Taideyliopiston ohjelmapalvelu Primon asiakkaita ja muusikkoja koskeva tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 14.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Primo Sibelius-Akatemian ohjelmapalvelu, tuotantopäällikkö Miisa Järvi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4334

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Tuottaja Anne Toppila
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 526 1970

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Rukkis / ohjelmapalvelu Primon asiakas- ja muusikkorekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Primo ohjelmapalvelu toimii asiakkaiden (yritykset ja yhteisöt) kanssa, joiden erilaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin tuotetaan musiikkiohjelmaa. Ohjelmapalvelu käsittelee asiakkaidensa henkilötietojen lisäksi myös niiden muusikoiden henkilötietoja, joita ohjelmapalvelu välittää esiintymään asiakkaiden tilaisuuksiin.

Yritysten ja niiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja esiintyjätietojen käsittelyn tarkoituksena on esiintyjien välittäminen ohjelmapalvelun kautta asiakkaiden tilaisuuksiin, esiintymissopimusten valmistelu ja toimeenpano:

  • asiakkaan tekemän tarjouspyynnön käsittely, ohjelmatarjouksen tekeminen asiakkaalle
  • yhteydenotot tilaisuuden esiintyjiin
  • ohjelmasopimuksen tekeminen asiakkaan kanssa
  • esiintymissopimukset esiintyjien kanssa
  • asiakkaan laskuttaminen
  • esiintyjien palkkioiden maksaminen

Säilytämme asiakkaiden yhteystiedot myös tilaisuuden jälkeen voidaksemme palvella heitä paremmin. Näemme asiakkaan tiedoista esim. mitä ohjelmaa heille on edellisillä kerroilla tuotettu, jolloin voimme tarjota uusia vaihtoehtoja. Näemme myös minkä tyyppisestä ohjelmasta he yleensä pitävät.

Muusioiden ja kokoonpanojen yhteystietoja säilytetään, jotta heihin saadaan yhteys esiintymistilaisuuksiin liittyvissä asioissa.

Lähetämme  asiakkaillemme uutiskirjeitä sekä kanta-asiakkaillemme kutsuja erilaisiin tilaisuuksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sekä asiakkaiden että muusikkojen henkilötietojen osalta sopimusten toimeenpano ja asiakkuuksien hoitamiseen liittyvä oikeutettu etu.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakas- ja muusikkorekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Asiakkaan yhteyshenkilön tiedot /yrityksen / yhteisön nimi, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
  • Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot / tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista
  • Esiintyjän perustiedot /kokoonpano tai yhtye / yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
  • Palkkionmaksuun liittyvät henkilötiedot: kuvattu osana Taideyliopiston ilmoitusta muussa kuin työ- ja opiskelusuhteessa yliopistoon olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelystä

Listattujen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteen ja/tai asiakassuhteen sekä esiintyjäsopimuksen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tiedot suoraan asiakkailta ja muusikoilta. Asiakkaat antava tiedot ottaessaan yhteyttä Ohjelmapalvelu Primoon. Muusikot antavat omat tietonsa tarjotessaan palvelujaan.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Käytämme palvelussamme alihankkijoita, joiden kanssa olemme tehneet henkilötiedon käsittelysopimukset. Emme luovuta tai siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Sekä asiakkaat että esiintyjät voivat pyytää tietojensa poistamista rekisteristämme. Käymme vuosittain läpi asiakas- ja esiintyjätietoja ja poistamme vanhentuneet tiedot (tietoja ei ole hyödynnetty kolmeen vuoteen).

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat tietojärjestelmiin kirjatut tiedot tarkastettavakseen, ellei rekisteröidyllä ole pääsyä järjestelmään. Yliopisto toimittaa rekisteröidylle hänen pyytämänsä tiedot siltä osin kuin yliopistolla on niihin pääsy.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.