Asiakirjajulkisuus Taideyliopistossa

Tutustu Taideyliopiston julkisiin tietoihin, niiden hallintaan ja miten saat ne käyttöösi.

Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Taideyliopisto on tiedonhallintalain (906/2019) tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta sen viranomaistoimintaan kuuluvista tietoaineistoista ja asiakirjoista. Kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi ja sillä pyritään opastamaan ja helpottamaan tietopyynnön tekemistä Taideyliopistolle.

Taideyliopiston asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön ei tarvitse koskea siis ainoastaan omaa asiaa (asianosaisuus), vaan kuka tahansa, esimerkiksi tutkijat, median edustajat tai kansalaiset, voivat pyytää käyttöönsä yliopiston hallussa olevia viranomaisasiakirjoja ja niihin liittyviä tietoja julkisuuslain mukaisesti (621/1999).

Hyvä tietää: Taideyliopiston opiskelijoilla, tutkijoilla sekä opetus- ja palveluhenkilöstöllä on lähtökohtaisesti oikeus saada käyttöön omia ja työtehtäviinsä kuuluvia tietojaan suoraan yliopiston tietojärjestelmistä heidän henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien sallimien oikeuksien mukaan.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleisluontoinen ja se kohdistuu yliopiston toiminnassaan käyttämiin asiakirjoihin ja tietoihin, joita hallitaan sähköisesti tietojärjestelmien avulla. Kuvaus sisältää esimerkinomaisesti hakutekijöitä ja ohjeita, miten tietoja voidaan pyytää. Oikeaan tietoaineistoon ja tietojärjestelmään kohdistettu tietopyyntö nopeuttaa asian käsittelyä.

Hyvä tietää: Ennen tietopyynnön tekemistä, kannattaa tutustua Taideyliopiston verkkosivustolla julkaistuun tietoon yliopiston toiminnasta, opetuksesta, tutkimuksesta, julkisista tapahtumista ja esityksistä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus ei sisällä tietojärjestelmistä poistettuja tai arkistoituja tietoja. Arkistointia ohjataan yliopiston tiedonhallintasuunnitelman avulla. Arkistoon siirrettyjä tietoaineistoja voi tiedustella Taideyliopiston arkistopalvelusta arkisto@uniarts.fi

Hyvä tietää: Henkilötietojen käsittelystä, tietosuojasta sekä omien henkilötietojen tarkastusoikeudesta on annettu erillinen ohjeistus, katso tarkemmin Taideyliopiston tietosuojakäytännöt.

Taideyliopiston tietovarannot, tietoaineistot ja asiarekisteri

Taideyliopiston toimintaan liittyviä tietoaineistoja, kuten asiakirjoja ja niissä olevia tietoja rekisteröidään asianhallinnan tietojärjestelmän lisäksi palveluiden operatiivisiin tietojärjestelmiin, mutta tietoja sisältyy myös paperiaineistoihin. Asianhallinnan ja palveluiden tiedonhallinnan rekisteröidyt tiedot muodostavat yhdessä tiedonhallintalain tarkoittaman asiarekisterin.

Tietoaineistoista muodostuu tietovarantoja. Kukin tietovaranto sisältää niihin kuuluvat tietoaineistot, asiakirjat ja tiedot sekä käytettävät rekisterit. Tietopyyntö kohdistetaan aina siihen tietoaineistoon, tietojärjestelmään tai rekisteriin, jossa tietoa säilytetään ja ylläpidetään. Taideyliopiston tietovarannot ovat:

  1. päätöksenteko ja asiointi
  2. henkilöstö
  3. talous ja rahoitus
  4. koulutus ja opetus
  5. tutkimus ja taiteellinen toiminta

1. Päätöksenteko ja asiointi -tietovaranto

1.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Taideyliopiston päätöksenteon ja asioinnin tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa vireille tulevien tai käsiteltävänä olevien hallinnollisten asioiden rekisteröintiä, valmistelun ylläpitoa ja seurantaa varten.

