Taideyliopiston käyttäjä-, käyttövaltuus- ja lokihallinnan tietosuojailmoitus

Julkaistu 30.1.2020 | Päivitetty 31.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Digipalvelut, tietohallintopäällikkö, Mari Nyrhinen, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 40 704 4296

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

IT-tukipalvelut, päällikkö Juha Rosvall, etunimi.sukunimi@uniarts.fi, +358 50 59 11 453

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi

Taideyliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallintajärjestelmä sekä lokit

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston yliopistolakiin pohjautuvana tehtävänä on opetus, tutkimus ja taiteellinen toiminta. Yliopistoilla on itsehallinto, jolla turvataan tieteen, taiteen ja ylimmän opetuksen vapaus. Itsehallintoon kuuluu myös päätöksenteko-oikeus sisäiseen hallintoon kuuluvista asioista. Laissa todetaan myös, että yliopistoyhteisöön kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstö, muu henkilöstö ja opiskelijat.

Voidakseen käytännössä organisoida opetuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toimintansa sekä järjestääkseen sisäisen hallintonsa on yliopiston käsiteltävä yliopistoyhteisöön kuuluvien henkilöiden tietoja ja ylläpidettävä ajantasaista tietoa yliopiston eri palveluihin oikeutetuista henkilöistä. Yliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan järjestelmässä käsitellään opetus- ja tutkimushenkilöstön, muun henkilöstön, opiskelijoiden ja muussa sopimussuhteessa yliopistoon olevien tietoja em. tarkoituksiin.

Käytännössä käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan järjestelmässä tehdään mm. seuraavia toimenpiteitä:

• Yliopiston käyttäjätunnusten ja sähköpostiosoitteiden luominen sopimussuhteen tai opiskeluoikeuden alkaessa.
• Käyttäjien sijoittaminen vastuualueensa tai opiskeluoikeutensa perusteella ennalta määriteltyihin käyttäjäryhmiin, joiden kautta käyttäjä saa käyttöönsä mm. työtehtävänsä edellyttämät levyresurssit tai sähköpostijakelulistat.
• Käyttäjien ryhmätietojen ylläpitämiseksi digipalveluiden toimesta mm. eri järjestelmien pääkäyttäjien tekeminen pyyntöjen perusteella.
• Käyttäjän käyttöoikeuden elinkaaren hallitsemiseksi siten, että käyttäjätunnus suljetaan sopimussuhteen tai opinto-oikeuden päättyessä tai tiettyjen yliopiston käyttösääntöjä tai tietoturvallisuutta koskevien väärinkäytösepäilyjen selvittämisen ajaksi.
• Aktiivisten käyttäjien tietojen välittäminen yliopiston käyttämiin kirjautumispalveluihin siten, että opiskelijat, henkilökunta ja muut yliopiston palveluiden käyttäjät saavat pääsyn heille tarkoitettuihin sähköisiin työvälineisiin ja näiden välineiden käyttöoikeus päättyy käyttäjätunnuksen sulkeutuessa.
• Digipalveluissa käyttäjän henkilötietojen tarkistamiseen mm. silloin, kun on tarpeen selvittää henkilön suhde yliopistoon ja kun käyttäjä ei ole pystynyt vaihtamaan salasanaansa tai aktivoimaan käyttäjätunnustaan suomi.fi -palvelussa.
• Käyttäjäryhmien ylläpitäjät näkevät käyttäjärekisteristä ylläpitämänsä ryhmän jäsenet ja voivat lisätä ja poistaa käyttäjiä omaan ryhmäänsä (näkevät käyttäjän nimen).

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisen käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmissä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Taideyliopiston muissa tietojärjestelmissä sijaitsevien henkilötietojen ja muiden tietojen käsittely sekä tietoturvallisuuden valvonta, ohjaaminen, vikatilanteiden selvittäminen, tietoturvaloukkausten estäminen ja selvittäminen sekä käyttöanalyysin tekeminen. Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmissä oleva tieto on irrotettu muiden tietojärjestelmien tiedoista joko loogisesti tai fyysisesti, jolloin se sijaitsee täysin erillisissä tietojärjestelmissä ja erillisillä palvelimilla, eikä sitä käytetä muihin kuin yllä mainittuihin järjestelmän valvonta- ja selvitystoimiin.

Taideyliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu:

• Yliopiston yleiseen etuun.
• Sopimukseen.
• Tiettyjen tukitoimintojen osalta rekisterinpitäjänä toimivan yliopiston sekä rekisteröityjen itsensä oikeutettuun etuun, jonka perusteella käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmän toiminnan vaatimia tietoja käsitellään yllä kuvattuihin käyttötarkoituksiin
• Yleinen etu tarkoittaa tässä tapauksessa yliopiston oikeutta havaita, ennalta estää ja selvittää tietojärjestelmissään esiintyviä virhetilanteita ja tahattomia sekä tahallisia tietosuojapoikkeamia yliopiston toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi sekä vahinkojen välttämiseksi sekä minimoimiseksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston välisen sopimuksen (työsopimus, opiskeluoikeus tai muu sopimus) toteuttamiseksi.

Lisäksi yliopiston oikeutettu etu tarkoittaa oikeutta valvoa henkilötietoja ja muita salassa pidettäviä tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä, pääsyä tietoihin sekä niiden lisäämistä, muokkausta ja poistamista. Tällaiset valvonta- ja käyttölupatoimenpiteet ovat välttämättömiä myös rekisteröityjen itsensä oikeuksien, oikeusturvan sekä hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamisen varmistamiseksi.

Lokitietojen käyttöä ohjaavat yliopiston ylläpitosäännöt, lokisääntö ja voimassa oleva lainsäädäntö.

Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Emme hyödynnä käyttäjä-, käyttövaltuus- ja lokihallinnassa tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Taideyliopisto käsittelee käyttäjähallintajärjestelmissä yliopiston käyttäjien henkilötietoja kuten:

• Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, tehtävänimike, henkilötunnus, henkilö- tai opiskelijanumero, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite (/-osoitteet), oppiainekoodi, asiointikieli, puhelinnumero, postiosoite.
• Käyttöoikeuden alkaminen ja päättyminen.
• Rekisteröidyn rooli (opiskelija / henkilökuntaa) ja vastuualue sekä kuuluminen käyttäjäryhmiin.
• Rekisteröidyn yksilöivät tunnisteet käyttäjähallintaan. kytkeytyvissä järjestelmissä.

Henkilötunnus on välttämätön käyttäjän henkilöllisyyden luotettavaksi varmistamiseksi mm. henkilön käyttäjätunnusta koskevia asioita hoidettaessa.

Taideyliopisto käsittelee lokitietojärjestelmissä yliopiston loppukäyttäjien henkilötietojen lisäksi myös niitä henkilötietoja, jotka ovat lokittamisen kohteena yliopiston tietojärjestelmissä ja näistä koostuvissa loogisissa henkilörekistereissä. Näiden henkilörekisterien tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä on kuvattu kuhunkin rekisteriin ja henkilötietojen käsittelyn tyyppiin liittyvässä tietosuojailmoituksessa, jotka löytyvät Taideyliopiston verkkosivuilla listatuista ilmoituksista.

Tämän lisäksi Taideyliopisto käsittelee käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmässä järjestelmää itseään käyttävien käyttäjien (yliopiston henkilöstön ja opiskelijoiden sekä ulkopuolisten tukihenkilöiden ja ylläpitäjien) henkilötietoja:

• Kyseisen käyttäjän kirjautumis- ja viestintäyhteystiedot (esim. käyttäjätunnus ja salasana, IP-osoite, sessio-ID, reititystiedot).
• Laitetiedot (esim. MAC-osoite, laite-ID).
• Käyttöoikeustaso lokijärjestelmään (miten kyseinen käyttäjä voi katsella, muokata ja/tai poistaa lokeja).
• Käyttäjän katsomat, muokkaamat ja poistamat lokitiedot sekä näihin toimenpiteisiin liittyvät aikaleima- ja tunnistetiedot.

8. Mistä saamme tietoja?

Taideyliopisto kerää henkilötietoja seuraavista tietolähteistä:

• Saamme käyttäjiä koskevat tiedot käyttäjähallintaan automaattisesti henkilökunnan osalta henkilöstöhallinnon järjestelmään (Mepco) tallennetuista sopimustiedoista ja opiskelijoiden osalta opiskelijatietojärjestelmästä (Peppi).
• Käyttäjäryhmätietoja päivitetään osin automaattisesti ja osin manuaalisesti yliopiston järjestelmien pääkäyttäjiltä tai muilta muutospyyntöihin oikeutetuilta henkilöiltä saatavien muutospyyntöjen perusteella.
• Käyttäjän perustietoja koskevat muutokset tehdään henkilöstönhallinnon tai opintohallinnon järjestelmään ja tämän jälkeen tietohallinnossa manuaalisesti käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan järjestelmään (nimi, nimenmuutoksen yhteydessä tapahtuva sähköpostiosoitteen muutos).
• Lokijärjestelmien henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti yliopiston muista tietojärjestelmistä, joihin tietoa puolestaan tallennetaan niistä säännönmukaisista tietolähteistä, jotka on mainittu yliopiston tietosuojailmoituksissa. Tämän lisäksi tietoja käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmän käyttäjistä saadaan käyttöoikeuksien luomisen yhteydessä kerätyistä ja järjestelmään syötetyistä tiedoista sekä käyttäjistä ja näiden laitteista käytön aikana kerätystä datasta.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Yliopiston käyttäjä- ja käyttövaltuushallinnan rekisterin käyttöoikeus on tietohallinnon työntekijöillä, jotka tekevät tarvittaessa rekisteriin ylläpitotoimia mm. pääkäyttäjien pyyntöjen perusteella.

