Tutkimustietojärjestelmä UniartsCRISin tietosuojailmoitus

Julkaistu 19.8.2021 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kehittämispalveluiden päällikkö Markus Torkkeli (Kehittämispalvelut), etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Suunnittelupäällikkö Helena Haimi (kehittämispalvelut), järjestelmän pääkäyttäjä, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Tutkimustietojärjestelmä UniartsCRIS

Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Taideyliopiston henkilökunnan tai muutoin yliopistoon affilioituneiden tutkijoiden (apurahatutkijat) sekä jatko- opiskelijoiden tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta. Toiminta sisältää julkaisut, taiteellisen toiminnan tulokset, asiantuntijatehtävät, opetusansiot ja kansainväliset vierailut.

Tutkimustoiminnan ja taiteellisen toiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot. Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja yliopistolain (558/2009) 51§ mukaisesti toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot.

6. Mitkä ovat henkilötietjen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen:

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (yliopistolaki (558/2009) 51 §). Lisäksi yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi ja analysoi tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tietoja yliopistolain 2 §:n mukaisten tehtävien suorittamiseksi.

• Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten.
• Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit sekä tiedot ulkoisia raportointitarpeita varten (Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut).
• Tutkimustietojärjestelmän avulla esitellään yliopiston toimintaa ja jaetaan tietoa kansallisiin opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämiin portaaleihin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Taideyliopisto käsittelee tutkimustietojärjestelmän yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Pakolliset henkilötiedot: Nimi ja yksikkötiedot, nimike, työsuhteen kesto, yliopiston henkilönumero, asiantuntemusalueet. Edellä luetellut tiedot ovat tarpeen yliopiston toiminnan järjestämiseksi ja sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi.
• Vapaaehtoiset: ORCID-tunnus, sukupuoli, oppiarvo, kielitaito, opetusala, dosentuuri, tutkimusalue, luovutettu tietoaineisto, valokuva.

Asiantuntijaan liitettyjä tietoja ovat:

• Julkaisut.
• Taiteellinen toiminta.
• Tutkimusaktiviteetit (Asiantuntijatehtävät).
• Opetusansiot.
• Kansainväliset vierailut.
• Taideyliopiston järjestämät konferenssit.

8. Mistä saamme tietoja?

Henkilöt tallentavat toiminnan tulokset itse.

Lisäksi Taideyliopisto kerää tietoja seuraavista tietolähteistä:

• Pakolliset henkilötiedot tulevat tiedonsiirtona Taideyliopiston henkilötietojärjestelmästä (Mepco).
• Opiskelijoiden tiedot saadaan Peppi-opintotietojärjestelmästä.

9. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Taideyliopisto luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajatahoille:

• Julkaisutiedot välitetään Opetus- ja kulttuuriministeriölle VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta ja sieltä edelleen tiedejatutkimus.fi -sivustolle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Arkistoitujen tietojen säilytysajat on kuvattu yliopiston Tiedonohjaussuunnitelmassa.

Muiden kuin arkistoitaviksi määrättyjen tietojen säilytyksessä noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Julkaisut ja niiden metatiedot säilytetään pysyvästi. Säilyttäminen perustuu lakiin kulttuuriaineistojen tallentamisesta ja säilyttämisestä (28.12.2007/1433).

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
  • Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse https://uniarts.cris.fi tai ottamalla yhteyttä sähköpostitse (cris@uniarts.fi).
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.