Dataskyddsmeddelande för behandling av personuppgifter om personer som inte står i arbets- eller studieförhållande till universitetet

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 10.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: PB 1, 00097 Konstuniversitetet
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Personaltjänster, HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 500 806 161

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Personaltjänster, Personalplanerare Milja Nevalainen, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 50 467 0455

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn

Personalregistret

6. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?

I universitetets personalregister införs personer till vilka universitetet betalar ut arvode, stipendium, arbets-/kostnadsersättning eller motsvarande. I registret införs också utomstående personers person- och avtalsuppgifter i fall där universitetet har ingått ett avtal med en utomstående person och personens roll som medlem i universitetssamfundet i detta avtal baseras på något annat än ett anställningsförhållande (t.ex. besökare, emeritus/emerita, praktikant, civiltjänstgörare, artist osv.).

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att ombesörja det ömsesidiga avtalsförhållandet och de lagstadgade skyldigheterna i anslutning till det, såsom betalning av stipendier eller arvoden, eller erbjuda arbetsförutsättningar i enlighet med avtalet samt planera och utveckla verksamheten med beaktande av besökarförhållandena.

Vi behandlar också personuppgifter i beslutsfattandet i kollegiala organ som grundar sig på universitetslagen eller universitetsorganisationen.

Behandlingen av personuppgifter är en förutsättning även för planering och praktiskt genomförande av universitetets grunduppgifter, det vill säga undervisning, forskning och konstnärlig verksamhet samt universitetets ledningsfunktion, och för den interna kommunikationen.

Grunden för behandling av personuppgifter är:

• Verkställande av avtal.
• Berättigat intresse, på grund av avtalsförhållande.
• Behandlingen är nödvändig för att iaktta de lagstadgade skyldigheterna.
• Den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till behandlingen av sina personuppgifter.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med personalregistret behandlar vi följande personuppgifter som behövs för utbetalning av arvode eller ersättning eller för avtalsförhållandet mellan den registrerade och universitetet:

• Basuppgifter såsom namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, personnummer, lärdomsgrad, nationalitet.
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter, bankförbindelse (om det behövs för betalning av arvode, stipendium eller ersättning), den registrerades fotografi och andra kontaktuppgifter såsom hemsida eller motsvarande.
• Avtalsuppgifter såsom start- och slutdatum, uppgiftsbeteckning, huvudsakliga uppgifter, tilldelade hjälpmedel, service och lokaler, uppgifter om eventuell universitetsersättning och andra eventuella kostnader och hanteringen av dem, avtal om upphovsrätt.
• Grunderna för hur arvodet eller ersättningen bestäms och betalas, såsom grunderna för och storleken på arvodet, stipendiet eller ersättningen.
• Arbetsresultat som den registrerade rapporterat* såsom uppgifter om konstnärlig verksamhet, publikationer, besök, undervisningsmeriter samt expertuppgifter och projekt.
• Den undervisning som den registrerade ger på det sätt som beskrivs i informationssystemet för undervisningen samt eventuell respons som getts om undervisningen.
• Uppgifter om den registrerades resor, om universitetet ersätter den registrerades resekostnader (helt eller delvis).
• Registrerade som arbetar i exponerande uppgifter, till exempel registrerade som arbetar med uppgifter som överskrider exponeringsgränserna för hörselskydd eller registrerade som anmält symtom på grund av inomhusluften på arbetsplatsen.
• En kopia av passet för utländska personer till vilka arvode betalas (på grund av sanktionskontroll).
• Dessutom behandlas dina personuppgifter vid universitetet även för vissa andra ändamål och du hittar dataskyddsmeddelanden angående dessa på dataskyddshemsidan.

Lämnande av de personuppgifter som nämns ovan och har markerats med asterisk (*) är en förutsättning för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter i avtalsförhållandet.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Vi får i första hand uppgifter av den registrerade själv.
Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande även från följande uppgiftskällor:

• Offentligt tillgängliga källor och myndigheter.
• Utifrån uppgifter som erhållits från andra tredje parter, inom de gränser som den tillämpade lagstiftningen tillåter.

