Dataskyddsmeddelande för arbetssökande

Publicerat 4.2.2020 | Updaterad 10.8.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Konstuniversitetet
Postadress: Konstuniversitetet, Aspnäsgatan 6, 00530 Helsingfors
Telefon: +358 294 47 2000 (växel)

2. Part och person som ansvarar för behandlingen av personuppgifter

Personal- och utvecklingstjänster, HR- och servicedirektör Riikka Mäki-Ontto, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

3. Kontaktperson för behandlingen av personuppgifter

Personaltjänster, personalplanerare Anne Kilpeläinen, fornamn.efternamn@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (växel)

4. Dataskyddsombud

Kontaktuppgifter till Konstuniversitetets dataskyddsombud hittar du på dataskyddshemsidan.

5. Registrets namn och en kort beskrivning av registret

Registret över arbetssökande

I detta dataskyddsmeddelande riktat till den sökande beskrivs vår dataskyddspraxis som gäller insamling och behandling av den sökandes (”du” och ”din/dina”) personuppgifter i Konstuniversitetets rekryteringsprocesser.

6. Rättslig grund för och syfte med behandlingen av personuppgifter

Konstuniversitetets rätt att behandla personuppgifter grundar sig på:

• Tillgodoseendet av Konstuniversitetets berättigade intressen vid tillsättandet av lediga arbetsplatser.
• Konstuniversitetets berättigade intressen grundar sig på ett lämpligt förhållande mellan Konstuniversitetet och den registrerade, som uppstår när den registrerade lämnar in en öppen eller riktad arbetsansökan till Konstuniversitetet. Det är nödvändigt att behandla den arbetssökandes personuppgifter för att handlägga arbetsansökningar och genomföra rekryteringen.
• Den arbetssökandes/tredje parters samtycke.
• Konstuniversitetets tvingande lagstadgade skyldigheter eller rättigheter inom arbetsrätten.

Det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter är att tillsätta lediga arbetsplatser i riktade ansökningar, i processen för avancemang i karriärsystemet, skapa en resursbank (öppna ansökningar) och administrera rekryteringsprocesserna.

Att uppge personuppgifter är i många processer en nödvändig förutsättning för att ett ärende ska kunna uträttas.

Vi kan också behandla uppgifter om arbetssökande för följande ändamål:

• Rapportering och statistikföring.
• Tryggande av den arbetssökandes och Konstuniversitetets rättigheter samt säkerställande av att de lagar som tillämpas vid rekryteringen följs.

Uppgifter om arbetssökande används inte för direktmarknadsföring eller för andra ändamål än de som nämns i detta meddelande.

I behandlingen av personuppgifter utnyttjar vi inte det automatiska beslutsfattandet eller den profilering som avses i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vi samlar alltid uteslutande in uppgifter som är nödvändiga för rekryteringen i fråga.

Vissa begärda uppgifter kan vara nödvändiga för att din ansökan ska kunna behandlas och bedömas, och utan dessa uppgifter kan vår möjlighet att överväga att välja dig vara begränsad. De uppgifter som samlas in anges ansökningsspecifikt i platsannonsen och/eller har specificerats i det elektroniska rekryteringssystemet.

Vi behandlar bl.a. följande uppgifter:

• Basuppgifter såsom namn, födelsedatum, modersmål, medborgarskap och andra uppgifter som den registrerade själv eventuellt uppgett.
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter eller andra uppgifter som den registrerade själv eventuellt uppgett.
• Uppgifter som påvisar yrkeskompetens, t.ex. uppgifter om studier och annan utbildning, uppgifter om arbetshistoria, vetenskapliga, konstnärliga, undervisningsrelaterade och andra meriter och kunskaper som är centrala för den sökta tjänsten, språkkunskaper och annan specialkompetens.
• Andra uppgifter i anslutning till ansökan, t.ex. CV, fotografi, beskrivning av personliga egenskaper, olika betyg och bedömningar eller kompetensprov (inspelning av samtal eller sång) med vilka den sökande vill påvisa sina meriter och sin lämplighet för den uppgift som ansökan gäller.

