Dataskyddsmeddelande till den som söker stipendium

EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-05-22; Updaterad: 2020-08-11

1. Organ och person som ansvarar för behandling av personuppgifter

Konstuniversitetet

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Nedsatta läsårsavgifter: Hanna Hakala och Sanna Kotajärvi-Söderholm

Bildkonstakademins stipendier: Ulla Tissari, doktorandutbildning Jukka Tuominen

Teaterhögskolans stipendier: Jaakko Hannula, doktorandutbildning Elina Raitasalo

Sibelius-Akademins stipendier: Sibelius-Akademins stödstiftelse Heli Klemelä, internationella stipendier Leena Veijonsuo, doktorandutbildning Hannu Tolvanen och Sirpa Järvelä

Stipendier beviljade av styrgruppen för doktorandutbildning och forskning: Merja Sagulin

Forskningscentrumens koordinatorer: Michaela Bränn (CFAR), Marja Aho-Pynttäri (Cerada), Kaarina Kilpiö (Historieforum)

Kontakter per e-post fornamn.efternamn@uniarts.fi eller per telefon +358 294 47 2000 (växel)

3. Registrets namn

Stipendieregistret

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att administrera de stipendier som utdelas inom Konstuniversitetet och att kunna söka och utdela stipendierna. Personuppgifter behandlas vid förberedelse av stipendiebeslut och vid belust om nedsatta läsårsavgifter, information om stipendiebeslut, statistik samt vid utbetalning av stipendier samt för information om stipendier och läsårsavgifter till myndigheter (till exempel till skattemyndigheten).

Grunden för behandling av personuppgifter är att kunna utföra allmännyttiga arbetsuppgifter, samt lagstadgade orsaker (stipendier till läsårsavgiftsbetalande, uppgifter till skattemyndigheten).

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

För ansökan om och beviljande av nedsatta läsårsavgifter anger den sökande

  • Orsaken till ansökan om stipendiet och en finansieringsplan för studierna
  • Egen årsinkomst
  • Föräldrarnas årsinkomst
  • Eventuell make/makas årsinkomst
  • Övriga stipendier för studier
  • Lån relaterade till studentfinansiering
  • Eventuella andra studiebidrag (till exempel studiebidrag eller stipendier från hemlandet)
  • Övriga faktorer som påverkar den ekonomiska situationen (till exempel vårdnadsbidrag till barn)
  • Studieframgång.

Vid ansökan av stipendier behandlar vi varierande uppgifter beroende på ansökan, men oftast efterfrågas följande uppgifter från den som söker stipendier:

  1. Den sökandes namn, födelsedatum eller personbeteckning, nationalitet, kön och nödvändiga kontaktuppgifter
  2. Utbildningsprogram
  3. Målhögskola och utbytesperiodens längd i utbytesprogrammen
  4. Bankinformation för utbetalning av stipendiet
  5. Det sökta stipendiets samband med studierna, studieframgången och studieresultaten
  6. Grunder för ansökan, stipendieplan
  7. Bedömningsuppgifter, beslutsinformation
  8. Anmälan till skattemyndigheten och LPA (arbetsstipendier)
  9. Forskning: forskningsplan, motiveringsbrev, handledarens utlåtande, inbjudningsbrev till annat universitet, doktorsexamensbevis
  10. Rapport/redogörelse för hur stipendiet har använts
  11. För stipendier som utdelas till personalen insamlas uppgifter även om anställningsförhållandet (befattning).

Dessutom efterfrågas oftast förord från professorn, utbildningsprogrammets chef, forskningsenhetens chef eller handledaren samt uppgift om den sökandes eventuella andra stipendier.

När det gäller minderåriga som deltar i Sibelius-Akademins ungdomsutbildning insamlas även namn och kontaktuppgifter för vårdnadshavarna samt bankens kontaktuppgifter, ifall det stipendium som beviljats betalas via banken.

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framför allt från den sökande själv. Rekommendation för ansökan ges av professor, utbildningsprogrammets ansvariga person, forskningsenhetens chef eller handledare. För minderåriga fås sökandens uppgifter från vårdnadshavarna.

Vid beslut om universitetets stipendier kan dessutom uppgifterna i studeranderegistret användas.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar uppgifter till skattemyndigheter och lönekontor, genom vilket stipendierna utbetalas.

Vid behandlingen av uppgifterna använder vi underleverantörer, med vilka vi har avtalat om behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Endast de av våra medarbetare som genom sitt arbete har rätt att behandla uppgifter om stipendier har tillgång till det system som innehåller personuppgifterna. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna sammanställs i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och säkerhetskopiorna finns i låsta utrymmen och endast vissa utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Vi förvarar personuppgifterna så länge det behövs med tanke på syftet med uppgifternas behandling. Vid förvaring av uppgifterna tillämpas universitetets datahanteringsplan.

Med hänsyn till gällande lagstiftning bedömer vi regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer att det inte i registret förvaras personuppgifter som är oförenliga med avsikten med registret, föråldrade eller felaktiga. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Frågor om och kontakter som berör behandling av personuppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande behandlas av den i punkt två angivna kontaktpersonen, som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.