Dataskyddsmeddelande för enkäter om karriäruppföljning vid Finlands universitet

EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679) art. 13, 14. Utgivningsdatum: 2019-09-09, Uppdaterad: 2020-08-07

1. Personuppgiftsansvarig

Helsingfors universitet; Östra Finlands universitet; Universitetet i Jyväskylä; Lapplands universitet; Uleåborgs universitet; Tammerfors universitet; Åbo universitet; Vasa universitet; Åbo Akademi; Villmanstrands tekniska universitet; Svenska handelshögskolan; Konstuniversitetet; Aalto högskolestiftelse som verkar i form av Aalto-universitetet; Tekniska högskolan i Tammerfors – TUT-stiftelsen (varje universitet är personuppgiftsansvarig för sitt eget delregister för personuppgifter).

Konstuniversitetet

Telefon: +358 294 47 2000 (växel)
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

2. Kontaktperson för frågor som rör registret

Ansvarig utbildningschef Sanna Kotajärvi-Söderholm

E-postadress: opiskelijarekisteri@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

3. Dataskyddsombud

Som dataskyddsombud vid Konstuniversitetet fungerar experten Antti Orava.

E-postadress: dataskydd@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 3568
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet

4. Registrets namn

Registret för enkäter om karriäruppföljning

Vid Finlands universitet för personer som avlagt en högre högskoleexamen och så kallad avslutande lägre högskoleexamen samt personer som avlagt doktorsexamen.

5. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt behandlingens rättsliga grund

Syftet med enkäterna om karriäruppföljning är att följa upp de examinerades karriärutveckling och hur de placerar sig på arbetsmarknaden (för personer som avlagt högre högskoleexamen eller lägre så kallad avslutande högskoleexamen, till exempel förskollärare eller farmaceut, under fem år från examen och för doktorer tre år) och utnyttja uppgifterna från uppföljningen vid undersökning av de akademiskt utbildades placering i yrkeskarriären, för utveckling av högskoleutbildningen, styrning av utbildningen samt för att kunna erbjuda utbildningssökande, studerande och utexaminerade information för planering av studier och karriär. I enkäterna om karriäruppföljning produceras och används uppgifterna per universitet utan svararens identitetsuppgifter, i samarbete mellan universiteten och samarbetspartners, samt för allmänt forskningsarbete genom det samhällsvetenskapliga dataarkivet.

Behandlingsgrund: allmänintresset eller användning av offentlig makt för statistiska ändamål för att utföra arbetsuppgifter enligt universitetslagen (2009/558, 2 §; 87 §).

6. Registrets datainnehåll

I registret förvaras uppgifter för karriäruppföljningsenkätens målgrupp (svararkollektivet) 

  • bakgrundsuppgifter: universitet, examensår, studiernas startår, kön, ålder, nationalitet, modersmål, utbildningsområde, ämne, utbildningens nivå, examinationens omfattning, antagningsår, bostadsort, examenstidpunkt, studieort, registreringens varaktighet, närvarons varaktighet, examensarbetets vitsord och -skala, eventuellt dödsdatum, flyttning från Finland, flyttdatum, hemort, ämne samt fakultet. 
  • Identifieringsuppgifter: namn, postadress, postnummer, land, student-ID, svarskod, telefonnummer.
  • Svar på enkäten: För dem som svarat på karriäruppföljningsenkäten kompletteras uppgifterna med den svarandes uppgifter om arbetslivet, arbetets kvalitet och de utexaminerades tillfredsställelse med studierna ur arbetslivets synvinkel.

Svararens unika identifierare (studerande-id, namn- och kontaktuppgifter) och information om dödsdatum används endast i samband med att förfrågan skickas och för att kombinera ovan nämnda bakgrundsuppgifter.