Dessutom behandlar vi följande uppgifter:

• Uppgifter som hänför sig till den sökta arbetsuppgiften, såsom uppgifter om den arbetsuppgift som söks inklusive uppgifter om anställningsförhållandets form och karaktär samt uppgifter om den ansvariga person som utsetts i jobbsökningsprocessen.
• Uppgifter om hur rekryteringsprocessen framskrider, såsom uppgifter om kommande fortsatta intervjuer eller avbrott i rekryteringsprocessen.
• Bedömningsutlåtanden (såsom förslag från arbetsgrupper som förbereder rekryteringen eller bedömningar av sökande som gjorts i rekryteringsprocessen, såsom bedömning av vetenskapliga, konstnärliga eller undervisningsmässiga meriter samt utlåtanden från eventuella organ eller motsvarande om sökandenas meriter eller lämplighet för uppgiften.
• Lämplighetsbedömning: En eventuell psykologisk lämplighetsbedömning som med ditt samtycke genomförs av en avtalspartner till Konstuniversitetet som använder tillförlitliga testmetoder.
• Kontroll av kreditupplysningar: Om det är fråga om en arbetsuppgift som kräver kontroll av den valda personens kreditupplysningar, informerar vi om detta redan i platsannonsen.
• Kontroll av straffregisterutdrag för den som väljs till uppdraget / uppgifter som lärare inom Sibelius-Akademins ungdomsutbildning. Vi informerar om kontroll av straffregisterutdrag i platsannonsen. Lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002) förpliktar Konstuniversitetet att be arbetstagare som arbetar med personer under 18 år (anställningsförhållande över 3 månader) om ett straffregisterutdrag. Innan en person kan väljas till ett sådant uppdrag ska hen visa upp ett straffregisterutdrag innan arbetsavtalet upprättas.

Känsliga personliga uppgifter: Konstuniversitetet varken begär eller samlar in känsliga personuppgifter i samband med rekrytering. Om du ändå uppger sådana uppgifter är de inte synliga i rekryteringsprocessen.

Känsliga personuppgifter omfattar till exempel uppgifter om ras eller etniskt ursprung, fysisk eller psykisk kondition, politiska åsikter eller religiös övertygelse, sexuell läggning, medlemskap i fackförening eller genetisk information.

8. Varifrån får vi uppgifter?

Konstuniversitetet använder det elektroniska rekryteringssystemet Varbi, i vilket du själv lämnar och sparar dina uppgifter genom att registrera dig. I det elektroniska rekryteringssystemet säkerställer vi specifikt för varje rekrytering det samtycke som behövs för behandlingen av dina uppgifter. Personuppgifter som du lämnat på basis av samtycke kan behandlas av Konstuniversitetets interna bedömare som deltar i rekryteringen och vid behov kan personuppgifter, om rekryteringen förutsätter det, överföras elektroniskt och behandlas av utomstående experter inom eller utanför Europeiska unionen.

Uppgifter samlas också in från dig bl.a. under arbetsintervjun och undervisningsprovet. Med ditt samtycke kan uppgifter samlas in t.ex. från tidigare/nuvarande arbetsgivare och referenspersoner. Resultatet av den psykologiska lämplighetsbedömningen som genomförs med ditt samtycke får vi av respektive utsedda serviceproducent. Uppgifter som gäller kontroll av kreditupplysningar får vi med ditt samtycke från kreditupplysningsregistret.

Uppgifter från andra källor som innehas av tredje parter:

Du kan ge oss tillgång till vissa personliga uppgifter som lagras av tredje parter, såsom webbplatser i sociala medier (till exempel LinkedIn). När du ger Konstuniversitetet tillstånd att få tillgång till dessa uppgifter samtycker du till att Konstuniversitetet kan samla in, spara och använda dessa uppgifter i enlighet med detta meddelande.

9. Till vem lämnar vi ut och överför uppgifter, och överför vi uppgifter utanför EU eller EES?

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter ur registret till utomstående aktörer.

Vi kan lämna ut uppgifter till tredje part i följande situationer:

• Lagbaserad statistikföring och rapportering till Statistikcentralen och undervisnings- och kulturministeriet.
• Efterlevnad av lagar eller krav från en behörig brottsbekämpande myndighet, en statlig myndighet, en domstol eller en tredje part för att uppfylla rättsliga krav eller för att utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.
• Begäran om information i samband med rekrytering. Vår verksamhet vid Konstuniversitetet styrs av tillämpningen av offentlighetslagen (621/1999). Som en följd av tillämpningen av offentlighetslagen kan universitetet vara skyldigt att lämna ut uppgifter som innehåller personuppgifter till utomstående.
• Utomstående serviceproducent (lämplighetsbedömning).

I regel behandlar vi dina personuppgifter endast inom EU eller EES. Vid vissa rekryteringar behandlas personuppgifter för Konstuniversitetets räkning av utomstående experter som kan verka utanför EU/EES-området (i ett s.k. tredje land). Universitetet säkerställer att utomstående experter som behandlar personuppgifter förbinder sig att följa universitetets dataskydds- och informationssäkerhetsanvisningar.

