Taideyliopiston tapahtumien tuotannonhallintaa koskeva tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 21.5.2018; Päivitetty: 13.8.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Primo Sibelius-Akatemian ohjelmapalvelut, tuotantopäällikkö Miisa Järvi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4334

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Taideyliopiston Sibelius-Akatemia, esitystekniikkapäällikkö Marko Myöhänen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4349

3. Rekisterin nimi

Tuotannonhallintarekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaan mm. yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja taiteellinen toiminta. Osana tätä yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja taiteellista toimintaa järjestetään yliopistossa erilaisia tapahtumia. Tapahtumien tuotantojen hallinta edellyttää tuotantoihin osallistuvan henkilöstön henkilötietojen käsittelyä, jotta jokaiseen tuotettavaan tapahtumaan voidaan varata tarvittavat tuottajat ja muu henkilöstö. Lisäksi käsitellään kunkin tapahtuman esiintyjien tietoja, joita tarvitaan mm. tapahtuman ohjelman suunnitteluun, tuotantojen markkinointiin ja esiintyjien kanssa tehtäviin sopimuksiin ja esiintymispalkkioiden maksatusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tehtyjen sopimusten toimeenpaneminen ja lisäksi yliopiston oikeutettu etu tapahtumissa esiintyvien ja työskentelevien osalta.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tapahtumien yhteydessä seuraavia tapahtuman esiintyjien, laitevarauksia tehneiden ja muiden rekisteröityjen (freelancereita, oma henkilöstö) henkilötietoja:

  • perustiedot: nimi*, instrumentti*
  • yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero*
  • esiintyjän valokuva*
  • yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: nimi ja yhteystieto
  • tapahtuman ääni- ja/tai kuvatallenne (ei kaikista tapahtumista)

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen  antaminen on välttämätöntä tapahtumatuotannoille.

Esiintymis- ja toimeksiantosopimuksessa sovitaan myös mahdollisesta palkkionmaksatuksesta. Palkkionmaksatuksen henkilötiedon käsittely on kuvattu erikseen tietosuojailmoituksessa, joka koskee muita kuin yliopiston kanssa työ- ja opiskelusuhteessa olevia henkilöitä.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme käsiteltävät henkilötiedot rekisteröidyiltä itseltään.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme tapahtumatuotantojen käsittelyssä ulkopuolista IT-palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelysopimukset. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja sisältävän  Tuotannonhallinnan järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain tapahtumien tuottajat, orkesteritoimisto  sekä Taideyliopiston viestintä (kausiesite).

8. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme tapahtumatuotantojen tietoja kolme vuotta ja tätä vanhemmat  tiedot poistetaan vuosittain. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.