Tietosuojailmoitus apurahaa hakevalle

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 22.5.2018; Päivitetty: 11.8.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Lukuvuosimaksuhuojennukset: Hanna Hakala ja Sanna Kotajärvi-Söderholm

Kuvataideakatemian apurahat: Ulla Tissari, tohtorikoulutus Jukka Tuominen

Teatterikorkeakoulun apurahat: Jaakko Hannula, tohtorikoulutus Elina Raitasalo

Sibelius-Akatemian apurahat: SibAn tukisäätiö Heli Klemelä, KV-apurahat Leena Veijonsuo, tohtorikoulutus Hannu Tolvanen ja Sirpa Järvelä

Tohtorikoulutuksen ja tutkimuksen ohjausryhmän apurahat: Merja Sagulin

Tutkimuskeskusten koordinaattorit: Michaela Bränn (CFAR), Marja Aho-Pynttäri (Cerada), Kaarina Kilpiö (Historiafoorumi) 

Yhteydenotot sähköpostitse etunimi.sukunimi@uniarts.fi tai puhelimitse +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Apuraharekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Taideyliopistossa jaettavia erilaisia apurahoja ja mahdollistaa apurahojen hakeminen ja myöntäminen. Henkilötietoja käsitellään apurahapäätöksiä ja lukuvuosimaksuhuojennuksia valmisteltaessa, päätöksiä tehtäessä, apurahapäätöksistä tiedotettaessa, tilastoja laadittaessa sekä apurahoja maksettaessa sekä apurahoista ja lukuvuosimaksuista tiedotettaessa viranomaisille (esim. verottaja).

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä lakiperustainen syy (lukuvuosimaksuvelvollisten apuraha, ilmoittaminen verottajalle).

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Lukuvuosimaksuvelvollisten lukuvuosimaksuhuojennusten hakemista ja myöntämistä varten hakija ilmoittaa:

  • Apurahan hakemisen syy ja opintojen rahoitussuunnitelma
  • Omat vuositulot
  • Vanhempien vuositulot
  • Mahdollisen puolison vuositulot
  • Opiskelua varten saadut muut apurahat
  • Opiskelun rahoittamiseen liittyvät lainat
  • Mahdolliset muut opintotuet (esim. kotimaasta saatu opintotuki tai stipendi)
  • Muut taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat seikat (esim. elätettävät lapset).  
  • Opintomenestys

Muissa apurahahauissa käsittelemme hausta riippuen hieman eri tietoja, mutta tyypillisesti kysytään apurahan hakijalta seuraavia tietoja:

  1. Hakijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli ja tarpeelliset yhteystiedot;
  2. Koulutusohjelma
  3. Kohdekorkeakoulu ja vaihtoperiodin pituus vaihto-ohjelmissa
  4. Pankkitilitiedot apurahan maksatusta varten
  5. Haetun apurahan yhteys opintoihin, opintomenestys, opintosuoritusote
  6. Hakemuksen perustelut,  apurahasuunnitelma
  7. Arviointitieto, päätöstieto
  8. Ilmoitustiedot verottajalle ja Melaan (työskentelyapurahat)
  9. Tutkimus: tutkimussuunnitelma, motivaatiokirje, ohjaajan lausunto, kutsukirje toiseen yliopistoon, tohtorintutkintotodistus
  10. Selvitys/raportti, miten apuraha on käytetty
  11. Henkilökunnalle jaettavien apurahojen osalta kerätään tietoja myös työsuhteesta (nimike)

Lisäksi apurahahakemukseen pyydetään yleisesti professorin, koulutusohjelman johtajan, tutkimusyksikön johtajan tai tutkimusta ohjaavan henkilön puolto ja tietoa hakijan muista mahdollisista apurahoista.

Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvien alaikäisten osalta kerätään myös huoltajien nimi- ja yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot, mikäli nuorisokoulutettavalle myönnetty apuraha maksetaan heidän kauttaan.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tiedot ensisijaisesti hakijalta itseltään. Hakemuksen puoltolausunnon antaa professori, koulutusohjelman vastuuhenkilö, tutkimusyksikön vetäjä tai tutkimuksen ohjaaja. Alaikäisten osalta hakijan tiedot saadaan huoltajilta.

Yliopiston apurahapäätöksiä tehtäessä voidaan käyttää lisäksi opiskelijarekisterin tietoja.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme tietoja verottajalle ja palkkatoimistoon, jonka kautta apurahat maksetaan.

Käytämme tietojen käsittelyssä apuna alihankkijoita, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetukset mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.