Dataskyddsmeddelande för val av styrelsemedlemmar utanför universitetssamfundet 2024

Publicerat 31.7.2026 | Updaterad 31.7.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet, universitetskollegiet
PB 1, 00097 Konstuniversitetet
tfn +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Tuire Kuusi, ordförande för arbetsgruppen som bereder valet av universitetskollegiets styrelse, tuire.kuusi@uniarts.fi, +358 40 7104337

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Eeva-Liisa Vaivila, sekreterare för arbetsgruppen som bereder valet av universitetskollegiets styrelse, eeva-liisa.vaivila@uniarts.fi, +358 40 7104340

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Registret för val av styrelsemedlemmar utanför universitetet

I detta dataskyddsmeddelande beskrivs vår dataskyddspraxis som gäller insamling och behandling av personuppgifter om en person som samtyckt till att bli medlemskandidat i processen för val av medlemmar till Konstuniversitetets styrelse utanför universitetssamfundet.

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter är att tillsätta styrelseplatser och administrera processen för val av styrelsemedlemmar.

Lagenligheten i behandlingen av uppgifter om en styrelsekandidat grundar sig på:

• Tillgodoseendet av Konstuniversitetets berättigade intressen vid tillsättandet av styrelseplatser. Konstuniversitetets berättigade intressen grundar sig på ett vederbörligt förhållande mellan Konstuniversitetet och den registrerade, som uppstår när den registrerade samtycker till att ställa upp som kandidat i Konstuniversitetets styrelseval. Behandlingen av styrelsekandidaters personuppgifter är nödvändig för att genomföra valet.
• Styrelsekandidatens samtycke.
• Konstuniversitetets tvingande lagstadgade skyldigheter (val av styrelsemedlemmar utanför universitetssamfundet). Tryggande av medlemskandidaternas och Konstuniversitetets rättigheter samt säkerställande av att de lagar som tillämpas vid rekryteringen följs.
  Uppgifterna används inte för direktmarknadsföring eller för andra ändamål än de som nämns i detta meddelande.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi samlar alltid uteslutande in uppgifter som är nödvändiga för valet i fråga.

Vi ber den (registrerade) kandidaten om ett CV som innehåller uppgifter som personen själv uppgett. Vi behandlar bl.a. följande uppgifter som personen själv uppgett:

• Basuppgifter, såsom namn, födelsedatum, modersmål, medborgarskap och andra uppgifter som den registrerade själv eventuellt uppgett. Kontaktuppgifter, såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter eller andra uppgifter som den registrerade själv eventuellt uppgett. Uppgifter som påvisar yrkeskompetens, såsom uppgifter om studier och annan utbildning, uppgifter om arbetshistoria, vetenskapliga, konstnärliga, undervisningsrelaterade och andra meriter och kunskaper som är centrala för den sökta tjänsten, språkkunskaper och annan specialkompetens.
• Andra uppgifter som ingår i CV, t.ex. fotografi, beskrivning av personliga egenskaper.
• Personuppgifter som lämnas av en tjänsteleverantör (Mercuri Urval Oy) som utför direktsökning. Tjänsteleverantören som utför direktsökning ansvarar för behandlingen av personuppgifter för sin egen del och lämnar ett separat dataskyddsmeddelande till kandidaten.

Lämnande av de personuppgifter som nämns ovan och har markerats med asterisk (*) är en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter.

Dessutom spelar vi in den gemensamma diskussionen/intervjun med kandidaterna och inspelningen kan ses av medlemmarna och suppleanterna i universitetskollegiet. Inspelningen förstörs efter att rekryteringsprocessen avslutats (se punkt 10).

Känsliga personliga uppgifter: Konstuniversitetet varken begär eller samlar in känsliga personuppgifter i samband med processen. Om du ändå uppger sådana uppgifter är de inte synliga i processen. Känsliga personuppgifter omfattar till exempel uppgifter om ras eller etniskt ursprung, fysisk eller psykisk kondition, politiska åsikter eller religiös övertygelse, sexuell läggning, medlemskap i fackförening eller uppgifter om genetisk och biometrisk information för personidentifiering.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Styrelsekandidaternas namn kartläggs av medlemmarna och suppleanterna i universitetskollegiet.

Övriga personuppgifter som behandlas fås från medlemskandidaten (den registrerade). Personuppgifter (CV) begärs av den registrerade efter att hen har uttryckt sin vilja att delta i processen för val av styrelsemedlemmar.

9. Till vem lämnar vi ut eller överför vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Inspelningen delas ut till medlemmarna i universitetskollegiet så att alla medlemmar kan sätta sig in i kandidaterna, deras kompetensområden och synpunkter.

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter ur registret till utomstående aktörer.

Vi kan lämna ut uppgifter till tredje part i följande situationer:

• Efterlevnad av lagar eller krav från en behörig brottsbekämpande myndighet, en statlig myndighet, en domstol eller en tredje part för att uppfylla rättsliga krav eller för att utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.
• Begäran om information om valet. Vår verksamhet vid Konstuniversitetet styrs av tillämpningen av offentlighetslagen (621/1999). Som en följd av tillämpningen av offentlighetslagen kan universitetet vara skyldigt att lämna ut uppgifter som innehåller personuppgifter till utomstående.

Vi överför inte uppgifter utanför EU och EES.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Uppgifter om en medlemskandidat behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi lagrar de uppgifter (CV, intervjuinspelningar) som en styrelsekandidat har lämnat tills processen har slutförts och beslutet har fattats. Uppgifterna lagras i högst 6 månader efter att de har överlämnats till Konstuniversitetet.

I enlighet med Konstuniversitetets informationshanteringsplan förvaras universitetskollegiets mötesprotokoll varaktigt.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Personuppgifter om den som valts till styrelsemedlem behandlas i enlighet med dataskyddsprinciperna för anställda.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättad.
• Rätt att radera uppgifter.
• Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
• Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
• Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
• Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen).

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.