Opiskelijarekisterin tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 22.5.2018, Päivitetty: 7.8.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taideyliopiston vastaava opintopäällikkö Sanna Kotajärvi-Söderholm

Opintopäällikkö Pinja Metsäranta, Kuvataideakatemia

Opintopäällikkö Sanna Suonsyrjä, Teatterikorkeakoulu

Opintopalvelupäällikkö Sanna Viitanen, Sibelius-Akatemia

Yhteydenotot: opiskelijarekisteri@uniarts.fi tai puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Opiskelijarekisteri ja viranomaistiedonkeruut:

Suunnittelija Heli Rautioaho

Suunnittelija Tuuli Kettunen

Opintosuoritukset ja niiden arviointi:

Koulutuspäällikkö Sanna Takala, Avoin kampus

Opintopäällikkö Pinja Metsäranta, Kuvataideakatemia

Opintopäällikkö Sanna Suonsyrjä, Teatterikorkeakoulu

Opintopalvelupäällikkö Sanna Viitanen, Sibelius-Akatemia

Projektipäällikkö Susann Vainisalo, opinnäytteiden plagiaatintunnistus

Kansainvälinen vaihto:

Suunnittelija Ulla Tissari, Kuvataideakatemia

Asiantuntija Leena Veijonsuo, Sibelius-Akatemia

Suunnittelija Jaakko Hannula, Teatterikorkeakoulu

Tilavarauksiin liittyvät opiskelijan henkilötiedot:

Toimitila-asiantuntija Kari Karlsson

Yhteydenotot: opiskelijarekisteri@uniarts.fi tai puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Opiskelijarekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa opiskelu, opetus ja muut yliopistolain mukaiset yliopiston tehtävät sekä yliopiston viranomaistehtävät. Käytännössä henkilötietoja käsitellään mm. kun kirjataan opiskelijoiden lukuvuosi-ilmoittautumisia, opetukseen ilmoittautumisia, opintosuorituksia, hyväksi-lukemisia, opiskelijavaihtoja, tutkintoja, laaditaan ja tulostetaan todistuksia ja opintosuoritusotteita, järjestetään opetusta ja ohjausta, järjestetään opetukseen liittyvää taiteellista toimintaa, kerätään opiskelijapalautetta ja välitetään jäsenyyttä koskevaa tietoa ylioppilaskunnalle.

Opiskelijarekisterissä olevaa tietoa tarvitaan myös opetuksen ja yliopiston toiminnan suunnittelussa sekä opiskelijoille suunnatun viestinnän toteuttamisessa. Henkilötietoja voidaan hyödyntää tieteellisessä tutkimustoiminnassa. Tilastointia tehdään opetus- ja kulttuuriministeriön velvoittamalla tavalla.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä annetun lain nojalla (yksilöivä tunnistetieto, tiedot henkilön suorittamista korkeakoulututkinnoista, opintosuorituksista arvosanoineen sekä opiskelu-oikeuksista tutkintoon johtavaan koulutukseen, paikan vastaanottamista ja ilmoittautumista koskevat tiedot) ja viranomaistiedonkeruita koskevien lakien nojalla (mm. OKM, Tilastokeskus, Kansaneläkelaitos, Ylioppilaskunta, YTHS).

Henkilötiedon käsittelyn perusteena on yleinen etu, jotta yliopisto voi järjestää oman toimintansa tehokkaasti ja laadukkaasti sekä tarjota opiskelijan käyttöön tarvittavat tiedot, välineet, palvelut ja resurssit ml. mahdollisuus käyttää yliopiston tiloja. Yliopisto käyttää henkilötietoja myös myöntäessään apurahoja ja lukuvuosimaksu-huojennuksia opiskelun tueksi sekä järjestäessään musiikkialan nuorisokoulutusta.  Henkilötietoja käsitellään myös opiskelijapalauteprosesseissa sekä mm. yliopisto-lakiin perustuen monijäsenisten toimielinten päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilastoinnin osalta lakisääteinen velvoite ja yleinen etu tieteellisen tutkimustoiminnan osalta.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus opiskelijan henkilö- ja yhteystietojen luovuttamiseksi yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin, rekrytointitarkoituksiin tai henkilömatrikkeliin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme opiskelijarekisterin yhteydessä henkilötietoja:

