Tutkimustietojärjestelmä SoleCRISin tietosuojailmoitus

Julkaistu 19.8.2021 | Päivitetty 20.12.2021

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kehittämispalveluiden päällikkö Markus Torkkeli (Kehittämispalvelut)

Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 40 5005503

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Suunnittelupäällikkö Helena Haimi (Kehittämispalvelut)

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin +358 40 7104293

3. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

4. Rekisterin nimi

Tutkimustietojärjestelmä SoleCRIS

Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Taideyliopiston henkilökunnan tai muutoin yliopistoon affilioituneiden tutkijoiden (apurahatutkijat) sekä jatko-opiskelijoiden tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta. Toiminta sisältää julkaisut, taiteellisen toiminnan tulokset, asiantuntijatehtävät, opetusansiot ja kansainväliset vierailut.

Tutkimustoiminnan ja taiteellisen toiminnan tiedot ovat julkisia pois lukien erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot. Tutkimustietojen avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan ja Yliopistolain (558/2009) 51§ mukaisesti toimittaa opetusministeriölle sen määräämät tutkimukseen liittyvät tiedot.

5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen:

Yliopiston tulee toimittaa opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (Yliopistolaki (558/2009) 51 §). Lisäksi yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi ja analysoi tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tietoja Yliopistolain §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi.

• Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten.
• Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit sekä tiedot ulkoisia raportointitarpeita varten (Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut).
• Tutkimustietojärjestelmän avulla esitellään yliopiston toimintaa ja jaetaan tietoa kansallisiin opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämiin portaaleihin.

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Pakolliset henkilötiedot: Nimi ja yksikkötiedot, nimike, työsuhteen kesto, yliopiston henkilönumero, asiantuntemusalueet.

Edellä luetellut tiedot ovat tarpeen yliopiston toiminnan järjestämiseksi ja sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi.

Vapaaehtoiset: ORCID-tunnus, sukupuoli, oppiarvo, tutkinnon suoritusvuosi, pääaine, sivuaine, kielitaito, oppiala, dosentuuri, tutkimusalue, luovutettu tietoaineisto, valokuva.

Asiantuntijaan liitettyjä tietoja ovat

• Julkaisut
• Taiteellinen toiminta
• Tutkimusaktiviteetit (Asiantuntijatehtävät)
• Opetusansiot
• Kansainväliset vierailut
• Taideyliopiston järjestämät konferenssit

7. Mistä saamme tietoja?

Henkilöt tallentavat toiminnan tulokset itse. Pakolliset henkilötiedot tulevat tiedonsiirtona Taideyliopiston henkilötietojärjestelmästä (Mepco) ja jatko-opiskelijoiden tiedot, Peppi-opintotietojärjestelmä.

8. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Julkaisutiedot välitetään Opetus- ja kulttuuriministeriölle VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta ja sieltä edelleen tiedejatutkimus.fi – sivustolle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Arkistoitujen tietojen säilytysajat on kuvattu yliopiston Tiedonohjaussuunnitelmassa.

Muiden kuin arkistoitaviksi määrättyjen tietojen säilytyksessä noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Julkaisut ja niiden metatiedot säilytetään pysyvästi. Säilyttäminen perustuu lakiin Kulttuuriaineistojen tallentamisesta ja säilyttämisestä (28.12.2007/1433).

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse https://www.uniarts.fi/cris tai ottamalla yhteyttä sähköpostitse (cris@uniarts.fi).

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla Taideyliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.