Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun tapahtuma-ilmoittautumisen asiakasrekisterin tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu, tekninen päällikkö Jyri Pulkkinen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 5722 058

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu, tuottaja Aapo Juusti
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 400 792 099

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Tapahtumien asiakasrekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun taiteellinen toiminta tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuksia oppia taiteilijana toimimista osana yliopiston opintoja. Opiskelijaryhmät toteuttavat osana opintojaan ja taiteellista toimintaansa tapahtumia, jotka ovat avoinna yleisölle.

Tapahtumiin tulevilta edellytetään osallistumisilmoitusta ja muilta kuin Taideyliopiston opiskelijoilta ja henkilökunnalta sekä eräiltä muilta erityisryhmiltä peritään osallistumismaksu. Näitä tarkoituksia varten ylläpidetään tapahtumien asiakasrekisteriä. Sen avulla varmistetaan, että kuhunkin tapahtumaan osallistuu katsojia vain sen verran kuin tilassa on kapasiteettia. Osallistumismaksut maksetaan myyntipalvelussa, ja tiedot tallennetaan Yliopiston tapahtumien asiakasrekisteriin.

Asiakasrekisterissä on kuhunkin tapahtumaan tulossa olevien henkilöiden lista ja tieto siitä, minkä hintakategorian lippu on hankittu. Tapahtumaan tullessaan lipun ostaneet ilmoittautuvat ja todistavat tarvittaessa olevansa oikeutettuja hankkimaansa alennus- tai ilmaislippuun.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella seuraaviin tarkoituksiin: osallistujamäärien tilastointi, osallistumismaksun hintakategorian käsitteleminen sekä tapahtumasta viestiminen. Tapahtumiin ei voi ilmoittautua eikä ostaa osallistumisoikeutta ilman henkilötietojen luovuttamista.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia tapahtumaan ilmoittautuvan henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot: nimi*
  • rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero*
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot: tieto siitä, mihin lipun hintakategoriaan on oikeutettu (perushinnan maksavat / opiskelijat / eläkeläiset / teatteri- ja tanssialan ammattilaiset /  TaiYn, Aalto ARTSin ja Tampereen yliopiston Nätyn opiskelijat tai henkilökunnan jäsenet / kausikutsun saaneet, kutsuvieraat)

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen  antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja tapahtumien asiakasrekisteriin henkilötiedot ilmoittavalta henkilöltä.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet tapahtumarekisterin IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Tuntipalkkaisilla, tapahtumailmoittautumisia ja -maksuja vastaanottavilla, henkilöillä sekä vakinaiseen henkilökuntaan kuuluvilla järjestelmän käyttöön oikeutetuilla käyttäjillä on järjestelmään käyttäjätunnus ja salasana. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Asiakasrekisterissä on kuhunkin tapahtumaan osallistuviksi ilmoittautuneiden ja osallistumismaksunsa maksaneiden henkilöiden tiedot. Tiedot poistetaan asiakasrekisteristä kahden vuoden kuluttua.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.