Taju-julkaisuarkiston tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 5.2.2021

1. Rekisterinpitäjä

Julkaisuarkiston sisällöllinen ylläpito:

Taideyliopiston kirjasto

Taideyliopisto
PL 1
00097 TAIDEYLIOPISTO
Puhelin: 0294 47 2000

Julkaisuarkiston tekninen ylläpito:

Kansalliskirjasto

Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Puhelin: 09 1911

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kirjastonjohtaja Tommi Harju
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 40 701 4243

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietoasiantuntija Erkki Nurmi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 40 7104 222

4. Tietosuojavastaava

Asiantuntija Antti Orava
Sähköposti: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 47 3568

5. Rekisterin nimi

Taju, sähköinen julkaisuarkisto

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Taju-julkaisuarkistossa julkaistaan yliopiston avoimia julkaisuja, kirjaston digitoituja aineistoja, opinnäytteiden metatietoja sekä arkistoidaan yliopiston opinnäytteitä sähköisesti. Julkaisuarkiston tarkoituksena on levittää julkaisuja internetin välityksellä niin, että ne ovat avoimesti saatavana. Osa tekijänoikeuksien alaisista aineistoista on käytettävissä vain Taideyliopiston käyttäjätunnuksilla ja osa vain kirjaston Taju-päätteillä.

Taideyliopisto toimii Tajuun syötettyjen, omien aineistojensa osalta rekisterinpitäjänä. Julkaisuarkiston teknisestä ylläpidosta huolehtii Kansalliskirjasto, joka toimii myös asiakasorganisaatioidensa tarjoamien palveluiden osalta henkilötietojen käsittelijänä.

Julkaisutietojen lisäksi julkaisuarkisto sisältää myös tietoja rekisteröityneistä käyttäjistä. Rekisteröityminen on tarkoitettu palvelua hallinnoiville henkilöille ja aineiston syöttäjille.

Itse julkaisuarkiston käyttö ei edellytä rekisteröitymistä. Osa aineistosta edellyttää kirjautumista Taideyliopiston tunnuksilla. Palvelun käytöstä kerätään lokitietoja.

Haka-kirjautuneen käyttäjän virheellisten henkilötietojen korjaukset tulee osoittaa kyseisen käyttäjän organisaation käyttäjähallintaan. Taju-arkistossa Haka-kirjautuminen on sallittu ainoastaan Taideyliopiston käyttäjille ja siten Haka-kirjautuneiden käyttäjien tiedoista vastaa Taideyliopiston käyttäjähallinta.

Käsittelyperusteet:

  • Sopimus
  • Lakisääteinen velvoite

Arkistolaitos on määrännyt arkistolain (831/1994) 8 ja 11 §:n nojalla pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa yliopistojen (558/2009) sekä Maanpuolustuskorkeakoulun (402/1974 sekä 668/1992) ylempään korkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat opinnäytetyöt sekä lisensiaatintutkielmat ja väitöskirjat.

7. Rekisterin tietosisältö

Julkaisujen metatiedot ja kokotekstit, kirjautuneen käyttäjän tiedot.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilön itse antaman tiedot
  • Lomakkeella annettavat tiedot julkaisusta
  • Itse julkaisusta kerätyt julkaisun bibliografiset tiedot

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella:

☐ Ei

☒ Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä:

Avoimet julkaisut ovat avoimesti luettavissa www-selaimella. Julkaisujen metatiedot ovat vapaasti haravoitavissa OAI-PMH –rajapinnan kautta kansallisiin ja kansainvälisiin palveluihin.

Opinnäytteiden tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Opinnäytteet ovat julkisia asiakirjoja.

Taju-julkaisuarkisto on Kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu. Kansalliskirjasto toimii henkilötietojen käsittelijänä.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

☐ Ei

☒ Kyllä

Julkaisutiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella myös EU- ja ETA –maiden ulkopuolella.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

Taju on Kansalliskirjaston ylläpitämä DSpace-pohjainen avoin julkaisuarkisto. Kansalliskirjasto vastaa julkaisuarkiston ylläpidosta ja varmuuskopioinnista. Julkaisuarkistoa kehitetään yhteistyössä Taideyliopiston kirjaston ja Kansalliskirjaston kanssa. Avoimessa julkaisuarkistossa julkaisujen metatiedot ja itse julkaisut ovat kaikkien avoimesti käytettävissä verkon kautta. Osa tiedostoista on rajoitettu käytettäväksi vain Taideyliopiston kirjaston päätteillä, ja osa vain Taideyliopiston tunnuksilla kirjautuneille.

Tietojen tallentamiseen ja ylläpitoon tarvitaan kirjautuminen, jonka salaus on hoidettu SSL-salauksella ja kirjautumistietojen välittämiseen käytetään Shibbolethia.

Tietojen tallentaminen on sallittua kirjaston henkilökunnalle. Tallentamiseen tarvitaan Taideyliopiston käyttäjätunnus. Myös järjestelmän ylläpitäjillä Kansalliskirjastossa on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmän ylläpitoa varten.

12. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Julkaisujen tiedot pysyvät järjestelmässä yhtä kauan kuin julkaisut ovat avoimesti saatavilla. Opinnäytteiden metatiedot ja tiedostot säilytetään pysyvästi.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.