Apurahaa hakevien tietosuojailmoitus

Julkaistu 29.1.2020 | Päivitetty 30.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

3 Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Lukuvuosimaksuhuojennukset: Hanna Björksten.

Kuvataideakatemian apurahat: Ulla Tissari, tohtorikoulutus Minna Luomala, tukisäätiö Marja-Leena Pétas-Arjava.

Teatterikorkeakoulun apurahat: Aapo Juusti, tohtorikoulutus Elina Raitasalo, tukisäätiö Marja-Leena Pétas-Arjava.

Sibelius-Akatemian apurahat: KV-apurahat Leena Veijonsuo, tohtorikoulutus Hannu Tolvanen ja Sirpa Järvelä, tukisäätiö Marja-Leena Pétas-Arjava.

Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Apuraharekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida Taideyliopistossa jaettavia erilaisia apurahoja ja mahdollistaa apurahojen hakeminen ja myöntäminen. Henkilötietoja käsitellään apurahapäätöksiä ja lukuvuosimaksuhuojennuksia valmisteltaessa, päätöksiä tehtäessä, apurahapäätöksistä tiedotettaessa, tilastoja laadittaessa sekä apurahoja maksettaessa sekä apurahoista ja lukuvuosimaksuista tiedotettaessa viranomaisille (esim. verottaja).

Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• Yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.
• Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (lukuvuosimaksuvelvollisten apuraha, ilmoittaminen verottajalle).
• Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (rekisteröidyn apurahan hakeminen, myöntäminen, maksatus ja ilmoitusten tekeminen viranomaisille).
• Oikeutettu etu.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Lukuvuosimaksuvelvollisten lukuvuosimaksuhuojennusten hakemista ja myöntämistä varten hakija ilmoittaa:

• Opintomenestys.
• Mahdolliset opintojen viivästymisen syyt.

Muissa apurahahauissa käsittelemme hausta riippuen hieman eri tietoja, mutta tyypillisesti kysytään apurahan hakijalta seuraavia tietoja:

• Hakijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli ja tarpeelliset yhteystiedot.
• Koulutusohjelma.
• Kohdekorkeakoulu ja vaihtoperiodin pituus vaihto-ohjelmissa.
• Pankkitilitiedot apurahan maksatusta varten.
• Haetun apurahan yhteys opintoihin, opintomenestys, opintosuoritusote.
• Hakemuksen perustelut, apurahasuunnitelma.
• Arviointitieto, päätöstieto.
• Ilmoitustiedot verottajalle ja Melaan (työskentelyapurahat).
• Tutkimus: tutkimussuunnitelma, motivaatiokirje, ohjaajan lausunto, kutsukirje toiseen yliopistoon, tohtorintutkintotodistus.
• Selvitys/raportti, miten apuraha on käytetty.
• Henkilökunnalle jaettavien apurahojen osalta kerätään tietoja myös työsuhteesta (nimike).

Lisäksi apurahahakemukseen pyydetään yleisesti professorin, koulutusohjelman johtajan, tutkimusyksikön johtajan tai tutkimusta ohjaavan henkilön puolto ja tietoa hakijan muista mahdollisista apurahoista.

Sibelius-Akatemian nuorisokoulutukseen osallistuvien alaikäisten osalta kerätään myös huoltajien nimi- ja yhteystiedot ja pankkiyhteystiedot, mikäli nuorisokoulutettavalle myönnetty apuraha maksetaan heidän kauttaan.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tiedot ensisijaisesti hakijalta itseltään.

Lisäksi Taideyliopisto kerää tietoja seuraavista tietolähteistä:

• Hakemuksen puoltolausunnon antaa professori, koulutusohjelman vastuuhenkilö, tutkimusyksikön vetäjä tai tutkimuksen ohjaaja.
• Alaikäisten osalta hakijan tiedot saadaan huoltajilta.
• Yliopiston apurahapäätöksiä tehtäessä voidaan käyttää lisäksi opiskelijarekisterin tietoja.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Taideyliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muuhun kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Taideyliopisto luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

• Verohallinnolle.
• Palkkatoimistoon, jonka kautta apurahat maksetaan.
• Käytämme tietojen käsittelyssä apuna alihankkijoita, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja, miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajilta.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. (www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 10 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 3 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.