Om dina personuppgifter överförs utanför EU/EES-området kan detta ske endast i de situationer och under de förutsättningar som EU:s dataskyddsförordning möjliggör. Vi använder EU:s standardavtalsklausuler.

10. Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Konstuniversitetet har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs och kräver också att tjänsteleverantörerna som universitetet anlitar vidtar dessa åtgärder.

Vid behandlingen av personuppgifter använder vi underleverantörer med vilka vi har ingått avtal om behandling av personuppgifter.

I samband med riktade ansökningar sparar vi ansökningshandlingar och andra uppgifter som den arbetssökande lämnat in i 3 år (36 månader) efter att ansökan lämnats in, varefter uppgifterna automatiskt raderas från det elektroniska rekryteringssystemet. Material i anslutning till annan rekrytering förvaras i regel i 36 månader efter beslutet om val av person, med undantag av material som är viktigt för forskningen och som förvaras varaktigt i enlighet med Informationshanteringsplanen.

Vi bedömer regelbundet behovet av att bevara uppgifterna med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter som är oförenliga, föråldrade eller felaktiga i förhållande till ändamålen med behandlingen av de registrerade inte lagras i registret. Vi korrigerar eller raderar sådana uppgifter utan dröjsmål.

11. Vilka rättigheter har du som registrerad?

Du har rätt att:

• Få tillgång till dina uppgifter som arbetssökande.
• Kontrollera riktigheten hos de uppgifter som sparats om dig som arbetssökande i systemet.
• Begära att bristfälliga, felaktiga och föråldrade uppgifter om dig som arbetssökande redigeras eller raderas.
  • Du kan när som helst under ansökningstiden själv kontrollera, uppdatera eller radera dina uppgifter i det elektroniska rekryteringssystemet. Vid riktad ansökan raderas ansökningshandlingarna om ansökan återtas, och en anteckning om återtagande av ansökan blir kvar i systemet.
  • Du kan inte själv uppdatera uppgifter som registrerats vid en riktad ansökan efter att ansökningstiden har gått ut. Begäran om rättelse av uppgifter ska riktas till den person vid Konstuniversitetet som fungerar som hr-kontaktperson för rekryteringen i fråga.
• På vissa villkor bli bortglömd: Du kan lämna en begäran till oss om att radera de uppgifter som gäller dig ur våra system. Om det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen av personuppgifterna raderar vi uppgifterna.
• På vissa villkor begränsa behandlingen av dina uppgifter som arbetssökande (till exempel om du tror att personuppgifter om dig som vi förfogar över är felaktiga eller vi förfogar över uppgifterna på ett olagligt sätt).
• Få de uppgifter om dig som arbetssökande som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Du har rätt att återkalla ditt samtycke till att dina uppgifter som arbetssökande behandlas och överförs:
  • Observera att genomförandet av rekryteringsprocessen förutsätter lämnande av de nödvändiga uppgifter som begärs samt samtycke till behandling och överföring av uppgifter. Om ovan nämnda uppgifter inte lämnas/samtycket återkallas kan det leda till att våra möjligheter att överväga dig som den person som väljs till uppgiften begränsas.
  • Om du återtar din ansökan före beslutet om val av person till uppgiften har fattats för rekryteringen i fråga, raderas dina uppgifter från det elektroniska rekryteringssystemet.
  • Återkallande av samtycke påverkar inte behandlingens laglighet till den del dina uppgifter behandlades innan du återkallade ditt samtycke.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har hen dessutom rätt att anföra besvär särskilt hos tillsynsmyndigheten på den ort där hen stadigvarande bor eller arbetar. Den registrerade har dessutom rätt att använda administrativa rättsmedel och andra rättsmedel.

12. Vem kan du kontakta?

Frågor som gäller användningen av det elektroniska rekryteringssystemet samt andra frågor som gäller rekryteringen: Den HR-kontaktperson som utsetts i platsannonsen för den specifika rekryteringen.

Dataskyddsmeddelande: Om du har frågor som gäller detta dataskyddsmeddelande kan du kontakta oss per e-post på adressen tietosuoja@uniarts.fi. Vänligen hänvisa till detta dataskyddsmeddelande riktat till arbetssökande i ditt meddelande.

13. Ditt ansvar

Du ansvarar för den information som du lämnar eller gör tillgänglig för Konstuniversitetet. Du ska säkerställa att uppgifterna är sanningsenliga och exakta och inte på något sätt vilseledande.

14. Ändringar i meddelandet

När meddelandet uppdateras antecknas datumet för den senaste uppdateringen i början av meddelandet. Om vi gör innehållsmässiga ändringar kan vi vidta lämpliga åtgärder för att informera dig på ett sätt som är konsekvent i förhållande till ändringarnas betydelse.