Käyttäjärekisteristä siirretään säännöllisin väliajoin tiedot aktiivisista käyttäjistä tiettyihin yliopiston järjestelmiin, joita osin hallinnoivat yliopiston ulkopuoliset palveluntarjoajat, joiden kanssa on huolehdittu tietosuojasta laatimalla henkilötietojen käsittelystä sopimukset. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Niissä tapauksissa, joissa siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Taideyliopisto kuuluu HAKA-luottamusverkostoon sekä eduGAIN-luottamusverkostoon muiden suomalaisten korkeakoulujen tavoin. Näiden luottamusverkostojen palveluissa käyttäjä hyväksyy kirjauduttavaan palveluun luovutettavat tiedot sisäänkirjautumisen yhteydessä ja päättää samalla, haluaako hyväksyä luovutettavat tiedot joka kerta vai ainoastaan tietosisällön muuttuessa. Käyttäjä voi myös peruuttaa suostumuksensa halutessaan.

Emme luovuta käyttäjä- ja käyttövaltuusrekisterin tietoja muille tahoille kuin yliopiston kanssa sopimussuhteessa oleville yhteistyökumppaneille käyttäjätunnistusta varten tai viranomaistiedonkeruuseen sekä GÉANTin Code of Conductiin sitoutuneille oppilaitoksille.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisia henkilötietoja säilytetään käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmässä niin pitkään, kuin niiden tietosisällöstä tai niihin lokijärjestelmässä liitetyistä muista tiedoista on hyötyä kyseisen käyttötarkoituksen osalta. Käytännössä tietoja voidaan tarvita esimerkiksi tietosuojaloukkausten tai tietomurtojen selvittämiseksi, minkä vuoksi tietoa säilytetään vähintään tällaisten tapausten selvittämiseksi ja yliopiston oikeutetun edun toteuttamiseksi tarvittava aika, joka määräytyy näiden toimenpiteiden rikosoikeudellisen kanneajan perusteella. Kanne- ja syyteajat vaihtelevat tietosuojarikoksissa ja -rikkeissä sekä niistä seuraavissa vahingonkorvauskanteissa kahden ja viiden vuoden välillä.

Vikatilanteiden selvittämiseksi ja käyttöanalyysin tekemiseksi tarpeellisia henkilötietoja säilytetään käyttäjähallintajärjestelmissä käyttöoikeuden päättymisen jälkeen muutamia kuukausia ja lokitietojärjestelmässä pääsääntöisesti 2–3 kuukauden ajan niiden tallentamisesta.

Kun henkilötietojen käyttö yllä kuvattuihin tarkoituksiin ei ole enää mahdollista niiden säilytysajan kuluttua umpeen, tiedot poistetaan käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmästä automaattisesti. Joitain tietoja saattaa tallentua käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmästä tehtävään varmuuskopioon, jotka kuitenkin hävitetään säännöllisesti varmuuskopiointiaikataulun mukaisesti.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmien tietoturva on teknisesti ja hallinnollisesti järjestetty alan parhaiden käytänteiden ja toimintatapojen mukaisesti. Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmään tallennettavat tiedot tallennetaan muusta tietojärjestelmästä erilliseen loogiseen kokonaisuuteen sekä fyysisesti erillisille palvelimille ja verkkolevyille, jolloin käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmään ei ole mahdollista päästä sisään ja siellä olevia tietoja muuttaa tai poistaa samoilla käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeuksilla kuin varsinaisissa tietojärjestelmissä. Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmän palvelinlaitteita suojataan sekä ohjelmallisesti että fyysisesti palomuureilla, tietoturvaohjelmistoilla, kovennuksilla, salasanoilla ja käytönvalvonnalla. Konesalit, joissa palvelimet fyysisesti sijaitsevat, on lukittu ja niissä on käytössä kulunvalvonta. Pääsyä käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmiin on rajattu niin, että järjestelmään on luotu käyttöoikeuksia vain henkilöille, joiden on ehdottoman tärkeää päästä käyttäjähallinta- ja lokitietoon käsiksi osana työtehtäviään.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
    • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. (www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.