Tyypillisesti yliopiston hallinnolliset asiakirjat ja tiedot liittyvät yliopiston antamiin lausuntoihin, opiskelijavalintoihin ja opiskeluoikeuksiin, akateemisen opetus- ja tutkimushenkilöstön palkkaamiseen, sopimuksiin, ohjesääntöihin, toimielinten asettamiseen sekä toiminnan ja talouden suunnitteluun. Päätöksenteon ja asioinnin tietovarantoon kuuluvat tietoaineistot sisältävät myös yliopiston sisäiseen hallintoon, toimielinten päätöksentekoon ja toimintaan kuuluvia asiakirjoja ja tietoja, jotka eivät välttämättä ole heti julkisia tai sisältävät käyttörajoituksia.

Hallinnolliset päätösasiat liittyvät yleensä erilaisiin oikeuksiin, velvollisuuksiin ja etuuksiin. Hallintoasiassa viranomainen eli Taideyliopisto tekee kirjallisen päätöksen, johon voidaan lainsäädännön määrittämissä tilanteissa hakea muutosta (oikaisu tai valitus).

Päätöksenteko ja asiointi -tietovarantoon kuuluvat hallinnolliset asiat ja asiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmään.

1.2 Asianhallintajärjestelmä

Asianhallintajärjestelmää pidetään Taideyliopistossa käsiteltäväksi tulevien ja otettujen sekä ratkaistujen hallinnollisten ja sisäisten asioiden rekisteröintiä, seurantaa ja hallintaa varten. Asianhallintajärjestelmää kutsutaan myös diaariksi eli kirjattujen asioiden rekisteriksi.

Asianhallintajärjestelmään rekisteröityjen asiakirjojen sisältämiä tietoja voidaan rekisteröidä myös palveluiden operatiivisiin järjestelmiin. Asianhallintajärjestelmän rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia.

1.2.1 Tietoaineistot

Asianhallintajärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. asian vireille saattaja ja tämän yhteystiedot, asiakirjan saapumispäivä, laatimispäivä sekä asian laatu, sisältö tai tarkoitus
  2. asian käsittelyyn liittyvät välitoimenpiteet, kuten selvitys- ja lausuntopyynnöt ja niitä koskevat asiakirjat, sekä
  3. asian lopputoimenpiteet, kuten päätökset, ratkaisut ja vastaavat tiedot, sekä niihin liittyvät asiakirjat ja tiedot

Asianhallintajärjestelmään rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

1.2.2 Tietojärjestelmän nimi

Taideyliopiston asianhallintajärjestelmän (diaarin) sähköiset tiedot on rekisteröity Dynasty – asianhallinta- ja dokumentinhallintajärjestelmään.

1.2.3 Tietopyynnön tekeminen

Asianhallintajärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO.

Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa, asian kuvailua tai asian vireille saattajaa.

2. Henkilöstötietovaranto

2.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Taideyliopiston henkilöstötietovarantoa ylläpidetään yliopiston palveluksessa olevan henkilöstön työsuhteeseen liittyvien tietojen rekisteröintiä, ylläpitoa ja seurantaa sekä niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi. Tietovarantoon kuuluu myös avoinna olevien tehtävien ja työpaikkojen täyttöön liittyviä tietoja.

Henkilöstötietovarantoon sisältää henkilöiden työsuhdetta, palkkaa, työaikaa, lomaoikeuksia, työterveyshuoltoa ja vastaavia palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Se sisältää työsuhteista henkilöstöä koskevien tietojen lisäksi työsopimussuhteen ulkopuolisten henkilöiden, kuten palkkionsaajien, apurahalla työskentelevien sekä harjoittelun tai vastaavassa sopimussuhteessa yliopistoon olevien kannalta tarpeellisia tietoja.

Tietovarannon tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta osaan tiedoista tai asiakirjoista voi liittyä käyttörajoituksia tai ne ovat salassa pidettäviä.

Henkilöstötietovarantoon kuuluvia tietoja rekisteröidään henkilötietojärjestelmään, työnhakijarekisteriin sekä asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).

2.2 Henkilötietojärjestelmä

Henkilötietojärjestelmän muodostaa kolme rekisteriä: työntekijärekisteri, työajan hallintajärjestelmä sekä työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmä.

Työntekijärekisterin tietoja voidaan siirtää yliopiston ulkopuolelle teknisten rajapintojen kautta verottajalle.

Henkilötietojärjestelmän rekisterien tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.

