Dataskyddsmeddelande för Konstuniversitetets elektroniska kommunikationstjänster, IT-tjänster och stödtjänster

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 10.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Digitala tjänster, dataförvaltningschef Mari Nyrhinen, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

IT-stödtjänster, chef Juha Rosvall, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn

Konstuniversitetets elektroniska kommunikationstjänster, IT-tjänster och stödtjänster

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Konstuniversitetets uppgift baserad på universitetslagen är undervisning, forskning och konstnärlig verksamhet. Universiteten har självstyrelse genom vilken forskningens, konstens och den högsta undervisningens frihet tryggas. Självstyrelsen innefattar också rätten att fatta beslut i ärenden som gäller den interna förvaltningen. I lagen konstateras också att universitetets undervisnings- och forskningspersonal, övriga personal och studerande hör till universitetssamfundet. Till universitetssamfundet kan dessutom höra gästforskare, emeritusprofessorer och andra personer med vilka universitetet har ingått ett avtal om detta.

Syftet med behandlingen av personuppgifter i anslutning till Konstuniversitetets elektroniska kommunikationstjänster och stödtjänster enligt detta dataskyddsmeddelande är att göra det möjligt för de ovan nämnda besökarna vid universitetet och eventuella underleverantörer och uppdragsgivare att använda elektroniska tjänster samt att utreda felsituationer.

Med elektroniska kommunikationstjänster, IT-tjänster och stödtjänster avser vi i detta sammanhang program och programplattformar som möjliggör kommunikation, samarbete och annan verksamhet mellan två eller flera parter via en internetförbindelse, till exempel e-postprogram och -servrar, olika metoder för snabbmeddelanden och internetsamtal, elektroniska samarbets- och teamverktyg, webbinlärningsplattformar, lokalbokningstjänster samt olika stödsystem för tjänster, såsom ticketingsystem, inventariehanterings- och leasingsystem, distributionslösningar (bl.a. låneapparater, AV-apparater), utskriftstjänster, system för fjärradministration och -övervakning av apparater, verktyg för processbeskrivning, passerkontroll osv.

Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Avtal.
• Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att universitetet ska kunna ingå ett avtal (arbetsavtal, studierätt eller annat avtal).

Grunden för den ovan beskrivna behandlingen av personuppgifter är i första hand ett berättigat intresse för universitetet som är personuppgiftsansvarig, på basis av vilket de uppgifter som krävs för de elektroniska tjänsternas funktion behandlas för de ovan beskriva användningsändamålen. Med berättigat intresse avses i detta fall universitetets berättigade intresse att använda verktyg och elektroniska tjänster som är nödvändiga för att organisera verksamheten samt att ordna studier, forskning och arbete för studerande, arbetstagare och andra som arbetar för vår räkning. Dessutom innebär vårt universitets berättigade intresse rätt att dokumentera användningen av elektroniska tjänster för att analysera verksamheten, garantera verksamhetens kontinuitet och uppfylla olika lagstadgade eller avtalsmässiga rapporterings- och ansvarsskyldigheter.

Att uppge personuppgifter är i många processer en nödvändig förutsättning för att ett ärende ska kunna uträttas.

I tjänsterna utnyttjar vi inte sådant automatiskt beslutsfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vid tillhandahållande av elektroniska informationstjänster behandlar Konstuniversitetet personuppgifter om två eller flera parter som deltar i kommunikationen, med andra ord avsändare och mottagare av kommunikation. Aktörerna kan vara universitetets egna användare, underleverantörer eller genomförare av uppdrag, nuvarande eller potentiella kunder samt samarbetspartner.

I samband med elektroniska kommunikationstjänster, IT-tjänster och stödtjänster behandlar Konstuniversitetet följande basuppgifter om registrerade:

• Namn eller signatur.
• Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer och verksamhetsställe).
• Roll eller ställning i organisationen.
• Användarnamn och användarrättigheter.
• Dessutom har användare möjlighet att själv lämna önskade uppgifter i tjänsten (till exempel bild).

Utöver basuppgifterna behandlar Konstuniversitetet följande uppgifter:

• Uppgifter om kommunikation, såsom uppgifter om avsändare eller mottagare av meddelanden.
• Uppgifter med anknytning till tjänsternas tekniska genomförande, såsom IP-adress samt enheternas serienummer och enhetskoder.
• Uppgifter om servicebegäran, såsom servicebegärans kod.
• Uppgifter om växeltjänster, såsom en kort uppgiftsbeskrivning, vikarie och chef.
• Uppgifter som gäller enhetsregistret, såsom placeringen av användarens arbetspunkt eller enhetens installationsplats samt uppgifter om enheten och dess placering.
• Utskriftskortets kod.
• Uppgifter från lokalbokningssystemet, såsom bokningens uppgifter.
• Uppgifter som gäller passerkontrollsystemet, såsom beviljade tillträdesrättigheter och deras varaktighet.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Konstuniversitetet samlar in uppgifter från följande informationskällor:

