Dataskyddsmeddelande för Studeranderegistret

EU:s allmänna dataskyddsförordning, 
artikel 13 och 14. Information till den registrerade. Utgivningsdatum: 2018-05-22, Uppdaterad: 2020-08-07

1. Enhet och ansvarsperson för behandling av personuppgifter

Konstuniversitetets ansvariga studiechef Sanna Kotajärvi-Söderholm

Studiechef Pinja Metsäranta, Bildkonstakademin
Studiechef Sanna Suonsyrjä, Teaterhögskolan
Utbildningschef Sanna Viitanen, Sibelius-Akademin

Kontaktas på: opiskelijarekisteri@uniarts.fi eller telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Kontaktpersoner för behandling av personuppgifter

Studeranderegistret och myndighetsuppgifter:

Expert Heli Rautioaho
Expert Hanna Björksten

Studieresultat och bedömningar:

Studiechef Sanna Takala, Öppet Campus
Studiechef Pinja Metsäranta, Bildkonstakademin
Studiechef Sanna Suonsyrjä, Teaterhögskolan
Studiechef Sanna Viitanen, Sibelius-Akademin

Internationellt utbyte:

Planerare Ulla Tissari, Bildkonstakademin
Expert Leena Veijonsuo, Sibelius-Akademin
Planerare Siiri-Maija Heino, Teaterhögskolan

Kontaktas på: opiskelijarekisteri@uniarts.fi eller telefon: +358 294 47 2000 (växel)

3. Registrets namn

Studeranderegistret

4. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter?

Syftet med behandling av personuppgifter är att möjliggöra studier, undervisning och universitetets övriga uppgifter enligt universitetslagen samt att kunna utföra universitetets myndighetsuppgifter. I praktiken behandlas personuppgifter bland annat för registrering av de studerandes läsårsanmälningar, anmälan till undervisning, studieresultat, tillgodoräknande, studentutbyten, examen, samt vid upprättande och utskrift av betyg och studieresultat, vid anordning av undervisning och handledning, vid anordning av konstnärlig verksamhet som hör samman med undervisningen, insamling av feedback från studerande och förmedling av information angående medlemskap till studentkåren.

Uppgifterna i Studeranderegistret behövs även för planering av undervisningen och universitetets verksamhet, samt för riktade meddelanden till de studerande. Personuppgifterna kan utnyttjas inom den vetenskapliga forskningsverksamheten. Statistik sammanställs på det sätt som undervisnings- och kulturministeriet föreskriver.

Grunden för behandling av personuppgifter är uppfyllande av universitetets lagstadgade skyldigheter enligt Lag om nationella studie- och examensregister (unik identifierare, uppgifter om personens avlagda högskoleexamina, studieprestationer med vitsord samt uppgifter om studierätt inom utbilding som leder till examen, uppgifter om mottagning av studieplats och anmälan) och lagar rörande myndigheternas uppgiftsinsamling (bland annat undervisnings- och kulturministeriet, Statistikcentralen, Folkpensionsanstalten, Studentkåren, SHVS).

Grunden för behandling av personuppgifter är ett allmänintresse, så att universitetet kan organisera sin verksamhet effektivt och kvalitativt, samt att erbjuda den studerande nödvändig information, verktyg, tjänster och resurser, inklusive möjligheten att utnyttja universitetets lokaler. Universitetet använder personuppgifterna även för beviljande av stipendier och nedsatta läsårsavgifter som stöd för studierna samt för att anordna ungdomsutbildning inom musikområdet.   Personuppgifter behandlas även i samband med feedback från studerande samt bland annat, grundat på universitetslagen, för beslutsfattande inom organ med flera medlemmar.

Grunden för behandling av personuppgifter är för statistikens del en lagstadgad skyldighet och ett allmänintresse inom den vetenskapliga forskningen.

Grunden för behandling av personuppgifter är samtycke till att den studerandes person- och kontaktuppgifter lämnas ut till instanser utanför universitetet för syften som främjar studierna, till enkäter och marknadsföring, rekrytering eller personmatriklar.

