Taideyliopiston tapahtumien tuotannonhallintaa koskeva tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 10.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Primo Sibelius-Akatemian ohjelmapalvelut, tuotantopäällikkö Miisa Järvi, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Taideyliopiston Sibelius-Akatemia, esitystekniikkapäällikkö Marko Myöhänen, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Tuotannonhallintarekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaan muun muassa yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja taiteellinen toiminta. Osana tätä yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja taiteellista toimintaa järjestetään yliopistossa erilaisia tapahtumia. Tapahtumien tuotantojen hallinta edellyttää tuotantoihin osallistuvan henkilöstön henkilötietojen käsittelyä, jotta jokaiseen tuotettavaan tapahtumaan voidaan varata tarvittavat tuottajat ja muu henkilöstö. Lisäksi käsitellään kunkin tapahtuman esiintyjien tietoja, joita tarvitaan muun muassa tapahtuman ohjelman suunnitteluun, tuotantojen markkinointiin ja esiintyjien kanssa tehtäviin sopimuksiin ja esiintymispalkkioiden maksatusta varten.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• tehtyjen sopimusten toimeenpanemiseen ja;
• yliopiston oikeutettuun etuun tapahtumissa esiintyvien ja työskentelevien osalta.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tapahtumien yhteydessä seuraavia tapahtuman esiintyjien, laitevarauksia tehneiden ja muiden rekisteröityjen (freelancereita, oma henkilöstö) henkilötietoja:

• Perustiedot: nimi, instrumentti.
• Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Esiintyjän valokuva*.
• Yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: nimi ja yhteystieto.
• Tapahtuman ääni- ja/tai kuvatallenne (ei kaikista tapahtumista).

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä tapahtumatuotannoille.

Esiintymis- ja toimeksiantosopimuksessa sovitaan myös mahdollisesta palkkionmaksatuksesta. Palkkionmaksatuksen henkilötiedon käsittely on kuvattu erikseen tietosuojailmoituksessa, joka koskee muita kuin yliopiston kanssa työ- ja opiskelusuhteessa olevia henkilöitä.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme käsiteltävät henkilötiedot ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme tapahtumatuotantojen yhteydessä kerättyjen henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista IT-palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelysopimukset.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilytämme niitä?

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietoja sisältävän tuotannonhallinnan järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain tapahtumien tuottajat, orkesteritoimisto sekä Taideyliopiston viestintä (kausiesite).

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Tietojen säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.