2.2.1 Tietoaineistot

Työntekijärekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. työntekijän tai muussa sopimussuhteessa olevan nimi, yhteystiedot ja muut tarpeelliset henkilötiedot
  2. palkkaa, palkkiota ja muut työ- tai sopimussuhdetta koskevat tiedot
  3. työaikaa koskevat tiedot
  4. vuosilomakirjanpitoon ja poissaoloon liittyvät tiedot

Työajan hallintajärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. työntekijän nimi ja tehtävänimike
  2. päivittäiset työssäolotiedot,
  3. työstä poissaolotiedot

Työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. opetushenkilöstön työaikasuunnitelmat
  2. ulkopuolisen hankerahoituksen edellyttämät työajan käytön suunnitelmat ja toteumat

Henkilötietojärjestelmän rekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

2.2.2 Tietojärjestelmän nimi

Henkilötietojärjestelmään kuuluvat työntekijärekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Mepco -henkilötietojärjestelmään (HR-portaali).

Työajan hallintajärjestelmän sähköiset tiedot on rekisteröity Nepton-työaikajärjestelmään.

Työajan kohdentamis- ja raportointijärjestelmän sähköiset tiedot on rekisteröity SoleTM-järjestelmään.

2.2.3 Tietopyynnön tekeminen

Henkilötietojärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen HR-info@uniarts.fi

Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää asiaa tai muuta yksilöityä tietoa.

2.3 Työnhakijarekisteri

Taideyliopiston työnhakijarekisteriä ylläpidetään Taideyliopistossa avoinna oleviin tehtäviin hakevien työnhakijoiden työhakemusten ja tietojen käsittelemiseksi, rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi.

Työnhakijarekisterin tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.

Työnhakijarekisterin tietoja rekisteröidään myös asianhallintajärjestelmään (katso luku 1)

2.3.1 Tietoaineistot

Työnhakijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. haettuun työtehtävään liittyvät tiedot (tehtävät, työsuhteen muoto tai laatu)
  2. työnhakijan nimi, yhteystiedot ja muut tarpeelliset henkilötiedot
  3. pätevyyttä osoittavat tiedot (koulutus, aikaisemmat työsuhteet, muut tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen) sekä mahdolliset osaamisnäytteet
  4. rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (jatkohaastattelut ja keskeytyminen)
  5. arviointilausunnot (rekrytointia valmistelevien työryhmien esitykset tai rekrytointiprosessissa teetetyt hakija-arviot, kuten tieteellisten, taiteellisten tai opetuksellisten ansioiden arviointi sekä mahdollisten toimielinten tai vastaavien lausunnot hakijoiden ansioista tai soveltuvuudesta tehtävään)

Työnhakijarekisteriin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

2.3.2 Tietojärjestelmän nimi

Taideyliopiston työnhakijarekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Saima, sähköinen rekrytointijärjestelmään.

2.3.3 Tietopyynnön tekeminen

Työnhakijarekisteriin kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen HR-info@uniarts.fi

Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää avoimen tehtävän nimikettä.

3. Talous ja rahoitus -tietovaranto

3.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Taideyliopiston talous ja rahoitus -tietovarantoa ylläpidetään yliopiston rahoituksen käytön ja menojen seurantaa sekä talouden suunnittelua varten sekä niihin liittyvien yliopistolle kuuluvien kirjanpitovelvoitteiden hoitamiseksi.

Taideyliopiston rahoitus muodostuu valtiolta tulevasta rahoituksesta (perusrahoituksen), sitä täydentävästä yliopiston ulkopuolelta hankitusta hankerahoituksesta sekä yliopiston varainhankinnan ja sijoitustoiminnan kautta tulevasta rahasta.

Talous- ja rahoitus -tietovaranto sisältää rahoitustietojen lisäksi tietoja tavaroiden ja palveluiden hankinnoista, ostolaskujen maksamisesta, myyntilaskutuksesta, työmatka- ja kululaskutuksesta sekä luottokorttien käytöstä.

Tietovarannon rekisteröintitiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai olla kokonaan tai osittain salassa pidettäviä.

Taideyliopiston talous- ja rahoitus -tietovarannon tietoja ja asiakirjoja rekisteröidään taloustietojärjestelmään, hankintarekisteriin (kilpailutusjärjestelmä) sekä asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).

