Dataskyddsmeddelande för forskningsinformationssystemet UniartsCRIS

Publicerat 19.8.2021 | Updaterad 10.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: Konstuniversitetet, Aspnäsgatan 6, 00530 Helsingfors
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Chefen för utvecklingstjänsterna Markus Torkkeli (Utvecklingstjänster), fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Planeringschef Helena Haimi (utvecklingstjänster), systemadministratör, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Forskningsinformationssystemet UniartsCRIS

I forskningsinformationssystemet upprätthålls information om den vetenskapliga och konstnärliga verksamhet som bedrivs av Konstuniversitets personal eller annars till universitetet affilierade forskare (stipendieforskare) samt forskarstuderande. Verksamheten omfattar publikationer, resultat av konstnärlig verksamhet, expertuppgifter, undervisningsmeriter och internationella besök.

Uppgifterna om forskningsverksamheten och den konstnärliga verksamheten är offentliga med undantag av de uppgifter som separat överenskommits med finansiären. Med hjälp av forskningsinformation informerar universitetet i enlighet med god vetenskaplig praxis om sin forskningsverksamhet och ger i enlighet med 51 § i universitetslagen (558/2009) undervisnings- och kulturministeriet de uppgifter i anslutning till forskningen som ministeriet bestämmer.

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en lagstadgad skyldighet i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679):

Universiteten ska ge undervisningsministeriet de uppgifter som ministeriet behöver för utvärdering, utveckling, statistikföring och övrig uppföljning och styrning av utbildning och forskning på det sätt som ministeriet bestämmer (universitetslagen (558/2009) 51 §). Dessutom behandlar, statistikför och analyserar universitetet uppgifter om forskningsverksamhet och samhällelig växelverkan i enlighet med det allmänna intresset för att kunna utföra de uppgifter som avses i 2 § i universitetslagen.

• Universitetet statistikför och analyserar uppgifterna i forskningsinformationssystemet för utvärdering och utveckling av forskningsverksamheten.
• Med hjälp av forskningsinformationssystemet produceras de statistikrapporter som behövs för utvärdering och utveckling av universitetets och dess enheters verksamhet samt uppgifter för externa rapporteringsbehov (Undervisnings- och kulturministeriets datainsamling).
• Med hjälp av forskningsinformationssystemet presenteras universitetets verksamhet och information delas ut till nationella portaler som upprätthålls av undervisnings- och kulturministeriet.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I anslutning till forskningsinformationssystemet behandlar Konstuniversitetet följande personuppgifter:

• Obligatoriska personuppgifter: Namn och enhetsuppgifter, titel, anställningsförhållandets längd, universitetets personnummer, expertområden. Ovan nämnda uppgifter behövs för att ordna universitetets verksamhet och verkställa avtalsförhållandet.
• Frivilliga: ORCID-kod, kön, lärdomsgrad, språkkunskaper, undervisningsområde, docentur, forskningsområde, överlämnat informationsmaterial, fotografi.

Uppgifter som anknyter till den sakkunniga är:

• Publikationer.
• Konstnärlig verksamhet.
• Forskningsaktiviteter (expertuppdrag).
• Undervisningsmeriter.
• Internationella besök.
• Konferenser som konstuniversitetet anordnat.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Personerna sparar själva resultatet av verksamheten.

Dessutom samlar Konstuniversitetet in uppgifter från följande informationskällor:

• De obligatoriska personuppgifterna fås genom dataöverföring från Konstuniversitetets personuppgiftssystem (Mepco)
• Uppgifter om studerande fås från studiedatasystemet Peppi

9. Till vem lämnar vi ut eller överför vi uppgifter och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Konstuniversitetet lämnar ut personuppgifter till följande mottagaraktörer:

• Uppgifterna om publikationer överförs till undervisnings- och kulturministeriet via publikationsöverföringstjänsten VIRTA och därifrån vidare till webbplatsen forskning.fi

Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Av våra arbetstagare är bara de personer som i sitt arbete har rätt att behandla registeruppgifterna berättigade att använda systemet som innehåller personuppgifter. Uppgifterna samlas i databaser som skyddas med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

Personuppgifterna förvaras så länge som de behövs för det ändamål för vilket de har samlats in och behandlats eller så länge som lagen och bestämmelserna så kräver. Förvaringstiden för de arkiverade uppgifterna har beskrivits i universitetets Plan för informationshantering.

För andra uppgifter än de som föreskrivits att bör arkiveras följer vi kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Publikationerna och deras metadata. Förvaringen baserar sig på lagen om deponering och förvaring av kulturmaterial (28.12.2007/1433).

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
  • Om den registrerade själv har åtkomst till sina uppgifter kan hen själv redigera uppgifterna på webbplatsen https://uniarts.cris.fi. Uppgifterna kan också redigeras genom att skicka e-post till (cris@uniarts.fi).
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.