Uppdateringen av uppgifterna sker manuellt eller med automatiska medel.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar ut personuppgifter på det sätt som tillåts och förpliktas i gällande lagstiftning till aktörer som har lagstadgad eller avtalsbaserad rätt att få uppgifter ur registret, såsom skattemyndigheten, Folkpensionsanstalten, pensions- och olycksfallsförsäkringsbolaget samt arbetskrafts- och utsökningsmyndigheterna. Vi kan också lämna ut uppgifter för andra ändamål i enlighet med finsk lag.

En enskild persons uppgifter är också tillgängliga för dem som ansvarar för det avtal som ingåtts med personen och för deras chefer enligt Konstuniversitetets organisationshierarki.

I behandlingen av personuppgifter använder vi oss av underleverantörer som agerar för vår räkning i fråga om bl.a. följande tjänster:

• Ekonomiförvaltning och löneräkning.
• Juridiska tjänster.
• Telefonväxel.

Uppgifter används också enligt överenskommelse med dig:

• I universitetets telefonväxel (uppgifter i telefonkatalogen) samt i universitetets personkatalog som publicerats på webben och på intranätet.
• I en expertdatabas som publicerats på webbplatsen och som också fungerar som ett informationsinsamlingssystem för vetenskaplig och konstnärlig verksamhet.
• Person- och avtalsuppgifter lämnas till avtalsresebyrån CWT Finland AB för att ordna eventuella resor som universitetet ersätter.

Dessutom lämnar vi ut uppgifter till följande instanser:

• Beviljare av kompletterande finansiering: för den rapportering som finansiären förutsätter.
• Statistikcentralen, Finlands Näringsliv EK, de uppgifter som undervisnings- och kulturministeriet förutsätter för rapportering av personalantal och årsverken och för lönejämförelser.

Vi har tillsammans med våra underleverantörer sörjt för ditt dataskydd genom att upprätta behandlingsavtal för behandlingen av personuppgifter.

I de fall där vi överför personuppgifter utanför EU/EES har vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder i samband med överföringen. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Dina uppgifter behandlas endast av de anställda vid Konstuniversitetet eller av personer som handlar på uppdrag och för Konstuniversitetets räkning och som har rätt att behandla personuppgifter.

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vid behandlingen av personuppgifter använder vi underleverantörer med vilka vi har ingått avtal om behandling av personuppgifter.

Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen av personuppgifter med beaktande av de lagringstider som fastställs i lagen, såsom arbetsavtalslagen, bokföringslagen, lagen om förskottsuppbörd eller arkivlagen. Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

De registrerade har följande rättigheter:

• Rätt att får tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter.
• Rätt att få felaktiga eller inexakta personuppgifter rättade.
• Rätt att radera uppgifter.
  • Tillämpas inte om behandlingsgrunden är en lagstadgad uppgift eller en uppgift av allmänt intresse.
• Rätt att begränsa behandlingen.
• Rätt att motsätta sig behandlingen, dvs. begära att uppgifterna inte behandlas.
• Rätt att få uppgifter överförda från ett system till ett annat.
  • Tillämpas när behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
• Rätt att återkalla sitt samtycke.
  • Tillämpas när behandlingen enbart grundar sig på samtycke.
  • Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten i behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.
• Rätt att få information om en personuppgiftsincident som medför hög risk.
• Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor och kontakt som berör i denna dataskyddsbeskrivning beskrivna behandling av personuppgifter kan ställas till den i punkt 3 nämnda kontaktpersonen, som vid behov överför ärendet till dataskyddsombudet. Om du anser att dina rättigheter som nämns i punkt 11 inte uppfylls kan du kontakta universitetets dataskyddsombud som nämns i punkt 4.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.