• Vi får automatiskt uppgifter om universitetets användare från Konstuniversitetets användar- och behörighetshantering. Personuppgifter fås regelbundet från de elektroniska kommunikationstjänsterna genom automatisk uppföljning av registrerades kommunikation samt från de registrerade själva under registreringen i och användningen av tjänsterna. Användaruppgifter för användarhanteringen kommer från HR-systemet Mepco och verksamhetsstyrningssystemet för studierna Peppi.
• I servicebegäran skriver användaren själv en beskrivning av servicebehovet eller problemet som behöver lösas.
• Telefonkatalogen som växeltjänsten använder sammanställs av telefonoperatörens gränssnittsuppgifter för universitetet samt användar- och behörighetshanteringsregistret. Katalogen kompletteras med uppgiftsinformation i samarbete med HR, kommunikationen och cheferna.
• Basuppgifterna om enheterna i enhetsregistret registreras av dataförvaltningen när användaren tar emot enheten.
• Information som samlas in vid fjärradministration och -övervakning av arbetsstationer och telefoner berikas med uppgifter från enhetsregistret.
• Basuppgifter om personer hämtas till passerkontrollsystemet från användarhanteringen och vid behov skapas användare manuellt vid lokaltjänsterna när de kommer dit för att hämta passerkort eller nyckel.
• I samband med utskrift aktiverar användaren sitt utskriftskort med en multifunktionsenhet och uppger i samband med detta ett användarnamn och ett lösenord.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Personuppgifter som samlats in i samband med de elektroniska kommunikationstjänsterna lämnas inte ut till tredje parter utan de registrerades uttryckliga samtycke i förväg. Ett undantag från detta är situationer där en myndighet eller någon annan aktör har rätt att kräva att få granska registrerades personuppgifter och uppgifter om behandlingen av dessa personuppgifter med stöd av någon lag, förordning eller annan tvingande författning på nationell nivå eller EU-nivå. I sådana fall lämnas uppgifter ut endast i den omfattning och utsträckning som är nödvändig med stöd av författningen i fråga.

För att genomföra behandlingen av uppgifter enligt detta dataskyddsmeddelande anlitar universitetet underleverantörer som bistår vid tillhandahållandet av elektroniska tjänster och den behandling av uppgifter som hänför sig till dem. Trots en eventuell underleverantörskedja förblir universitetet vid alla tillfällen personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i detta meddelande och ansvarar för sina underleverantörers åtgärder på samma sätt som för sina egna.

Universitetet säkerställer genom avtal om behandling av uppgifter som ingås med underleverantörerna att dessa parter förbinder sig att skydda de registrerades personuppgifter på det sätt som beskrivs i detta meddelande.

Behandling av personuppgifter i anslutning till elektroniska kommunikationstjänster sker både inom och utanför EU- och EES-området.

Vi har ombesörjt den registrerades dataskydd genom att ingå nödvändiga behandlingsavtal med våra underleverantörer.

I de fall där vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder i samband med överföringen. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

För att använda systemen behövs ett giltigt användarnamn och behörigheter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Endast de anställda vid Konstuniversitetet och vid tjänsteleverantören vilka på grund av sitt arbete har till uppgift att behandla användaruppgifter i systemet har rätt att administrera system. Varje administratör har ett eget användarnamn och lösenord till systemet.

Tjänsternas informationssäkerhet har ordnats tekniskt och administrativt enligt bästa praxis och verksamhetssätt i branschen. Serverenheterna för systemen skyddas både programmässigt och fysiskt med brandväggar, informationssäkerhetsprogram, härdning, lösenord och användarkontroll. Maskinsalarna där servrarna är fysiskt placerade är låsta och har passerkontroll.

Personuppgifter enligt detta dataskyddsmeddelande lagras i informationssystemen så länge som deras datainnehåll är till nytta för användningen av tjänsten i fråga eller för uppföljningen och dokumentationen av användningen. I praktiken lagras uppgifterna beroende på kommunikationstjänsten i enlighet med normala avtal med underleverantörer och med beaktande av kommunikationstjänstens karaktär. När ett anställningsförhållande, en studierätt eller ett annat avtalsförhållande med universitetet upphör, stängs användarens användarnamn och raderas användarens uppgifter raderas från systemet efter en viss karenstid på högst 9 månader.

När det inte längre är möjligt att använda personuppgifterna för de ovan beskrivna ändamålen efter att lagringstiden gått ut, raderas uppgifterna från de elektroniska tjänsterna och deras datasystem. Vissa uppgifter kan sparas i säkerhetskopior av universitetets tjänster, vilka förstörs regelbundet enligt säkerhetskopieringsschemat.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.