Opiskelijarekisteri:

  • Rekisteröidyn perustiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, opiskelijanumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus, kotikunta.
  • Rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot.
  • Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvilta kerätään lisäksi peruskoulun tai toisen asteen oppilaitoksen opiskelutodistus sekä alaikäisten nuorisokoulutuksen opiskelijoiden osalta huoltajan nimi, lähiosoite, puhelin-numero ja sähköpostiosoite.

Opiskeluun ja opinto-oikeuteen liittyvät tiedot:

  • Opiskelijan opinto-oikeudet
  • Opiskelijaluetteloon tulopäivämäärä
  • Opinto-oikeuden myöntäjä ja myöntämisajankohta
  • Opiskeluoikeuden voimassaoloaika
  • Mahdollinen opintojen loppuunsaattamiseen myönnetty lisäaika
  • Lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot ja kirjoilta poistaminen
  • Lukuvuosimaksavien opiskelijoiden osalta tiedot maksu-velvollisuudesta, oleskeluvan voimassaolosta ja tiedot opiskelijalle myönnetystä lukuvuosimaksuhuojennuksesta
  • Opiskelijan organisaatio, koulutusohjelma, mahdollinen suuntautumisvaihtoehto ja/tai pääinstrumentti
  • Opinto-oikeuden asema (ensisijainen/toissijainen jne.)
  • Opinto-oikeuden kattavuus (esim. alemman ja ylemmän korkea-koulututkinnon suoritusoikeus, jatkotutkinnon suoritusoikeus, erilliset opinnot, avoimen yliopiston opinnot, nuorisokoulutuksen opinnot)
  • Opinto-oikeuden kiintiö
  • Mahdolliset opiskelijaan kohdistetut kurinpitotoimenpiteet
  • Tieto opiskelijan mahdollisesta vaihto-opiskelusta (vaihto-ohjelma, kohdeoppilaitos ja periodi)
  • Kielitaitovaatimuksista vapauttaminen
  • Henkilökohtaisen opintosuunnitelman tiedot; opiskelijan opinto-oikeustiedot, suunniteltujen opintokokonaisuuksien ja -jaksojen tiedot, opiskelijan kirjaamat suunnitelman tavoite- ja arviointitiedot, tiedot suoritetuista opinnoista, ohjaajien tiedot, ohjaajien antama palaute
  • Opinnäytesuunnitelma
  • Opiskelijalle myönnetty opetus ja ohjaus (ryhmä- ja henkilökohtainen opetus): opetustapahtuman tyyppi, laji, alkamis- ja päättymispvm, opetuskieli, vastuuopettaja ja järjestävä yksikkö
  • Kurssien ilmoittautumistiedot; kurssin opettajan yksilöintitiedot ja ilmoittautuneen opiskelijan yksilöintitiedot, ml. mahdolliset motivaatiokirjeet ja karsivat ennakkotehtävät

Opiskelijan opintosuoritukset:

  • Opintokohteen tunniste, laji (esim. opintojakso tai opintokokonaisuus), nimi, laajuus, suorituspäivä, hyväksyjä, arvosana
  • Opiskelijan Taideyliopistossa suorittamat tutkinnot ja opintosuoritukset ja niihin liittyvät tiedot koulutusohjelmasta, mahdollisesta suuntautumis-vaihtoehdosta/pääinstrumentista, suorituspäivämäärä ja laajuus
  • Opetuksesta kerättävässä palautteessa tallennetaan opiskelijakohtaisesti hänen antamansa palaute, mutta tieto ei yksilöidy opiskelijaan.
  • Opinnäytteiden ja muiden mahdollisten kirjallisten töiden osalta plagiaatintunnistusjärjestelmä tallentaa opiskelijan nimen ja sähköposti-osoitteen ja hänen tuottamansa tekstin.