3.2 Taloustietojärjestelmä

Taideyliopiston taloustietojärjestelmään kuuluu kolme rekisteriä: SAP-kirjanpitojärjestelmä, M2 Blue -matka- ja kululaskuohjelma sekä talouden suunnittelun ja seurannan Tabella-järjestelmä. Tietoja siirretään rekisterien välillä teknisten rajapintojen kautta.

Taloustietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan tiedoista ja asiakirjoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.

3.2.1 Tietoaineistot

SAP-kirjanpitojärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. valtiolta tulevat määrärahat (perusrahoitus)
  2. yliopiston ulkopuolelta saatu hanke- ja erillisrahoitus
  3. muut rahoituslähteet
  4. omaisuus, saamiset, velat ja oma pääoma

Tabella-järjestelmään voidaan rekisteröidä SAP-järjestelmästä saatavien tietojen lisäksi seuraavia tietoja:

  1. budjetti- ja taloussuunnitelmat
  2. toteumatietoja

M2 Blue – matka- ja kululaskuohjelmaan rekisteröidään seuraavia tietoja:

  1. työmatkasuunnitelmat ja ennakkomaksut
  2. matkalaskut
  3. kululaskut

Taloustietojärjestelmän rekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

3.2.2 Tietojärjestelmän nimi

Taideyliopiston taloutta ja kirjanpitoa koskevat sähköiset tiedot on rekisteröity SAP-kirjanpitojärjestelmään.

3.2.3 Tietopyynnön tekeminen

Taloustietojärjestelmään kohdistuvat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiin talous@uniarts.fi
Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa, asian kuvailua tai muuta asian yksilöivää tietoa.

3.3 Kilpailutusjärjestelmä (hankintarekisteri)

Kilpailutusjärjestelmään sisältyvät tavaroiden ja palveluiden julkiset, käynnissä olevat kilpailutukset ja hankintailmoitukset löytyvät julkisten webbisivujen kautta saatavien julkaisukanavien ja -palveluiden kautta.

Järjestelmän tiedot ovat tiedot ovat pääosin julkisia, mutta osaan kilpailutuksen aikaisiin tietoihin ja asiakirjoihin voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä. Esimerkiksi saapuneet tarjoukset ovat julkisia vasta, kun hankintapäätös on tehty, liike- ja ammattisalaisuudet eivät ole julkisia tämänkään jälkeen.

Kilpailutusprosessin päätyttyä hankintaan liittyvät hankintapäätökset, kilpailutusasiakirjat ja hankintasopimukset siirretään ja säilytetään asianhallintajärjestelmässä (katso luku 1).

3.3.1 Tietoaineistot

Kilpailutusjärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. tarjouspyyntö ja siihen liittyvät lisätiedot
  2. saadut tarjoukset
  3. jälki-ilmoitukset

3.3.2 Tietojärjestelmän nimi

Julkisten kilpailutusten sähköisiä tietoja ylläpidetään Cloudia Kilpailutus -järjestelmässä (portaali).

Julkaistut hankintailmoitukset, tarjouspyynnöt ja muut kilpailutusasiakirjat sekä jälki-ilmoitukset löytyvät Hilma-verkkopalvelusta ja Hanki-tarjouspalvelusta.

3.3.3 Tietopyynnön tekeminen

a) Julkisen kilpailutuksen aikaisia tietoja ja aineistoja voi katsoa ja hakea Hilma-verkkopalvelusta (josta löytyvät myös EU-hankinnat) sekä Hanki-tarjouspalvelussa.

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.

b) Päättyneitä kilpailutuksia ja hankintoja koskevat tietopyynnöt pyydetään lähettämään Taideyliopiston osoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO.

Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi asiaa tai muuta yksilöivää tietoa.

4. Koulutus ja opetus -tietovaranto

4.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Taideyliopiston koulutus ja opetus -tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa opiskelevien tutkinto- ja jatkotutkinto-opiskelijoiden valintaa sekä heidän opintojaan koskevien tietojen rekisteröintiä, seurantaa ja hallintaa varten sekä niihin liittyvien viranomaistehtävien hoitamiseksi yliopistolain (558/2009) mukaisesti.

