Tietosuojailmoitus muussa kuin työ- tai opiskelusuhteessa yliopistoon olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelystä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 23.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Henkilöstöpalvelut, HR- ja palvelujohtaja Riikka Mäki-Ontto (riikka.makiontto@uniarts.fi), +358500806161

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Henkilöstöpalvelut, Henkilöstösuunnittelija Milja Nevalainen (milja.nevalainen@uniarts.fi), +358504670455 (työ)

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Henkilöstörekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Yliopiston henkilöstörekisteriin viedään henkilöt, jotka saavat yliopiston maksaman palkkion, apurahan, työ-/kulukorvauksen tai vastaavan. Rekisteriin viedään myös yliopiston ulkopuolisten henkilöiden henkilö- ja sopimustietoja siinä tapauksessa, että yliopisto on tehnyt henkilön kanssa sopimuksen, jossa määritellään henkilön muu kuin työsuhteeseen perustuva rooli yliopistoyhteisön jäsenenä (kuten esimerkiksi vierailija, emeritus-/emerita, harjoittelija, siviilipalvelusta suorittava, esiintyjä jne.).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on keskinäisen sopimussuhteen ja niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden kuten apuraha- tai palkkionmaksun hoitaminen tai työskentelyedellytysten tarjoaminen sopimuksen mukaisesti sekä toiminnan suunnittelu ja kehittäminen vierailijasuhteet huomioon ottaen.
Käsittelemme henkilötietoja myös yliopistolakiin tai yliopiston organisaatioon perustuvien monijäsenisten toimielinten päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä myös yliopiston perustehtävien eli opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan sekä yliopiston palveluiden ja johtamisen suunnittelulle ja käytännön järjestämiselle sekä sisäiselle viestinnälle.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

  • Sopimuksen täytäntöönpano;
  • Meidän oikeutettu etumme sopimussuhteen vuoksi;
  • Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi;
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilöstörekisterin yhteydessä seuraavia palkkion tai korvauksen maksamisen tai rekisteröidyn ja yliopiston välisen sopimussuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, henkilönumero, oppiarvo;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, pankkiyhteys (jos tarpeen palkkion, apurahan tai korvauksen maksamiseksi), rekisteröidyn valokuva ja muut yhteystiedot kuten kotisivu tai vastaava;
  • rekisteröidyn sopimustiedot, kuten aloitus- ja päättymispäivä, tehtävänimike, pääasialliset tehtävät, käyttöön annetut tarvikkeet, palvelut ja tilat, tiedot mahdollisesta yliopistokorvauksesta ja muista mahdollisista kustannuksista ja niiden käsittelystä, sopimukset tekijänoikeuksista;
  • rekisteröidyn palkkion tai korvauksen määräytymisen ja maksun perusteet, kuten palkkion, apurahan tai korvauksen perusteet ja suuruus;
  • rekisteröidyn raportoimat työn tulokset* kuten tiedot taiteellisesta toiminasta, julkaisuista, vierailuista, opetusansioista sekä asiantuntijatehtävistä ja projekteista;
  • rekisteröidyn antama opetus siten kuin se opetuksen tietojärjestelmässä on kuvattu sekä opetuksesta mahdollisesti annettu palaute;
  • rekisteröidyn matkoja koskevat tiedot mikäli yliopisto korvaa rekisteröidyn matkasta aiheutuvat kulut (kokonaan tai osittain);
  • altisteisissa tehtävissä työskentelevät rekisteröidyt, kuten esimerkiksi kuulonsuojelun altistusrajat ylittävissä tehtävissä työskentelevät tai työpaikan sisäilmasta oireilmoituksen tehneet rekisteröidyt.
  • Lisäksi henkilötietojasi käsitellään yliopistossa myös tietyissä muissa tarkoituksissa ja löydät näitä koskevat tietosuojailmoitukset verkkosivuilta, http://www.uniarts.fi/tietosuojataideyliopistossa

Edellä lueteltujen ja tähdellä merkittyjen (*) henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa sopimussuhteessa meille kuuluvat velvoitteet.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojasilmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös organisaation puitteissa, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläkeja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Yksittäisen henkilön tiedot ovat myös henkilön kanssa tehdystä sopimuksesta vastaavien henkilöiden ja heidän esimiestensä käytettävissä Taideyliopiston organisaatiohierarkian mukaan.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita mm. seuraavien palveluiden osalta:

  • Taloushallinto ja palkanlaskenta
  • Lakipalvelut
  • Puhelinvaihde

Tietoja käytetään kanssasi sovitun mukaisesti myös

  • yliopiston puhelinvaihteessa (puhelinluettelotiedot) sekä yliopiston internet ja intranetsivuilla julkaistussa henkilöhakemistossa
  • internet-sivuilla julkaistussa asiantuntijatietokannassa, joka toimii myös tieteellisen ja taiteellisen toiminnan tiedonkeruujärjestelmänä
  • henkilö- ja sopimussuhdetiedot mahdollisten yliopiston korvaamien matkojen järjestämiseksi sopimusmatkatoimisto CWT Finland OY:lle

Lisäksi luovutamme tietoja seuraaville tahoille:

  • Täydentävän rahoituksen myöntäjät: rahoittajan edellyttämää raportointia varten
  • Tilastokeskus, EK, opetus- ja kulttuuriministeriön edellyttämät tiedot henkilöstölukumäärä- ja henkilötyövuosiraportointia ja palkkavertailuja varten

Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä HR-tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietojen näkyvyyttä on myös rajattu eri käyttäjäryhmien tehtävien mukaan.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito-, ennakkoperintä- tai arkistolaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat tietojärjestelmiin kirjatut tiedot tarkastettavakseen, ellei rekisteröidyllä ole pääsyä järjestelmään. Yliopisto toimittaa rekisteröidylle hänen pyytämänsä tiedot siltä osin kuin yliopistolla on niihin pääsy.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.