Tietosuojailmoitus apurahaa hakevalle

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 22.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taideyliopisto

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Lukuvuosimaksuhuojennukset: Hanna Hakala ja Sanna Kotajärvi-Söderholm

Kuvataideakatemian apurahat: Ulla Tissari, tohtorikoulutus Jukka Tuominen

Teatterikorkeakoulun apurahat: Jaakko Hannula, tohtorikoulutus Elina Raitasalo

Sibelius-Akatemian apurahat: SibAn tukisäätiö Heli Klemelä, KV-apurahat Leena Veijonsuo, tohtorikoulutus Hannu Tolvanen ja Sirpa Järvelä

Tohtorikoulutuksen ja tutkimuksen ohjausryhmän apurahat: Merja Sagulin

Tutkimuskeskusten koordinaattorit: Michaela Bränn (CFAR), Marja Aho-Pynttäri (Cerada), Kaarina Kilpiö (Historiafoorumi) 

Yhteydenotot sähköpostitse etunimi.sukunimi@uniarts.fi tai puhelimitse +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Apuraharekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Taideyliopistossa jaettavia erilaisia apurahoja ja mahdollistaa apurahojen hakeminen ja myöntäminen. Henkilötietoja käsitellään apurahapäätöksiä ja lukuvuosimaksuhuojennuksia valmisteltaessa, päätöksiä tehtäessä, apurahapäätöksistä tiedotettaessa, tilastoja laadittaessa sekä apurahoja maksettaessa sekä apurahoista ja lukuvuosimaksuista tiedotettaessa viranomaisille (esim. verottaja).

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä lakiperustainen syy (lukuvuosimaksuvelvollisten apuraha, ilmoittaminen verottajalle).

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Lukuvuosimaksuvelvollisten lukuvuosimaksuhuojennusten hakemista ja myöntämistä varten hakija ilmoittaa:

  • Apurahan hakemisen syy ja opintojen rahoitussuunnitelma
  • Omat vuositulot
  • Vanhempien vuositulot
  • Mahdollisen puolison vuositulot
  • Opiskelua varten saadut muut apurahat
  • Opiskelun rahoittamiseen liittyvät lainat
  • Mahdolliset muut opintotuet (esim. kotimaasta saatu opintotuki tai stipendi)
  • Muut taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat seikat (esim. elätettävät lapset).  
  • Opintomenestys

Muissa apurahahauissa käsittelemme hausta riippuen hieman eri tietoja, mutta tyypillisesti kysytään apurahan hakijalta seuraavia tietoja:

  1. Hakijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli ja tarpeelliset yhteystiedot;
  2. Koulutusohjelma
  3. Kohdekorkeakoulu ja vaihtoperiodin pituus vaihto-ohjelmissa
  4. Pankkitilitiedot apurahan maksatusta varten
  5. Haetun apurahan yhteys opintoihin, opintomenestys, opintosuoritusote
  6. Hakemuksen perustelut,  apurahasuunnitelma
  7. Arviointitieto, päätöstieto
  8. Ilmoitustiedot verottajalle ja Melaan (työskentelyapurahat)
  9. Tutkimus: tutkimussuunnitelma, motivaatiokirje, ohjaajan lausunto, kutsukirje toiseen yliopistoon, tohtorintutkintotodistus
  10. Selvitys/raportti, miten apuraha on käytetty
  11. Henkilökunnalle jaettavien apurahojen osalta kerätään tietoja myös työsuhteesta (nimike)

Lisäksi apurahahakemukseen pyydetään yleisesti professorin, koulutusohjelman johtajan, tutkimusyksikön johtajan tai tutkimusta ohjaavan henkilön puolto ja tietoa hakijan muista mahdollisista apurahoista.

Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvien alaikäisten osalta kerätään myös huoltajien nimi- ja yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot, mikäli nuorisokoulutettavalle myönnetty apuraha maksetaan heidän kauttaan.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tiedot ensisijaisesti hakijalta itseltään. Hakemuksen puoltolausunnon antaa professori, koulutusohjelman vastuuhenkilö, tutkimusyksikön vetäjä tai tutkimuksen ohjaaja. Alaikäisten osalta hakijan tiedot saadaan huoltajilta.

Yliopiston apurahapäätöksiä tehtäessä voidaan käyttää lisäksi opiskelijarekisterin tietoja.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme tietoja verottajalle ja palkkatoimistoon, jonka kautta apurahat maksetaan.

Käytämme tietojen käsittelyssä apuna alihankkijoita, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetukset mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä apurahoja koskevia tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuoja-viranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteys-tiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.