Tietovaranto sisältää tietoja Taideyliopistoon opiskelijaksi otetuista, opiskelijan opintosuorituksista, opinnäytteistä ja tutkinnoista sekä tietoja suoritetuista opinnoista ulkomailla tai toisessa kotimaisessa yliopistossa sekä opettajatietoja. Tietovaranto sisältää myös tietoja opetussuunnitelmista ja opetustarjonnasta sekä erillisten opintojen suoritusoikeuksista.

Koulutus ja opetus -tietovarannon tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta osaan asiakirjoista ja tiedoista voi sisältyä käyttörajoituksia tai ne voivat olla salassa pidettäviä.
Koulutus ja opetus -tietovarantoon kuuluvia tietoja rekisteröidään Taideyliopiston opintotietojärjestelmään ja hakijarekisteriin.

Opiskelijaksi ottamista, opinto-oikeuksia ja vastaavia opiskeluun liittyviä hallintopäätöksiä rekisteröidään asianhallintajärjestelmään (katso luku 1). Opinnäytteet rekisteröidään yliopiston kirjastotietojärjestelmään (katso luku 5).

4.2 Opintotietojärjestelmä

Taideyliopiston opintotietojärjestelmään kuuluu kolme rekisteriä: opiskelijarekisteri, OILI-lukukausi-ilmoittautumisrekisteri ja JOOPAS-joustava opinto-oikeus-verkkohakupalvelu. Oili- ja Joopas-rekisterien tietoja siirretään sähköisesti tai manuaalisesti opiskelijarekisteriin.

Opiskelijarekisterin tietoja voidaan siirtää yliopiston ulkopuolelle teknisten rajapintojen kautta teknisellä käyttöyhteydellä tai valtakunnallisesta VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävinä tietopoimintoina.

Rekisteröintitiedot ovat pääsääntöisesti julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai olla salassa pidettäviä.

4.2.1 Tietoaineistot

Opiskelijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. opiskelijan nimi, yhteystiedot ja muut perustiedot
  2. myönnetyt opinto-oikeudet
  3. opiskelijan koulutusohjelma, mahdollinen suuntautumisvaihtoehto ja pääinstrumentti
  4. opetukseen ilmoittautuminen
  5. opintosuoritukset ja opettajatiedot
  6. lukuvuosittaiset läsnä- ja poissaolotiedot ja kirjoilta poistaminen
  7. opiskelijaan kohdistetut kurinpitotoimenpiteet
  8. opiskelijan vaihto-opiskelu
  9. kielitaitovaatimuksista vapauttaminen
  10. opinnäyte (opinnäytteen nimi)
  11. opiskelijan suorittamat tutkinnot Taideyliopistossa
  12. valmistumistiedot (tutkintotodistuksen antopäivä)

Lukukausi-ilmoittautumisrekisteriin (OILI) rekisteröidään seuraavia tietoja:

  1. opiskelijan läsnäoloilmoittautumiset ja
  2. poissaoloilmoitukset

Joustavan opinto-oikeuden verkkohakupalveluun (JOOPAS) rekisteröidään seuraavia tietoja:

  1. toisessa korkeakoulussa olevan opiskelijan JOO-opiskelun hakutiedot Taideyliopistoon
  2. JOO-opintojen hyväksymis- ja hylkäämistiedot

Opiskelijarekisteriin ja sen osarekistereihin rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

4.2.2 Tietojärjestelmän nimi

Taideyliopiston opiskelijarekisterin sähköiset tiedot on rekisteröity Peppi Opintotietojärjestelmään.

4.2.3 Tietopyynnön tekeminen

a) Yliopistosta valmistuneet voivat katsoa omia tietojaan VIRTA-opintopalvelun Opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelussa (KOSKI).

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.

b) Tutkimuskäyttöä tai muuta luvanvaraista käyttöä koskevat tietopyynnöt (tietopyyntölomakkeella) pyydetään lähettämään Taideyliopiston sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@uniarts.fi tai postitse osoitteeseen Taideyliopisto, Kirjaamo, PL 1, 00097 TAIDEYLIOPISTO, tai VIRTA-opintietopalvelun kautta (katso luku 4.4).

c) Muut tietopyynnöt opintotietojärjestelmään rekisteröidyistä opiskelijoista pyydetään toimittamaan Taideyliopiston sähköpostiosoitteeseen opiskelijarekisteri@uniarts.fi

Hyvä tietää: Hakutekijänä voi käyttää esimerkiksi opiskelijan nimeä.

