Opintopsykologitoiminnan tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14 Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 23.4.2020

1. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Opintopalvelut, vastaava opintopäällikkö Sanna Kotajärvi-Söderstöm
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 408609524

2. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö(t)

Opintopsykologi Outi Rämö
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 477 8425

Opintopsykologi Katri Ruth / Sibelius Akatemia, Kuopion kampus
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 341 0656

3. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Taideyliopiston opintopsykologitoiminnan asiakasrekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Taideyliopiston opintopsykologitoiminnassa (suomen-, englannin- ja ruotsinkielinen toiminta) käsitellään yksilöohjausasiakkaiden henkilötietoja. Taideyliopiston opintopsykologit sekä ruotsinkielisestä opintopsykologipalvelusta vastaava palveluntuottaja ovat laillistettuja terveydenhuollon ammattihenkilöitä, joita sitoo psykologityössä mm. laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009).

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Yliopiston toimintaa ohjaavat yliopistolaista (558/2009) ja muusta lainsäädännöstä johtuvat velvoitteet. Yliopiston toimintaa ohjaavan lainsäädännön mukaisesti yliopisto ei toimi terveydenhuollon toimintayksikkönä eikä yliopistolla ei ole yliopistolaista tai muusta laista johtuvaa lakisääteistä velvoitetta tarjota  opintopsykologipalvelua. 

Ohjausasiakkaiden tietojen käsittelyn oikeusperuste liittyy yliopistolaissa määritellyn lakisääteisen, ns. julkisen opetustehtävän suorittamiseen (Opetustehtävän suorittamisen tukeminen, erityisesti ohjaus ja esteetön opiskelu.) Henkilötietojen käsittely perustuu siten yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (Tietosuoja-asetus art 6, 1 mom kohta 1e).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on 

  • ohjausasiakkaan opintopsykologisen ohjauksen suunnittelu ja toteutus   
  • ohjausasiakkaan opiskelukyvyn edistäminen ja sen suunnittelu 
  • rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu Taideyliopiston opintopsykologitoiminnan laadunvalvomiseksi ja kehittämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyssä ei hyödynnetä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Opintopsykologitoiminnassa käsitellään seuraavia tietoja ohjausasiakkaista:

Yhteydenottopyynnön yhteydessä opintopsykologille takaisinsoittoa varten annetut tiedot (tekstiviesti, puhelinnumero). 

Ohjausasiakkaaksi kirjattujen tiedot:

  • Perustiedot kuten kuten etunimi, sukunimi, syntymäaika ja henkilötunnus, äidinkieli, akatemia ja pääaine, opintojen aloitusvuosi ja opintopisteiden määrä, opiskelijanumero, koulutusohjelma, kansalaisuus ja asiointikieli
  • Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • Ajanvarauksia koskevat tiedot (päivämäärä, kesto, ensikäynti, seurantakäynti, palaveri)
  • Tieto ohjaussuhteen päättymisestä (päivämäärä)

Arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot

Opintopsykologitoiminnan luonteesta johtuen ohjaussuhteessa käsitellään usein myös ohjausasiakkaan terveyttä koskevia tietoja. Terveyttä koskevia tietoja voi sisältyä seuraaviin

  • Ohjaukseen hakeutumisen perusteet
  • Käyntikirjaukset
  • Yhteenveto ohjauksesta ja mahdolliset ohjausasiakkuudessa syntyvät yhteenvedot ohjauksesta, todistukset, suositukset, lausunnot, kyselylomaketiedot ja tutkimusasiakirjat
  • Ohjausasiakkaan itsensä toimittamat tiedot koskien terveyttään (esim. ohjaukseen hakeutumisen perusteet, lukitodistus jne)

6. Mistä saamme tietoja?

Tietoja saadaan Taideyliopiston opiskeljatietojärjestelmästä (opiskeluoikeutta ja opintojen vaihetta koskevat tiedot) sekä ohjausasiakkaalta itseltään. Opintopsykologin ohjausasiakkuudesta koostamat tiedot saadaan opintopsykologilta.

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ohjaussuhdetta koskevat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §) vain asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla. 

Tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n sisällä.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Opintopsykologiatoiminnassa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne Taideyliopiston työntekijät, joiden työtehtävät sitä edellyttävät (opintopsykologi, opintopsykologiharjoittelija sekä tietoturvapäällikkö / tietosuojavastaava (viimeksimainituilla vain rajattu pääsy järjestelmään poikkeamatilanteen käsittelyyn liittyvässä tuessa) sekä Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimiva, ruotsinkielisen opintopsykologitoiminnan palvelutuottaja (opintopsykologi). Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Tiedot muodostuvat manuaalisesta (paperisesta) ja sähköisestä aineistosta. 

Opintopsykologitoiminnan ohjausasiakastietoja käsitellään pääasiallisesti potilastietojen käsittelyyn soveltuvassa ja tietoturvallisuuden osalta todennetusti turvallisessa sähköisessä asiakastietojärjestelmässä. Lokitiedoilla valvotaan sähköisessä asiakasjärjestelmässä olevien tietojen käyttöä. 

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämältään palveluntarjoajatahoilta.

Säilytämme ohjaussuhteeseen liittyviä  henkilökohtaisia rekisteritietoja 12 vuotta ohjaussuhteen päättymisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.  

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyisä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus seuraaviin toimenpiteisiin henkilötietojen osalta:

  • Oikeus pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
  • Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
  • Oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

10. Oikeuksien käytättäminen

Käyttääksesi edellä mainittuja oikeuksia voit olla yhteydessä opintopsykologiin, minkä jälkeen pyyntöäsi käsitellään yliopiston käytänteiden edellyttämällä tavalla.

Kerro pyynnössä nimesi, yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero) ja miten haluat edellä mainittuja oikeuksiasi käyttää

Tietosuoja-asetuksessa aikaraja sinun esittämään pyyntöön reagoimiselle on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

11. Muut oikeudet

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Oikeus saada ilmoitus henkilötietojesi tietoturvaloukkauksesta 

Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Ohjaussuhteeseen liittyvät kysymykset:

Voit pyytää opintopsykologia kertomaan sinusta tallennetut tallennetut merkinnät opintopsykologin ohjauksessa.  Voi tilata sinua koskevat rekisteriin tallennetut kirjaukset, yhteenvedot, lausunnot, todistukset ja suositukset itsellesi kirjallisina postitse lähettämällä pyynnön osoitteeseen: Opintopsykologien asiakirjatilauspyyntö / Opintopsykologit, PL 36, 00097 Taideyliopisto. Pyyntö ohjataan asiakasta ohjanneelle / ohjanneille opintopsykologeille.

Tietosuojailmoitus:

Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@uniarts.fi.