7. Regelmässiga uppgiftskällor

Bakgrunds- och identifieringsuppgifterna tas från den nationella VIRTA-studieinformationstjänsten samt kompletteras från universitetens studerandesystem (ämne, fakultet). Adressuppgifterna kompletteras från Befolkningsdatasystemet och telefonnumret från olika telefonnummerdatabaser (Posten/Fonecta/andra). E-postadressuppgifterna från Konstuniversitetets studieförvaltningssystemet samt Kund- och intressegruppsregister. Svarsuppgifterna kommer från personerna som besvarat enkäten. Personerna kan svara på en pappersblankett eller en elektronisk e-blankett. Uppgifterna från pappersblanketter lagras i ett elektroniskt system av de personuppgiftsansvariga för delregistren.

8. Regelmässig överlämning av uppgifter och mottagargrupper

Behandlingen av personuppgifter i registret har lagts ut genom ett uppdragskontrakt:

☐ Nej

☒ Ja, mer information om den externa behandlingen:

Uppgifterna behandlas på uppdrag av personuppgiftsansvariga för delregistren av Tammerfors universitets statistiska forskningstjänst TUPA samt CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy.

Tieteen tietotekniikan keskus CSC Oy gör ett urval av målgruppen, kompletterar kontaktdata, skapar svarslänkar och samlar in elektroniska svar, och rapporterar om det sammanställda materialet. CSC behandlar direkta personuppgifter under uppgiftsinsamlingen och frågematerialet utan direkta uppgifter för resultatrapporterna. CSC överlämnar personuppgifterna (kontaktuppgifter, bakgrundsinformation och svarsidentiteter) till TUPA för

utsändning av enkäter, påminnelser och för analys av materialet.

Tammerfors universitets statistiska forskningstjänst Tupa koordinerar karriäruppföljningen och behandlar personuppgifter för utsändning, analys och rapportering av enkäten. Tupa överlämnar deras eget material till respektive universitet, samt till arbetslivs- och karriärtjänsternas nätverk Aarresaari och till CSC det nationella materialet för nationell rapportering av enkäten. Materialet överlämnas dessutom utan identifierbara personuppgifter till Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD) för arkivering och för närmare analys i samband med framtida forskningsanvändning. Materialets offentliga rapportering görs så, att enskilda personer inte kan identifieras i materialet.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs registrets uppgifter till tredje land eller till någon internationell organisation utanför EU- eller EES-området:

☒ Nej

☐ Ja, vart:

10. Principer för registrets dataskydd

A manuellt material

B uppgifter som hanteras elektroniskt

– 

11. Förvaringstid för personuppgifterna eller kriterier för bestämning av förvaringstiden

Identitetsuppgifter som möjliggör att svaranden identifieras förvaras i registret endast till materialet sammanställts, och uppgifterna raderas efter att materialet behandlats. Tupa förvarar under 10 år material utan identitetsuppgifter från olika år för att kunna skapa tidsserier.

Uppgifterna i Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD) förvaras anonymiserade, så att de inte kan kopplas till en viss person.

12. Uppgift om att automatiserat beslutsfattande eller profilering används, samt uppgift om behandlingens logik och betydelse för den registrerade

Uppgifterna i registret används för automatiserat beslutfattande, inklusive profilering:

☒ Nej

☐ Ja, vart:

13. Den registrerades rättigheter

Uppgifterna används för statistiska ändamål. Den registrerade har enligt EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679) rätt att granska, rätt till rättelse, rätt till begränsning av behandlingen, rätt till radering och rätt att anföra besvär till tillsynsmyndigheten.

  • Rätt att granska uppgifterna (rätt till åtkomst av personuppgifterna)
    • Den registrerade har rätt att veta, om hens personuppgifter behandlas eller inte, och vilka personuppgifter som förvaras.
  • Rätt till rättelse
    • Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. Dessutom har personen rätt att kräva, att onödiga personuppgifter raderas.
  • Rätt till begränsning av behandling
    • Den registrerade har i vissa situationer rätt att begära begränsning av personuppgifternas behandling tills uppgifterna är kontrollerade, rättade eller kompletterade.
  • Rätt till radering
    • Den registrerade har när som helst rätt, att i vissa situationer, på personliga särskilda skäl, motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter.

När den nationella dataskyddslagen träder i kraft kan dessa rättigheter begränsas, för att möjliggöra insamling av statistiska data (HE 9/2018).