. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Nedsatta läsårsavgifter: Hanna Hakala och Sanna Kotajärvi-Söderholm

Bildkonstakademins stipendier: Ulla Tissari, doktorandutbildning Jukka Tuominen

Teaterhögskolans stipendier: Jaakko Hannula, doktorandutbildning Elina Raitasalo

Sibelius-Akademins stipendier: Sibelius-Akademins stödstiftelse Heli Klemelä, internationella stipendier Leena Veijonsuo, doktorandutbildning Hannu Tolvanen och Sirpa Järvelä

Stipendier beviljade av styrgruppen för doktorandutbildning och forskning: Merja Sagulin

Forskningscentrumens koordinatorer: Michaela Bränn (CFAR), Marja Aho-Pynttäri (Cerada), Kaarina Kilpiö (Historieforum)

Kontakter per e-post fornamn.efternamn@uniarts.fi eller per telefon +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Som dataskyddsombud vid Konstuniversitetet fungerar experten Antti Orava.

E-postadress: dataskydd@uniarts.fi

Telefon: +358 294 47 3568

Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

5. Registrets namn

Stipendieregistret

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att administrera de stipendier som utdelas inom Konstuniversitetet och att kunna söka och utdela stipendierna. Personuppgifter behandlas vid förberedelse av stipendiebeslut och vid belust om nedsatta läsårsavgifter, information om stipendiebeslut, statistik samt vid utbetalning av stipendier samt för information om stipendier och läsårsavgifter till myndigheter (till exempel till skattemyndigheten).

Grunden för behandling av personuppgifter är att kunna utföra allmännyttiga arbetsuppgifter, samt lagstadgade orsaker (stipendier till läsårsavgiftsbetalande, uppgifter till skattemyndigheten).

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter hanterar vi?

För ansökan om och beviljande av nedsatta läsårsavgifter anger den sökande

  • Orsaken till ansökan om stipendiet och en finansieringsplan för studierna
  • Egen årsinkomst
  • Föräldrarnas årsinkomst
  • Eventuell make/makas årsinkomst
  • Övriga stipendier för studier
  • Lån relaterade till studentfinansiering
  • Eventuella andra studiebidrag (till exempel studiebidrag eller stipendier från hemlandet)
  • Övriga faktorer som påverkar den ekonomiska situationen (till exempel vårdnadsbidrag till barn)
  • Studieframgång.

Vid ansökan av stipendier behandlar vi varierande uppgifter beroende på ansökan, men oftast efterfrågas följande uppgifter från den som söker stipendier:

  1. Den sökandes namn, födelsedatum eller personbeteckning, nationalitet, kön och nödvändiga kontaktuppgifter
  2. Utbildningsprogram
  3. Målhögskola och utbytesperiodens längd i utbytesprogrammen
  4. Bankinformation för utbetalning av stipendiet
  5. Det sökta stipendiets samband med studierna, studieframgången och studieresultaten
  6. Grunder för ansökan, stipendieplan
  7. Bedömningsuppgifter, beslutsinformation
  8. Anmälan till skattemyndigheten och LPA (arbetsstipendier)
  9. Forskning: forskningsplan, motiveringsbrev, handledarens utlåtande, inbjudningsbrev till annat universitet, doktorsexamensbevis
  10. Rapport/redogörelse för hur stipendiet har använts
  11. För stipendier som utdelas till personalen insamlas uppgifter även om anställningsförhållandet (befattning).

Dessutom efterfrågas oftast förord från professorn, utbildningsprogrammets chef, forskningsenhetens chef eller handledaren samt uppgift om den sökandes eventuella andra stipendier.

När det gäller minderåriga som deltar i Sibelius-Akademins ungdomsutbildning insamlas även namn och kontaktuppgifter för vårdnadshavarna samt bankens kontaktuppgifter, ifall det stipendium som beviljats betalas via banken.

8. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framför allt från den sökande själv. Rekommendation för ansökan ges av professor, utbildningsprogrammets ansvariga person, forskningsenhetens chef eller handledare. För minderåriga fås sökandens uppgifter från vårdnadshavarna.

Vid beslut om universitetets stipendier kan dessutom uppgifterna i studeranderegistret användas.

9. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar uppgifter till skattemyndigheter och lönekontor, genom vilket stipendierna utbetalas.

Vid behandlingen av uppgifterna använder vi underleverantörer, med vilka vi har avtalat om behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge förvaras de?

Endast de av våra medarbetare som genom sitt arbete har rätt att behandla uppgifter om stipendier har tillgång till det system som innehåller personuppgifterna. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna sammanställs i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och säkerhetskopiorna finns i låsta utrymmen och endast vissa utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Vi förvarar personuppgifterna så länge det behövs med tanke på syftet med uppgifternas behandling. Vid förvaring av uppgifterna tillämpas universitetets datahanteringsplan.

Med hänsyn till gällande lagstiftning bedömer vi regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer att det inte i registret förvaras personuppgifter som är oförenliga med avsikten med registret, föråldrade eller felaktiga. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

11. Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Den registrerade har rätt att granska de i personregistret förvarade uppgifterna om sig själv, och begära att felaktiga, föråldrade, onödiga eller lagstridiga uppgifter rättas eller tas bort. Ifall den registrerade har tillgång till sina uppgifter, kan hen själv ändra sina uppgifter. Ifall behandlingen grundas på samtycke, har de registrerade också rätt att ta tillbaka eller ändra sitt samtycke.

Den registrerade har enligt dataskyddsförordningen (från och med 2018-05-25) rätt att motsätta sig eller begära begränsning av uppgifternas behandling, samt att anföra besvär angående personuppgifternas behandling till tillsynsmyndigheten.

De registrerade har även rätt att motsätta sig behandling av de egna uppgifterna av särskilda personliga skäl, även om vi har berättigat intresse av att behandla uppgifterna. I samband med sådana krav ska den registrerade beskriva den särskilda situation som är orsak till att den registrerade motsätter sig behandling av uppgifterna. Vi kan endast avslå en begäran om att uppgifterna inte får behandlas, om det finns en lagstadgad grund för detta.

Om den registrerade inte är nöjd med det sätt på vilket universitetet behandlat hens personuppgifter, kan den registrerade begära att saken utreds av de nationella dataskyddsmyndigheterna, (som i Finland utgörs av dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på http://www.tietosuoja.fi/sv/.)

12. Vem kan du kontakta?

Frågor om och kontakter som berör behandling av personuppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande behandlas av den i punkt tre angivna kontaktpersonen, som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter enligt avsnitt 11 inte uppfylls, kontakta universitetets dataskyddsombud, som anges i punkt fyra.