Tietosuojaseloste asianhallinnan henkilötiedoista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 24.5.2018; Päivitetty: 7.8.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Kehittämispalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 500 806 161

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Tietopalvelusihteeri Katjuska Sandholm
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 387 7319

Asiantuntija Taina Turpeinen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 860 9516

3. Rekisterin nimi

Asianhallintarekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yliopiston käsiteltäväksi tulevien ja otettujen sekä ratkaistujen asioiden rekisteröinti, seuranta ja hallinta. Henkilö-tietojen käsittely on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa viranomais-velvoitteemme vireille tulevien asioiden käsittelemiseksi ja asiakirjojen julkisuus-periaatteen toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • lakisääteinen velvoite viranomaistehtävien toteuttamiseksi;
  • yleinen etu.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asianhallintarekisterissä seuraavia asian käsittelyyn liittyviä henkilö-tietoja:

  • asian vireille saattaja ja tämän yhteystiedot;
  • asiaan liittyviä tietojakäsittelijä tai vastuuhenkilö;
  • henkilöt, joille asia lähetetään toimenpiteitä varten tai tiedoksi;

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • vireille annetusta asiasta;
  • asian vireille panijalta

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten viranomaisilta tai kolmansilta osapuolilta tai julkisista lähteistä sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme asianhallinnassa ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme tehneet tarvittavan henkilötietojen käsittelysopimuksen. Emme siirrä tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle. Emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Asianhallintajärjestelmän käyttöön (tietojen lisäämiseen ja muuttamiseen) ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä vireille tulevia asioita. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Julkiset asiat ovat Taideyliopiston hallintohenkilöstön käytettävissä kirjautumalla järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Asianhallintarekisteristä tulostetut paperitulosteet ja kirjatut asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Ei julkiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Paperitulosteet ja kirjatut asiakirjat siirretään säilytykseen yliopiston arkistoon yliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.