Taideyliopiston tapahtumien tuotannonhallintaa koskeva tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Primo Sibelius-Akatemian ohjelmapalvelut, tuotantopäällikkö Miisa Järvi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4334

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Taideyliopiston Sibelius-Akatemia, esitystekniikkapäällikkö Marko Myöhänen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4349

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Puhelin: +358 294 47 3568

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Tuotannonhallintarekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaan mm. yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja taiteellinen toiminta. Osana tätä yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja taiteellista toimintaa järjestetään yliopistossa erilaisia tapahtumia. Tapahtumien tuotantojen hallinta edellyttää tuotantoihin osallistuvan henkilöstön henkilötietojen käsittelyä, jotta jokaiseen tuotettavaan tapahtumaan voidaan varata tarvittavat tuottajat ja muu henkilöstö. Lisäksi käsitellään kunkin tapahtuman esiintyjien tietoja, joita tarvitaan mm. tapahtuman ohjelman suunnitteluun, tuotantojen markkinointiin ja esiintyjien kanssa tehtäviin sopimuksiin ja esiintymispalkkioiden maksatusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tehtyjen sopimusten toimeenpaneminen ja lisäksi yliopiston oikeutettu etu tapahtumissa esiintyvien ja työskentelevien osalta.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tapahtumien yhteydessä seuraavia tapahtuman esiintyjien, laitevarauksia tehneiden ja muiden rekisteröityjen (freelancereita, oma henkilöstö) henkilötietoja:

  • perustiedot: nimi*, instrumentti*
  • yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero*
  • esiintyjän valokuva*
  • yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: nimi ja yhteystieto
  • tapahtuman ääni- ja/tai kuvatallenne (ei kaikista tapahtumista)

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen  antaminen on välttämätöntä tapahtumatuotannoille.

Esiintymis- ja toimeksiantosopimuksessa sovitaan myös mahdollisesta palkkionmaksatuksesta. Palkkionmaksatuksen henkilötiedon käsittely on kuvattu erikseen tietosuojailmoituksessa, joka koskee muita kuin yliopiston kanssa työ- ja opiskelusuhteessa olevia henkilöitä.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme käsiteltävät henkilötiedot rekisteröidyiltä itseltään.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme tapahtumatuotantojen käsittelyssä ulkopuolista IT-palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelysopimukset. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja sisältävän  Tuotannonhallinnan järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain tapahtumien tuottajat, orkesteritoimisto  sekä Taideyliopiston viestintä (kausiesite).

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tuotannonhallintajärjestelmän kukin käyttäjä kirjautuu järjestelmään Taideyliopiston tunnuksilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme tapahtumatuotantojen tietoja kolme vuotta ja tätä vanhemmat  tiedot poistetaan vuosittain. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.