Taideyliopiston tilaisuuksiin ilmoittautumisen asiakasrekisterin tietosuojailmoitus
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 21.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö
Aapo Juusti, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu, 0400 792 099, aapo.juusti@uniarts.fi
3. Tietosuojavastaava
Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii lakimies Minna Eskola.
Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: 029 447 3940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
4. Rekisterin nimi
Tilaisuuksien asiakasrekisteri
5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Taideyliopisto järjestää tilaisuuksia osana toimintaansa. Tilaisuuksiin saapuvilta edellytetään osallistumisilmoitusta. Näitä tarkoituksia varten ylläpidetään tilaisuuksien asiakasrekisteriä. Sen avulla varmistetaan, että kuhunkin tilaisuuteen osallistuu vain sen verran henkilöitä kuin tilassa on kapasiteettia. Osallistumismaksut maksetaan myyntipalvelussa, ja tiedot tallennetaan Yliopiston tilaisuuksien asiakasrekisteriin. Asiakasrekisterissä on kuhunkin tilaisuuteen tulossa olevien henkilöiden lista ja tieto siitä, mitä henkilö on vastannut tilaisuuteen ilmoittautuessaan.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella seuraaviin tarkoituksiin: osallistujamäärien tilastointi, mahdollisen osallistumismaksun periminen, sekä tapahtumasta viestiminen. Tilaisuuksiin ei voi ilmoittautua eikä ostaa osallistumisoikeutta ilman henkilötietojen luovuttamista.Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
6. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia tapahtumaan ilmoittautuvan henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi*
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero*
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot: esim. tieto ruoka-aineallergioista
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.
7. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja tapahtumien asiakasrekisteriin henkilötiedot ilmoittavalta henkilöltä.
8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet tapahtumarekisterin IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.
9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Tuntipalkkaisilla, tapahtumailmoittautumisia ja -maksuja vastaanottavilla, henkilöillä sekä vakinaiseen henkilökuntaan kuuluvilla järjestelmän käyttöön oikeutetuilla käyttäjillä on järjestelmään käyttäjätunnus ja salasana. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Asiakasrekisterissä on kuhunkin tapahtumaan osallistuviksi ilmoittautuneiden ja osallistumismaksunsa maksaneiden henkilöiden tiedot. Tiedot poistetaan asiakasrekisteristä kahden vuoden kuluttua. Arkaluonteiset (kuten ruoka-aineallergiat) tiedot poistetaan heti tapahtuman päätyttyä.
10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).
11. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.