Taideyliopiston sähköisten viestintä-, IT- ja tukipalveluiden tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Digipalvelut, tietohallintopäällikkö Mari Nyrhinen, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

IT-Tukipalvelut, päällikkö Juha Rosvall, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Taideyliopiston sähköiset viestintä-, it- ja tukipalvelut

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston yliopistolakiin pohjautuvana tehtävänä on opetus, tutkimus ja taiteellinen toiminta. Yliopistoilla on itsehallinto, jolla turvataan tieteen, taiteen ja ylimmän opetuksen vapaus. Itsehallintoon kuuluu myös päätöksenteko-oikeus sisäiseen hallintoon kuuluvista asioista. Laissa todetaan myös, että yliopistoyhteisöön kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstö, muu henkilöstö ja opiskelijat. Lisäksi yliopistoyhteisöön voivat kuulua vierailevat tutkijat, emeritusprofessorit ym. henkilöt, joiden kanssa yliopisto on tehnyt tätä koskevan sopimuksen.

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisen Taideyliopiston sähköisissä viestintä- ja tukipalveluissa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa yliopiston edellä mainittujen käyttäjien sekä mahdollisten alihankkijoiden ja toimeksiantojen suorittajien sähköisten palveluiden käyttö sekä vikatilanteiden selvittäminen.

Tarkoitamme sähköisillä viestintä-, IT- ja tukipalveluilla tässä yhteydessä internet-yhteyden ylitse toteutettavan kahden tai useamman osapuolen välisen viestinnän, yhteistyön ja muun toiminnan mahdollistavia ohjelmia ja ohjelmistoalustoja, jollaisiksi luetaan esimerkiksi sähköpostiohjelmistot ja -palvelimet, erilaiset pikaviestimet sekä internetpuhelut, sähköiset yhteistyö- ja tiimityökalut, verkko-oppimisalustat, tilanvarauspalvelut sekä erilaiset palvelujen tukijärjestelmät, kuten tiketöintijärjestelmät, kalustonhallinta- ja leasing-järjestelmä, jakeluratkaisu (mm. lainalaitteet, av-laitteet), tulostuspalvelu, laitteiden etähallinnan ja -valvonnan järjestelmät, prosessien kuvaamisen työvälineet, kulunvalvonta, jne.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• Sopimukseen.
• Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston välisen sopimuksen (työsopimus, opiskeluoikeus tai muu sopimus) toteuttamiseksi.

Yllä kuvatun henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti rekisterinpitäjänä toimivan yliopiston oikeutettu etu, jonka perusteella sähköisten palveluiden toiminnan vaatimia tietoja käsitellään yllä kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Oikeutettu etu tarkoittaa tässä tapauksessa yliopiston oikeutettua etua käyttää toimintansa järjestämisen kannalta välttämättömiä työkaluja ja sähköisiä palveluita toimintansa toteuttamiseksi sekä opiskelijoiden, työntekijöiden ja muiden lukuumme työskentelevien opiskelun, tutkimuksen ja työnteon järjestämiseksi. Lisäksi yliopistomme oikeutettu etu tarkoittaa oikeutta dokumentoida sähköisten palvelujen käyttöä toiminnan analysoimiseksi, toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi ja erilaisten lakisääteisten tai sopimuksellisten raportointi- ja osoitusvelvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Emme hyödynnä palveluissa tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Sähköisiä viestintäpalveluja toimitettaessa Taideyliopisto käsittelee viestintään osaa ottavien kahden tai useamman osapuolen, ts. viestinnän lähettäjien ja vastaanottajien, henkilötietoja. Tahot voivat olla yliopiston omia käyttäjiä, alihankkijoita tai toimeksiantojen toteuttajia, nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita sekä yhteistyökumppaneita.

Taideyliopisto käsittelee sähköisten viestintä-, IT- ja tukipalveluiden yhteydessä seuraavia rekisteröityä koskevia perustietoja, kuten:

• Nimi tai nimimerkki.
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toimipiste).
• Rooli tai asema organisaatiossa.
• Käyttäjätunnus ja käyttöoikeudet.
• Lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus itse antaa haluamiaan tietoja palveluun (esimerkiksi kuva).

Perustietojen lisäksi Taideyliopisto käsittelee seuraavia tietoja:

• Viestintää koskevat tiedot, kuten viestin lähettäjien tai vastaanottajien tiedot.
• Palveluiden tekniseen toteutukseen liittyvät tiedot, kuten IP-osoite sekä laitteiden sarjanumerot ja laitetunnukset.
• Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot, kuten palvelupyynnön tunniste.
• Vaihdepalveluita koskevat tiedot, kuten tehtäviä koskeva lyhyt kuvaus, sijainen ja esimies.
• Laiterekisteriä koskevat tiedot, kuten käyttäjän työpisteen sijainti tai laitteen asennussijainti ja laitteeseen ja sen sijaintiin liittyvät tiedot.
• Tulostuskortin tunniste.
• Tilavarausjärjestelmän tiedot, kuten varauksen tiedot.
• Kulunvalvontajärjestelmää koskevat tiedot, kuten myönnetyt kulkuoikeudet ja niiden kesto.

