Dataskyddsmeddelande för dem som ansöker om stipendium

Publicerat 3.2.2020 | Updaterad 30.7.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

3. Kontaktpersoner för behandlingen av personuppgifter

Lättnader i läsårsavgifterna: Hanna Björksten.

Bildkonstakademins stipendier: Ulla Tissari, doktorandutbildningen Minna Luomala, stödstiftelsen Marja-Leena Pétas-Arjava.

Teaterhögskolans stipendier: Aapo Juusti, doktorandutbildningen Elina Raitasalo, stödstiftelsen Marja-Leena Pétas-Arjava.

Sibelius-Akademins stipendier: Internationella stipendier Leena Veijonsuo, doktorandutbildningen Hannu Tolvanen och Sirpa Järvelä, stödstiftelsen Marja-Leena Pétas-Arjava.

E-postadresser: förnamn.efternamn@uniarts.fi
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn

Stipendieregistret

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att administrera olika stipendier som delas ut vid Konstuniversitetet och göra det möjligt att ansöka om och bevilja stipendier. Personuppgifter behandlas i samband med beredningen av stipendiebeslut och lättnader i läsårsavgifterna, vid beslutsfattandet, vid förmedling av information om stipendiebesluten, vid sammanställande av statistik samt vid utbetalning av stipendier och vid utlämnande av information om läsårsavgifter till myndigheter (t.ex. skattemyndigheten).

Att uppge personuppgifter är i många processer en nödvändig förutsättning för att ett ärende ska kunna uträttas.

Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Utförande av en uppgift av allmänt intresse.
• Fullgörande av en rättslig förpliktelse (stipendier för studerande som är skyldiga att betala terminsavgift, anmälan till skattemyndigheten).
• Avtalsförhållande eller åtgärder innan ett avtal ingås (ansökan om, beviljande och utbetalning av stipendier till registrerade samt myndighetsanmälningar).
• Berättigat intresse.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

För ansökan om och beviljande av lättnader i läsårsavgiften för dem som är skyldiga att betala läsårsavgift uppger den sökande:

• Studieframgång.
• Eventuella orsaker till fördröjda studier.

I de övriga stipendieansökningarna behandlar vi beroende på ansökan lite olika uppgifter, men vanligtvis efterfrågas följande uppgifter av den sökande:

• Den sökandes namn, födelsedatum eller personbeteckning, nationalitet, kön och nödvändiga kontaktuppgifter.
• Utbildningsprogram.
• Målhögskola och utbytesperiodens längd för utbytesprogram.
• Bankkontouppgifter för utbetalning av stipendium.
• Det sökta stipendiets anknytning till studierna, studieframgång, studieprestationsutdrag.
• Motivering till ansökan, stipendieplan.
• Bedömningsinformation, beslutsinformation.
• Anmälningsuppgifter till skattemyndigheten och LPA (arbetsstipendier).
• Forskning: forskningsplan, motivationsbrev, handledarens utlåtande, inbjudan till ett annat universitet, doktorsexamensbevis.
• Redogörelse för/rapport om hur stipendiet har använts.
• I fråga om stipendier som delas ut till personalen samlas också uppgifter om anställningsförhållandet in (titel).

Dessutom ombeds i allmänhet professorn, direktören för utbildningsprogrammet, direktören för forskningsenheten eller personen som leder forskningen lämna in ett förordnande som fogas till stipendieansökan. Även information om den sökandes eventuella andra stipendier ska uppges.

I fråga om minderåriga som deltar i Sibelius-Akademins ungdomsutbildning samlas också vårdnadshavarnas namn- och kontaktuppgifter samt bankkontaktuppgifter in, om det stipendium som beviljats en deltagare i ungdomsutbildningen betalas via vårdnadshavarna.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Vi får i första hand uppgifterna av den sökande själv.

Dessutom samlar Konstuniversitetet in uppgifter från följande informationskällor:

• Professorn som förordnar ansökan, den ansvariga för utbildningsprogrammet, ledaren för forskningsenheten eller handledaren för forskningen.
• I fråga om minderåriga fås uppgifterna av vårdnadshavarna.
• När universitetets stipendiebeslut fattas kan dessutom uppgifter från studeranderegistret användas.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Konstuniversitetet lämnar ut personuppgifter utanför universitetet eller behandlar dem för andra ändamål än det ursprungliga endast i lagenliga situationer.

Konstuniversitetet lämnar ut personuppgifter till följande mottagare:

• Skatteförvaltningen
• Lönekontoret via vilket stipendierna betalas ut.
• Vid behandlingen av uppgifterna anlitar vi underleverantörer med vilka vi har ingått avtal om behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES-området.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt med tanke på personuppgifternas användningsändamål. Vid lagring av uppgifter följs universitetets informationshanteringsplan.

Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel. (https://tietosuoja.fi/sv/anmalan-till-dataombudsmannen)

12. Vem kan du kontakta?

Du kan ställa frågor och kontakta den kontaktperson som nämns i punkt 2 och som vid behov hänvisar ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 10 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 3.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande. Se till att den information du ger inte innehåller material som kränker någon tredje parts rättigheter eller är skadligt för Konstuniversitetet.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.