4.3 Hakijarekisteri (opiskelijavalintarekisteri)

Koulutukseen (perustutkinto- ja tohtorikoulutus) hakeutumisen valtakunnallisena opiskelijavalintarekisterinä toimii Opetushallituksen ylläpitämä Opintopolku-portaali (yhteishakurekisteri).

Taideyliopiston ylläpitämä hakijarekisteri on opiskelijavalintarekisterin osarekisteri. Taideyliopiston hakijarekisteri täydentää Opintopolku-opiskelijavalintarekisteristä saatavia tietoja yliopiston omiin valintoihinsa tarvittavilla lisätiedoilla ja asiakirjoilla.

4.3.1 Tietoaineistot

Hakijarekisteriin voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. opiskelijaksi hakevan nimi, muut henkilötiedot ja tarpeelliset yhteystiedot
  2. hakijan aikaisempi koulutus ja suoritetut tutkinnot
  3. koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot (valintaperusteet)
  4. valinnan tulos
  5. opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot

Erillisten opintojen suoritusoikeuksia koskevista hakutiedoista voidaan rekisteröidä lisäksi seuraavia tietoja:

  1. opiskelijavaihtoon liittyviä tietoja
  2. nuorisokoulutukseen hakevien tietoja
  3. erikoistumiskoulutusten hakutietoja

Opintopolku-rekisteristä tulostetut sekä Taideyliopiston erikseen pyytämät paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

4.3.2 Tietojärjestelmän nimi

Opiskelijahakuun (perustutkinto- ja tohtorikoulutukseen) liittyvät sähköiset tiedot on rekisteröity Opintopolku.fi -palveluun.

4.3.3 Tietopyynnön tekeminen

a) Yliopistoon hakenut voi katsoa ja hakea omia tietojaan hakijarekisteristä (opiskelijavalintarekisterissä) Opetushallituksen Oma opintopolku-palvelun kautta.

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.

b) Tutkimus- ja muuhun luvanvaraiseen käyttöön liittyvät aineisto- ja tietopyynnöt pyydetään lähettämään Opetushallituksen osoitteeseen aineistopyynnot@oph.fi

4.4 Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu)

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu) on opetus- ja kulttuuriministeriön palvelu, jota ylläpitää CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Taideyliopisto säilyttää ja siirtää opiskelijarekisterinsä keskeiset tiedot teknisellä käyttöyhteydellä VIRTA-opintotietopalveluun.

VIRTA-opintotietopalvelun tietovarannossa olevia tietoja voidaan hyödyntää lakisääteisiin käyttötarkoituksiin. Taideyliopiston luvalla tai toimeksiannosta sen omistamia tietoja voidaan hyödyntää erilaisissa opiskelijan (oppijan) tarvitsemissa palveluissa tai tutkimuskäytössä.

4.4.1 Tietoaineistot

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-opintotietopalvelu) sisältää seuraavat keskeiset Taideyliopiston opintorekisteristä siirretyt tiedot:

  1. tiedot opiskelijoista sekä heidän opiskeluoikeuksistaan
  2. tiedot opintosuorituksista ja suoritetuista tutkinnoista sekä niiden arvosanoista
  3. lukukausi-ilmoittautumiset
  4. tiedot kansainvälistä liikkuvuusjaksoista

4.4.2 Tietojärjestelmän nimi

Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon siirrettävät sähköiset tiedot on rekisteröity VIRTA-opintotietopalveluun.

4.4.3 Tietopyynnön tekeminen

a) Kuka tahansa voi katsoa omia VIRTA-opintotietopalvelussa olevia tietojaan Opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelussa (KOSKI).

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.

b) Tutkimus- ja muuhun luvanvaraiseen käyttöön tarvittavat Taideyliopiston VIRTA-opintotietopalvelussa oleviin tietoaineistoihin tarvittavat tietopyynnöt ja luvat tehdään CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n kautta virta@csc.fi

5. Tutkimus ja taiteellinen toiminta -tietovaranto

5.1. Tietovarannon käyttötarkoitus

Taideyliopiston tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tietovarantoa ylläpidetään Taideyliopistossa tehtävän tieteellisen ja taiteellisen tutkimuksen tietojen rekisteröintiä, seurantaa, tilastointia ja raportointia varten sekä muiden näihin liittyvien viranomaistehtävien hoitamiseksi yliopistolain (558/2009) mukaisesti.