8. Mistä saamme tietoja?

Taideyliopisto kerää henkilötietoja seuraavista tietolähteistä:

• Saamme yliopiston käyttäjiä koskevat tiedot automaattisesti Taideyliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnasta. Henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti sähköisistä viestipalveluista itsestään seuraamalla rekisteröityjen viestintää automatisoidusti sekä rekisteröidyiltä itseltään palveluihin rekisteröitymisen ja niiden käytön aikana. Käyttäjätiedot käyttäjähallintaan tulevat HR-järjestelmästä Mepcosta ja opintojen toiminnanohjausjärjestelmästä Pepistä.
• Palvelupyyntöihin käyttäjä kirjaa itse kuvauksen palvelutarpeesta tai ratkaistavasta ongelmasta.
• Vaihdepalvelun käyttämä puhelinluettelo koostetaan puhelinoperaattorin yliopiston liittymätiedoista ja käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan rekisteristä ja sitä rikastetaan tehtävätiedoilla yhteistyössä HR:n, viestinnän ja esimiesten kanssa.
• Laiterekisterin laitteita koskevat perustiedot kirjataan tietohallinnon toimesta, kun käyttäjä vastaanottaa laitteen käyttöönsä.
• Työasemien ja puhelimien etähallinnassa ja -valvonnassa kerättävää tietoa rikastetaan laiterekisterin tiedoilla.
• Kulunvalvontajärjestelmiin saadaan henkilöiden perustiedot käyttäjähallinnasta ja tarvittaessa käyttäjä luodaan tilapalveluissa manuaalisesti, kun henkilö tulee paikanpäälle hakemaan kulkutunnistetta tai avainta.
• Tulostamisen yhteydessä käyttäjä aktivoi tulostuskorttinsa monitoimilaitteella ja antaa tässä yhteydessä käyttäjätunnuksen ja salasanan.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Sähköisten viestintäpalveluiden toiminnasta kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröityjen nimenomaista etukäteistä suostumusta muissa kuin tilanteissa, joissa viranomaisella tai muulla taholla on kansalliseen tai EU-tasoiseen lakiin, asetukseen tai muuhun pakottavaan säädökseen perustuva oikeus vaatia rekisteröityjen henkilötietoja ja niiden käsittelyä koskevia tietoja tarkasteltavakseen. Näissä tapauksessa tietoja luovutetaan vain siinä määrin ja laajuudessa kuin on välttämätöntä kyseisen säädöksen nojalla.

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisen tietojenkäsittelyn toteuttamiseksi yliopisto käyttää alihankkijoita, jotka avustavat sähköisten palvelujen tarjoamisessa sekä siihen liittyvässä tietojenkäsittelyssä. Mahdollisesta alihankintaketjusta huolimatta yliopisto säilyy kaikkina ajankohtina tässä ilmoituksessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan.

Yliopisto varmistaa alihankkijoiden kanssa tehtävin tietojenkäsittelysopimuksin näiden tahojen sitoutumisen rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseen tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla.

Sähköisiin viestintäpalveluihin liittyvää henkilötietojen käsittelyä suoritetaan sekä EU- ja ETA-alueella että sen ulkopuolella.

Olemme huolehtineet rekisteröidyn tietosuojasta alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.

Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Järjestelmien käyttöön tarvitaan voimassaoleva käyttäjätunnus ja käyttövaltuudet.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Järjestelmien ylläpitokäyttöön ovat oikeutettuja vain ne Taideyliopiston ja palveluntarjoajan työntekijät, joilla on työnsä vuoksi tehtävänä käsitellä järjestelmän käyttäjätietoja. Kullakin ylläpitokäyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Palveluiden tietoturva on teknisesti ja hallinnollisesti järjestetty alan parhaiden käytänteiden ja toimintatapojen mukaisesti. Järjestelmien palvelinlaitteita suojataan sekä ohjelmallisesti että fyysisesti palomuureilla, tietoturvaohjelmistoilla, kovennuksilla, salasanoilla ja käytönvalvonnalla. Konesalit, joissa palvelimet fyysisesti sijaitsevat, on lukittu ja niissä on käytössä kulunvalvonta.

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisia henkilötietoja säilytetään tietojärjestelmissä niin pitkään, kuin niiden tietosisällöstä on hyötyä kyseisen palvelun käyttämiseksi tai käytön seuraamiseksi ja dokumentoimiseksi. Käytännössä tietoja säilytetään viestintäpalvelusta riippuen normaalien alihankkijoiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti viestintäpalvelun luonne huomioiden. Kun työsuhde, opiskeluoikeus tai muu sopimussuhde yliopistoon päättyy, suljetaan käyttäjän tunnus ja poistetaan ko. käyttäjän tiedot järjestelmistä tietyn varoajan jälkeen, joka on maksimissaan 9 kuukautta.

Kun henkilötietojen käyttö yllä kuvattuihin tarkoituksiin ei ole enää mahdollista niiden säilytysajan kuluttua umpeen, tiedot poistetaan sähköisistä palveluista ja niiden tietojärjestelmistä. Joitain tietoja saattaa tallentua yliopiston palveluista tehtäviin varmuuskopioihin, jotka hävitetään säännöllisesti varmuuskopiointiaikataulun mukaisesti.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.