Taideyliopiston kalustolainauspalvelun käyttäjiä koskeva tieto-suojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Taiteellisen toiminnan tukipalvelut, tuotantopäällikkö Miisa Järvi
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4334

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilöt

Esitystekniikkapäällikkö Marko Myöhänen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 40 710 4349

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Puhelin: +358 294 47 3568

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Kalustolainausrekisteri

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Taideyliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaan mm. yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja taiteellinen toiminta. Opiskelijoiden ja henkilökunnan opintoja, opetusta, tutkimusta ja taiteellista toimintaa varten yliopistolla on tarjolla valikoima lainalaitteita, joita voi varata ja lainata käyttöönsä. Eri käyttäjäryhmille tarjottavat välineet poikkeavat toisistaan. Käsittelemme opiskelijoiden ja henkilöstön henkilötietoja lainalaitetoiminnan suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi, käytön seuraamiseksi ja valvomiseksi sekä tilastoinnissa. Lainalaitetoiminnan tarkoituksena on mahdollistaa opiskelijan opintojen sujuva eteneminen ilman omien laitteiden hankintavelvollisuutta ja tukea sekä opiskelijoiden että oman henkilöstön taiteellista toimintaa.

Henkilötietoja käsitellään käytännössä seuraavasti:

  • eri käyttäjäryhmille tarjotaan sovitut yliopiston laitteiden varaus- ja lainausmahdollisuudet
  • ylläpidetään henkilön varaus- ja lainaustietoja
  • karhutaan palauttamatta jääneitä laitteita
  • käynnistetään rikkoutuneiden ja kadonneiden laitteiden korvausmenettely

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yliopiston oikeutettu etu laitteen varaus- ja lainaustapahtuman perusteella.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme laitevarausten ja lainausten yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • perustiedot nimi, sähköpostiosoite
  • yhteystiedot puhelinnumero
  • laitteen varaus- ja lainausaika

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme kalustonhallinnan käyttöön oikeutetun henkilön perustiedot yliopiston käyttäjähallintajärjestelmästä. Käyttäjä antaa itse puhelinnumeronsa halutessaan.

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käytämme käsittelyssä ulkopuolista IT-palveluntarjoajaa, jonka kanssa olemme solmineet tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelysopimukset. Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja sisältävän  laitelainaus-järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain tietyt yliopiston omat työntekijät, jotka kirjautuvat järjestelmään Taideyliopiston tunnuksillaan. Järjestelmän käyttöön oikeutetut opiskelijat kirjautuvat myös palveluun omilla Taideyliopiston käyttäjätiedoillaan. Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Säilytämme tietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista ja käyttöoikeuden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuoja-viranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteys-tiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.