Muussa kuin työ- tai opiskelusuhteessa yliopistoon olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn tietosuojailmoitus

Julkaistu 3.2.2020 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Henkilöstöpalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 500 806 161

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Henkilöstöpalvelut, Henkilöstösuunnittelija Milja Nevalainen, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 467 0455

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Henkilöstörekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Yliopiston henkilöstörekisteriin viedään henkilöt, jotka saavat yliopiston maksaman palkkion, apurahan, työ-/kulukorvauksen tai vastaavan. Rekisteriin viedään myös yliopiston ulkopuolisten henkilöiden henkilö- ja sopimustietoja siinä tapauksessa, että yliopisto on tehnyt henkilön kanssa sopimuksen, jossa määritellään henkilön muu kuin työsuhteeseen perustuva rooli yliopistoyhteisön jäsenenä (kuten esimerkiksi vierailija, emeritus-/emerita, harjoittelija, siviilipalvelusta suorittava, esiintyjä jne.).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on keskinäisen sopimussuhteen ja niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden kuten apuraha- tai palkkionmaksun hoitaminen tai työskentelyedellytysten tarjoaminen sopimuksen mukaisesti sekä toiminnan suunnittelu ja kehittäminen vierailijasuhteet huomioon ottaen. Käsittelemme henkilötietoja myös yliopistolakiin tai yliopiston organisaatioon perustuvien monijäsenisten toimielinten päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä myös yliopiston perustehtävien eli opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan sekä yliopiston palveluiden ja johtamisen suunnittelulle ja käytännön järjestämiselle sekä sisäiselle viestinnälle.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Sopimuksen täytäntöönpano.
• Oikeutettu etu, sopimussuhteen vuoksi.
• Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidennoudattamiseksi.
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilöstörekisterin yhteydessä seuraavia palkkion tai korvauksen maksamisen tai rekisteröidyn ja yliopiston välisen sopimussuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

• Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, henkilönumero, oppiarvo, kansalaisuus.
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, pankkiyhteys (jos tarpeen palkkion, apurahan tai korvauksen maksamiseksi), rekisteröidyn valokuva ja muut yhteystiedot kuten kotisivu tai vastaava.
• Sopimustiedot, kuten aloitus- ja päättymispäivä, tehtävänimike, pääasialliset tehtävät, käyttöön annetut tarvikkeet, palvelut ja tilat, tiedot mahdollisesta yliopistokorvauksesta ja muista mahdollisista kustannuksista ja niiden käsittelystä, sopimukset tekijänoikeuksista.
• Palkkion tai korvauksen määräytymisen ja maksun perusteet, kuten palkkion, apurahan tai korvauksen perusteet ja suuruus.
• Rekisteröidyn raportoimat työn tulokset* kuten tiedot taiteellisesta toiminnasta, julkaisuista, vierailuista, opetusansioista sekä asiantuntijatehtävistä ja projekteista.
• Rekisteröidyn antama opetus siten kuin se opetuksen tietojärjestelmässä on kuvattu sekä opetuksesta mahdollisesti annettu palaute.
• Rekisteröidyn matkoja koskevat tiedot, mikäli yliopisto korvaa rekisteröidyn matkasta aiheutuvat kulut (kokonaan tai osittain).
• Altisteisissa tehtävissä työskentelevät rekisteröidyt, kuten esimerkiksi kuulonsuojelun altistusrajat ylittävissä tehtävissä työskentelevät tai työpaikan sisäilmasta oireilmoituksen tehneet rekisteröidyt.
• Ulkomaalaisen palkkionsaajan osalta passikopio (pakotetarkastusten takia).
• Lisäksi henkilötietojasi käsitellään yliopistossa myös tietyissä muissa tarkoituksissa ja löydät näitä koskevat tietosuojailmoitukset Taideyliopiston tietosuojasivulta.

Edellä lueteltujen ja tähdellä merkittyjen (*) henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa sopimussuhteessa meille kuuluvat velvoitteet.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös seuraavista tietolähteistä:

• Julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.
• Muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Yksittäisen henkilön tiedot ovat myös henkilön kanssa tehdystä sopimuksesta vastaavien henkilöiden ja heidän esimiestensä käytettävissä Taideyliopiston organisaatiohierarkian mukaan.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita mm. seuraavien palveluiden osalta:

• Taloushallinto ja palkanlaskenta.
• Lakipalvelut.
• Puhelinvaihde.

Tietoja käytetään kanssasi sovitun mukaisesti myös:

• Yliopiston puhelinvaihteessa (puhelinluettelotiedot) sekä yliopiston internet ja intranetsivuilla julkaistussa henkilöhakemistossa.
• Internet-sivuilla julkaistussa asiantuntijatietokannassa, joka toimii myös tieteellisen ja taiteellisen toiminnan tiedonkeruujärjestelmänä.
• Henkilö- ja sopimussuhdetiedot mahdollisten yliopiston korvaamien matkojen järjestämiseksi sopimusmatkatoimisto CWT Finland OY:lle.

Lisäksi luovutamme tietoja seuraaville tahoille:

• Täydentävän rahoituksen myöntäjät: rahoittajan edellyttämää raportointia varten.
• Tilastokeskus, EK, opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämät tiedot henkilöstölukumäärä- ja henkilötyövuosiraportointia ja palkkavertailuja varten.

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, joiden kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito-, ennakkoperintä- tai arkistolaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen. peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.