Dataskyddsmeddelande för den som ansöker om att bli antagen som studerande

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 10.8.2026

1. Personuppgiftsansvariga

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

Gemensamt personuppgiftsansvariga för antagningsregistret Studieinfo är utbildnings- och undervisningsanordnarna samt Utbildningsstyrelsen.

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Ansvarig studiechef Milla Vaisto-Oinonen
E-post: hakijapalvelut@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

3. Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

• Hanna Björksten, Studieinfo
• Lotta Palin, Ansökningsservicen
• Ulla Tissari, Internationella ärenden
• Mari Karjalainen, Vuxenutbildning och fortbildning

E-postadress: hakijapalvelut@uniarts.fi, international@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Registret över sökande

Det riksomfattande antagningsregistret för examensinriktad utbildning är Studieinfo, för vilket Utbildningsstyrelsen är gemensamt ansvarigt. Utbildningsstyrelsen svarar för sammanställningen av uppgifterna i antagningsregistret och för det riksomfattande genomförandet av ansökningssystemen samt för den allmänna informationen, handledningen och rådgivningen i anslutning till ansökan till utbildning och antagning av studerande. Universiteten och yrkeshögskolorna deltar i registerföringen genom att föra egna delregister och komplettera uppgifterna från Studieinfo med de uppgifter som behövs för deras egna antagningar.

I fråga om dem som ansöker om tidsbunden studierätt samlar Konstuniversitetet in personuppgifter om de sökande enligt typ av studierätt:

• Uppgifter om internationella utbytesstuderande.
• Uppgifter om dem som söker till SibAs ungdomsutbildning.
• Vuxenutbildning: uppgifter om dem som söker till undervisning, specialiseringsutbildningar och fortbildning vid öppna universitetet.
• Uppgifter om dem som ansöker om separat studierätt.

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att möjliggöra antagning av studerande, beviljande av studierätt samt universitetets myndighetsuppgifter.

I samband med antagningen behandlar Konstuniversitetet personuppgifter:

1. För att informera om studier och antagning av studerande.
2. För att ordna ansökan till utbildning, antagning av studerande och mottagande av studieplats samt följa upp ansökan till utbildning och antagning av studerande.
3. För att lämna uppgifter som är nödvändiga för antagning av studerande, utveckling av antagningen och ordande av undervisning till universitet, yrkeshögskolor anordnare av yrkes- och gymnasieutbildning samt anordnare av tilläggsundervisning inom den grundläggande utbildningen.
4. För att informera sökande som blivit utan studieplats om utbildningsmöjligheter.
5. För att producera information om sökande och antagna studerande för uppföljning och utvärdering av utbildningssystemet.
6. För andra funktioner som behövs för antagning av studerande.

I praktiken behandlas personuppgifter vid antagning av studerande till studier som leder till lägre och högre högskoleexamina enligt universitetslagen (558/2009), bl.a. vid granskning av behörigheter, arrangemang i samband med urvalsprov, antagningsbeslut, information om studier och antagningsbeslut, statistikföring samt utveckling och undersökning av antagningen. Antagningsregistret används också för övervakning av begränsningar som gäller mottagande av studieplatser. Antagningsregistret utnyttjas också vid antagning till doktorandutbildning.

Att uppge personuppgifter är i många processer en nödvändig förutsättning för att ett ärende ska kunna uträttas.

Grunden för behandlingen av personuppgifter om dem som ansöker om att bli antagna som studerande är:

• Fullgörande av universitetets lagstadgade skyldigheter (lag om nationella studie- och examensregister (884/2017)).
• Ett uppdrag av allmänt intresse eller utövande av offentlig makt.
• Samtycke till att den sökandes person- och kontaktuppgifter lämnas ut för marknadsföringsändamål vid Konstuniversitetets öppna universitet samt utanför universitetet för studie- och utbildningsmarknadsföring.

Grunden för behandlingen av särskilda personuppgifter om dem som ansöker om att bli antagna som studerande är:

• Ett uppdrag av allmänt intresse eller utövande av offentlig makt

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med antagningen behandlar Konstuniversitetet följande personuppgifter:

• Identifierande uppgifter (sökandens namn, studentnummer och personbeteckning eller annan motsvarande identifikationsuppgift).
• Bakgrundsuppgifter (medborgarskap, kön och modersmål).
• Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer och postadress).
• Uppgifter om ansökan till utbildning och urvalskriterier.
• Olika dokument som eventuellt hör till antagningen, vilka kan innehålla personuppgifter (elektroniska konstnärliga prov, förhandsuppgifter, cv, motivationsessä, tidigare studie- och språkintyg, läkarintyg för specialarrangemang, eventuella rekommendationer och arbetsintyg).
• Uppgifter om den sökandes arbetserfarenhet och hobbyverksamhet.
• Uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och avlagda examina.
• Uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och eventuell anmälan till läroanstalten.
• Uppgifter om dem som deltar i studerandeutbyte (utöver basuppgifter om antagning av den sökande även start- och slutdatum för utbytesperioden, hemhögskola och utbytesprogram).
• Den sökandes samtycke till eller förbud mot att lämna ut namn- och adressuppgifter för information om och marknadsföring av utbildning.
• För minderåriga som söker till ungdomsutbildning insamlas förutom basuppgifter om antagningen av sökande även vårdnadshavarnas namn- och kontaktuppgifter samt studieuppgifter från den sökandes läroanstalt inom den grundläggande utbildningen och/eller utbildningen på andra stadiet.
• Vid ansökan till specialiseringsutbildningar insamlas förutom basuppgifter om den sökande även uppgifter om den sökandes yrkesbeteckning, anställnings-/tjänsteförhållande, arbetsgivare och arbetsuppgifter i ansökningsskedet, arbetsort och högsta avlagda examen.
• Uppgifter som den sökande lämnat på eget initiativ, vilka kan innehålla särskilda personuppgifter (s.k. känsliga uppgifter).
• Hälsouppgifter som den studerande uppgett och som behövs för att ordna antagningen av studerande (till exempel individuella arrangemang).
• Utredning av avvikelser i anslutning till antagningen av studerande och följderna av dem.
• Uppgifter som den sökande lämnat om sig själv på eget initiativ i samband med intervjuer som ingår i urvalsprov.

Mer information från Studieinfo.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Personuppgifter samlas in av den registrerade själv.

Dessutom samlar Konstuniversitetet in uppgifter från följande informationskällor:

• Studieinfo (i fråga om utbildningar som leder till examen uppgifter om den sökande samt ansökningsobjektet och utbildningen).
• Vårdnadshavaren (personuppgifter om dem som söker till ungdomsutbildning).
• Urvalsnämnderna (bedömningsinformation om den sökande).
• Studieinformationstjänsten VIRTA.
• Befolkningsdatasystemet (BDS).
• Internationella ansöknings- och examenssystem eller -tjänster (förmedlar dokument om utbildningsbakgrund).
• Nationella och internationella anordnare av språktest.
• Inhemska och utländska högskolor.
• Nätbetalnings- och anmälningstjänster.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Konstuniversitetet kan använda utomstående personuppgiftsbiträden, såsom företag som tillhandahåller systemtjänster, vilka behandlar personuppgifter för Konstuniversitetets räkning på basis av ett uppdragsavtal.

Konstuniversitetet lämnar ut behövliga personuppgifter till följande mottagare:

• Studieinfo.
• Register vid högskolor som tillhör nationella och internationella gemensamma program.
• Undervisnings- och kulturministeriet i KOTA-databasen.
• Utbildningsstyrelsens internationaliseringstjänster.
• Utbildningsstyrelsens studieinformationstjänst VIRTA (uppgifter om utbytesstuderande).
• Paytrail-tjänsten (om anmälan är förknippad med betalningar förmedlas den sökandes adressuppgifter till tjänsten i samband med betalning).
• Vederbörande ministerium och Statistikcentralen för utredningar i anslutning till uppföljningen av utbildningssystemet.
• Folkpensionsanstalten för handläggning av studiestödsärenden, ärenden som gäller skolresestöd och rehabiliteringsärenden (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005).
• Folkpensionsanstalten för utredning av förutsättningarna för erhållande av arbetslöshetsförmån (Lag om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002).
• Migrationsverket för skötseln av verkets uppgifter enligt utlänningslagen (301/2004) eller medborgarskapslagen (359/2003) (615/2020).
• För vetenskaplig forskning.
• För fullgörande av skyldigheterna enligt offentlighetslagen (621/1999).
• Med den sökandes samtycke för marknadsföring av Konstuniversitetets öppna universitet, till förbunden och för övrig marknadsföring.

Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området i samband med antagningen av studerande i andra situationer än de som fastställs ovan.

Personuppgifter kan överföras utanför EU/EES-området i samband med verifiering av riktigheten hos sökandes betyg från länder utanför EU.

Personuppgifter kan också överföras utanför EU/EES-området via enkätprogrammet Surveypal. Surveypal har lagt ut behandlingen av uppgifter på entreprenad till underleverantörer utanför EU/EES-området.

I de fall där vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder i samband med överföringen. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi vidtar sådana skäliga åtgärder som säkerställer att personuppgifter som inte stämmer överens med syftet med behandlingen eller som är föråldrade eller felaktiga inte sparas i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

Lagringstiderna för uppgifterna grundar sig på gällande lagstiftning och Konstuniversitetets informationshanteringsplan.

Uppgifterna i Utbildningsstyrelsens antagningsregister bevaras i fem år efter det att beslut om antagning har fattats. De uppgifter om mottagandet av en studieplats som finns i registret för ansökan till högskolorna ska dock bevaras permanent. (L 884/2017 §).

Uppgifter som behövs för utvärdering och uppföljning av utbildningen eller som av någon annan anledning är värdefulla som källmaterial för forskning lagras dock varaktigt på det sätt som arkivverket särskilt bestämmer. Studentnumret och de identifikationsuppgifter utifrån vilka studentnumret har tilldelats lagras också varaktigt.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

I fråga om uppgifterna i antagningsregistret Studieinfo kan du kontakta Utbildningsstyrelsen.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.