Vid behandling av personuppgifter utnyttjar vi inte sådant automatiserat beslutfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

5. Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med Studeranderegistret behandlar vi personuppgifter:

Studeranderegistret

  • Den registrerades grunduppgifter: namn, födelsedatum, personbeteckning, studerandenummer, användarnamn och/eller annan unik identifierare, lösenord, kön, modersmål, kontaktspråk, nationalitet, hemkommun
  • Den registrerades kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter
  • För dem som deltar i Sibelius-Akademins ungdomsutbildning insamlas dessutom utbildningsbetyg från grundskolan eller läroanstalt på andra stadiet och för minderåriga ungdomsstuderande vårdnadshavarens namn, adress, telefonnummer och e-postadress
  • Uppgifter som hör samman med studierna och studierätten:
    • Den studerandes studierätter
    • Datum för anteckning i studerandeförteckningen
    • Vem som tilldelat studierätten samt datum
    • Studierättens giltighetstid
    • Eventuell tilläggstid som givits för slutförande av studierna
    • Uppgifter om närvaro- och frånvarouppgifter läsårsvis, samt avregistrering
    • För de studerande som betalar läsårsavgifter registreras uppgifter om betalningsskyldighet, uppehållstillståndets giltighet och uppgifter om nedsatta läsårsavgifter
    • Den studerandes organisation, utbildningsprogram, eventuellt inriktningsalternativ och/eller huvudinstrument
    • Studierättens status (primär/sekundär osv.)
    • Studierättens omfattning (till exempel rätt att genomföra lägre eller högre högskoleexamen, rätt till påbyggnadssexamen, separata studier, studier vid öppna universitetet, ungdomsskolans studier)
    • Studierättens kvot
    • Eventuella disciplinära åtgärder riktade mot den studerande
    • Uppgift om den studerandes eventuella utbytesstudier (utbytesprogram, läroanstalt och period)
    • Befrielse från krav på språkkunskaper
    • Uppgifter i den personliga studieplanen; information om den studerandes studierätter, uppgifter om planerade studiehelheter och perioder, den studerandes planerade mål- och bedömningsuppgifter, uppgifter om genomförd utbildning, handledarnas uppgifter, feedback från handledarna
    • Plan  för examensarbete
    • Till den studerande beviljad undervisning och handledning (gruppundervisning, personlig undervisning): undervisningstillfällets typ, art, start- och slutdatum, undervisningsspråk, ansvarig lärare och anordnande enhet
    • Kursernas anmälningsuppgifter; kurslärarens identifikationsuppgifter och den anmälda studerandes identifikationsuppgifter inklusive eventuella motivationsbrev och utgallrande förhandsarbeten
  • Den studerandes studieprestationer
    • Identifierare av studieobjektet, typ (till exempel studieperiod eller studiehelhet), namn, omfattning, prestationsdatum, godkännare, vitsord
    • De examina och studieprestationer som den studerande avlagt inom Konstuniversitetet, med tillhörande uppgifter om utbildningsprogram, eventuella inriktningsalternativ/ huvudinstrument, prestationsdatum och omfattning
    • I den feedback som insamlas om undervisningen sparas feedbacken per studerande, men uppgifterna identifierar inte den studerande
    • För examensarbeten och eventuella andra skriftliga arbeten lagras den studerandes namn och e-postadress, samt den producerade texten, i plagiatsidentifieringsregistret
  • Den studerandes samtycke till överlämning av uppgifterna
    • Med den registrerades samtycke kan Konstuniversitetet lämna de studerandes person- och kontaktuppgifter till instanser utanför universitetet för ändamål som främjar studierna, till opinionsundersökningar samt för marknadsföring och rekrytering.
  • Eventuella andra med den registerades samtycke separat insamlade uppgifter
    • Fotografi på hemsida och/eller intranet (Till exempel fotografier på de studerande i Teaterhögskolans årsklass)
    • Deltagaruppgifter till evenemang liksom uppgifter i anslutning till evenemanget, till exempel dieter
    • Personuppgifter som hör samman med konstnärlig verksamhet (produktioner) till exempel studerandespecifika uppgifter som behövs för kostymeringen

6. Varifrån får vi uppgifterna?

Vi får uppgifterna framförallt från den registrerade själv. Dessutom får vi personuppgifter från följande instanser och system:

  • Inskrivningsuppgifterna fås från Utbildningsstyrelsens nationella ansökningsregister (L 1058/1998), OILI-betalningstjänsten samt från de dokument som den studerande lämnat till universitetet.
  • Uppgifter om studieresultat fås oftast från lärarna. Rekommendationsuppgifter fås även från akademiska institutioner och andra bedömningsgrupper.
  • Uppgifter om studerande vid öppna universitetet och uppgifter om studierätter överförs från anmälningssystemet för öppna universitet.
  • Konstuniversitetets e-postadresser förs över till Studeranderegistret från Konstuniversitetets register över användare och rättigheter.
  • Grunduppgifterna för universitetets personal överförs från personalstyrningssystemet.
  • Beslut fattade av Konstuniversitetet samt dess akademiers rektorer, dekaner, verksamma organ samt studieadministrationen (till exempel antagningsbeslut, befrielse från språkundervisning, byte av studierätt).
  • Uppgifterna från systemet Joopas (Joustava opintooikeus) används som grunduppgifter i måluniversitetets studerandedatasystem och för fakturering av mobilitetsstudier mellan universiteten.

Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för ändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även från allmänt tillgängliga källor och myndigheter eller grundat på uppgifter som fås från tredje part inom ramen för tillämplig lagstiftning. Sådan uppdatering av uppgifter görs manuellt eller med automatiska metoder.

7. Till vilka överlämnar och överför vi uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Med hjälp av teknisk användarförbindelse via högskolornas riksomfattande dataregister, för användning i antagningsregistret (lag 1058/1998 6 d §).

  • Via högskolornas nationella datalager (lag 1058/1998 6 d §) till undervisnings- och kulturministeriet, som tar fram data som behövs för bedömning, utveckling, statistik samt övrig uppföljning och styrning av utbildningen och forskningen, ur högskolans studeranderegister.
  • Till Statistikcentralen (Statistiklagen 280/2004 15 §) både maskinelt direkt och via högskolornas nationella datalager.
  • Till Folkpensionsanstalten (Lag om studiestöd 65/1994 41§)
  • Till Konstuniversitetets studentkår (Universitetslagen 558/2009) och till Frank Oy.
  • Till studenternas hälsovårdsstiftelse (enligt folkhälsolagen 71/1991 14 §).
  • För vetenskaplig forskning, statistikändamål och för personmatrikeln. Den som efterfrågar dessa data ska till den personuppgiftsansvarige ange uppgifternas användningsändamål samt en tillräcklig förklaring över förutsättningarna för överlämning av uppgifterna samt klarläggande och information om hur uppgifterna skyddas. Den registrerade kan förbjuda att uppgifterna överlåts till personmatrikeln.
  • Till Utbildningsstyrelsen uppgifter om utbytesstudier (målläroanstalt, utbytesprogram och dess tidpunkt).
  • Via datalagret Virta för uppföljningsenkäter, uppföljning, statistik och forskning samt genom datalagret Virta via tekniska användarförbindelser till University Admissions Finland-konsortiet för konsortiehögskolornas ansökningshanteringsprocess.
  • För personer skyldiga att betala läsårsavgift lämnar vi personuppgifter till universitetets ekonomiservice för fakturering av läsårsavgifterna.
  • Med den registrerades samtycke kan Konstuniversitetet lämna de studerandes person- och kontaktuppgifter till instanser utanför universitetet för ändamål som främjar studierna, till opinionsundersökningar och marknadsföring samt för rekrytering.
  • Konstuniversitetet överlämnar person- och kontaktuppgifter för studerande som ska betala läsårsavgifter och för internationella utbytesstudenter till Helsingforstraktens studentbostadsstiftelse ifall personerna gett sitt samtycke till detta.
  • Personuppgifterna i Studeranderegistret kan även användas för tjänster riktade till de studerande, till exempel universitetsmotion, på begäran av tjänsteleverantörer som levererar tjänster till universitetet, för att kontrollera studerandens studierätt.
  • Personuppgifter i Studeranderegistret kan även lämnas till samarbetande läroanstalter, om de studerande som deltar i gemensamt genomförd undervisning eller i mobilitetsstudier mellan högskolorna.

Konstuniversitetets studentkår har möjlighet att granska den studerandes anmälningsläge och avgiften till studentkåren i studieadministrationens system. Dessutom har studentkåren tillgång till de av Konstuniversitetets e-postlistor som används för information från studentkåren.

Vi anlitar underleverantörer som arbetar för vår räkning vid behandling av personuppgifterna. Vi har lagt ut IT-administration till en extern tjänsteleverantör, och personuppgifterna förvaras på en server som administreras och skyddas av tjänsteleverantören. Tillsammans med våra underleverantörer säkerställer vi ditt dataskydd genom ett avtal för behandling av personuppgifterna.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

8. Hur länge förvaras vi uppgifterna?

Vi förvarar personuppgifterna så länge det behövs med tanke på syftet med behandlingen. Vid förvaring av uppgifterna tillämpas universitetets datahanteringsplan.

Med hänsyn till gällande lagstiftning bedömer vi regelbundet nödvändigheten av att förvara uppgifterna. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder som säkerställer att det inte i registret förvaras personuppgifter som är oförenliga med avsikten med registret, föråldrade eller felaktiga. Vi rättar eller raderar sådana uppgifter omedelbart.

9. Vem kan du kontakta?

Frågor om och kontakter som berör behandling av personuppgifter som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande behandlas av den i punkt tre angivna kontaktpersonen, som vid behov lämnar ärendet till dataskyddsombudet. Ta kontakt per e-post opiskelijarekisteri@uniarts.fi.

Om du anser, att dina rättigheter inte uppfylls, kontakta Konstuniversitetets dataskyddsombud.