Opiskelijan antamat luvat tietojen luovutukseen:

Rekisteröidyn luvalla Taideyliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin ja rekrytointitarkoituksiin.

Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot:

  1. Valokuva verkkosivulla ja/tai intranetissä (Esim. Teatterikorkeakoulussa vuosikurssin opiskelijoiden valokuvat)
  2. Tapahtuminen osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot mukaan lukien kuten ruoka-rajoitteet
  3. Taiteelliseen toimintaan (produktiot) liittyvät henkilötiedot, esim. puvustuksen tarvitsemat opiskelijakohtaiset tiedot

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi saamme henkilötietoja seuraavilta tahoilta ja järjestelmistä:

  • Kirjoittautumistiedot saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä valta-kunnallisesta hakijarekisteristä (L 1058/1998), OILI-maksupalvelusta sekä opiskelijan yliopistoon toimittamista asiakirjoista.
  • Opintosuoritustiedot saadaan useimmiten opettajilta. Suoritustietoja saadaan myös akateemisilta toimielimiltä ja muilta arviointiryhmiltä.
  • Avoimen yliopiston opiskelijoita ja opinto-oikeuksia koskevat tiedot siirtyvät avoimen yliopiston ilmoittautumisjärjestelmästä.
  • Taideyliopiston sähköpostiosoitteet tuodaan opiskelijarekisteriin Taideyliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuusrekisteristä.
  • Yliopiston henkilökunnan perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon järjestelmästä.
  • Taideyliopiston sekä sen akatemioiden rehtorin, dekaanien, toimielinten sekä opintohallinnon päätökset (esim. valintapäätökset, kieliopinnoista vapauttaminen, opiskeluoikeuden vaihtaminen).
  • Joopas-järjestelmään (Joustava opintooikeus) tallennettuja tietoja käytetään hyväksi kohdeyliopiston opiskelijatietojärjestelmän perustietoina ja liikkuvuusopintojen laskutuksessa yliopistojen välillä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 1058/1998 6 d §).

  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle, joka tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valta-kunnallisen tietovarannon kautta (Laki 1058/1998 6 d §)
  • Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 §) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta
  • Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§)
  • Taideyliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 558/2009), sekä Frank oy:lle.
  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (kansanterveyslaki (71/1991) 14 §:n mukaisesti
  • Tieteellistä tutkimusta varten, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilömatrikkelia varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeellinen selvitys ja tieto siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Rekisteröity voi kieltää tietojen luovuttamisen henkilömatrikkeliin.
  • Opetushallitukselle vaihto-opiskelua koskevat tiedot (kohdeoppilaitos, vaihto-ohjelma ja sen ajankohta).
  • Virta-tietovarannon kautta seurantakyselyille seuranta-, tilastointi- ja tutkimuskäyttöön  ja Virta-tietovarannon kautta teknistä käyttö-yhteyttä käyttäen tietoja University Admissions Finland -konsortiolle konsortiokorkeakoulujen hakemustenkäsittelyprosessia varten.
  • Rekisteröidyn luvalla Taideyliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle opiskelua edistäviin tarkoituksiin, mielipidekyselyihin ja markkinointiin sekä rekrytointi-tarkoituksiin.

Taideyliopiston ylioppilaskunnalla on mahdollisuus tarkistaa opiskelijan ilmoittautumistilanne ja ylioppilaskunnan maksu opintohallinnon järjestelmästä. Lisäksi ylioppilaskunnalla on käyttöoikeus niihin Taideyliopiston sähkoposti-listoihin, joita hyödynnetään ylioppilaskunnan tiedottamiseen.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallinta-suunnitelmaa. Opiskelijoiden suorittamat opintosuoritukset ja tutkinnot ovat pysyvästi säilytettäviä tietoja.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Yhteydenotot sähköpostitse opiskelijarekisteri@uniarts.fi.

Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.