Tietovarannon rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta niihin liittyvät asiakirjat voivat sisältää käyttörajoituksia tai ne sisältävät salassa pidettävää tietoa.
Tietoja yliopiston ulkopuolelta hankittavasta tutkimuksen lisärahoituksesta sekä paljastuneista tieteellisistä vilpeistä rekisteröidään Taideyliopiston asianhallintajärjestelmään (katso luku 1).

Tutkimushankkeiden rahoituksen seurantatietoja rekisteröidään taloustietojärjestelmään (katso luku 3).

Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan suoritetietoja kootaan ja rekisteröidään tutkimustietojärjestelmään sekä kirjastotietojärjestelmään.

5.2 Tutkimustietojärjestelmä

Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Taideyliopiston oman akateemisen tutkimushenkilöstön ja yliopistossa vierailevien eli affilioituneiden tutkijoiden, kuten ulkopuolisella rahoituksella toimivien apurahatutkijoiden ja jatko-opiskelijoiden tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta.

Tietojärjestelmä sisältää kootusti tietoja taiteelliseen ja tutkimustoimintaan liittyvistä julkaisuista, taiteellisesta toiminnasta, asiantuntijatehtävistä ja kansainvälisistä vierailuista.

Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit, mutta myös raportointitiedot opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruita varten, jolloin tiedot siirretään teknisellä käyttöyhteydellä valtakunnalliseen opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämään portaaliin, katso https://tiedejatutkimus.fi (tutkimustietovaranto).

5.2.1 Tietoaineistot

Tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tiedoista voidaan rekisteröidä seuraavia suoritetietoja:

  1. tieteelliset ja taiteelliset julkaisut (nimikkeet)
  2. toiminta tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan asiantuntijana
  3. kansainväliset vierailut tutkijana, taiteilijana tai asiantuntijana

5.2.2 Tietojärjestelmän nimi

Taideyliopiston tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tietoja rekisteröidään SoleCris-tutkimustietokantaan.

5.2.3 Tietopyynnön tekeminen

a) Taideyliopissa työskennellyt voi tarkastaa omia tietojaan Taideyliopiston verkkosivujen kautta www.uniarts.fi/cris

b) Kansalaiset voivat katsoa Taideyliopiston tutkimustietoja Taideyliopiston verkkosivujen kautta www.uniarts.fi/cris

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan.

5.3 Kirjastotietojärjestelmä (julkaisujärjestelmä)

Taideyliopistossa tehdyn tutkimuksen ja taiteellisessa toiminnassa syntyneitä julkaisutietoja rekisteröidään yliopiston kirjastotietojärjestelmään. Järjestelmästä on tekninen yhteys Taideyliopiston Finnaan.

Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidään jatkotutkinto-opiskelijoiden käyttöliittymä (tohtorikoulutettavien) väitöskirjojen ja taiteellisen tutkimuksen opinnäytteiden sekä erillisjulkaistujen tieteellisten artikkeleiden rinnakkaistallenteiden lisäksi maisterin tutkinnon suorittaneiden opinnäytteet.

Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidään lisäksi yliopiston julkaisusarjoihin kuuluvia muita julkaisuja ja artikkeleita, oppimateriaaleja sekä erityisaineistoihin luettavia nuottiaineistoja, äänitteitä ja konserttitallenteita.

Rekisteröintitiedot ovat julkisia, mutta ilman verkkojulkaisulupaa olevia julkaisuja (sähköisiä tiedostoja) ei saa välttämättä käyttöönsä avoimen verkon kautta sähköisessä muodossa, sillä osa tiedostoista on rajoitettu käytettäväksi vain Taideyliopiston kirjaston päätteillä; osa on käytettävissä vain Taideyliopiston käyttäjätunnuksilla kirjautuneille.

5.3.1 Tietoaineistot

Taideyliopiston kirjastojärjestelmään voidaan rekisteröidä seuraavia tietoja:

  1. opinnäytteen tai julkaisun laatijan nimi
  2. opinnäytteen tai julkaisun nimi ja bibliografiset luettelointitiedot
  3. opinnäyte tai julkaisu (kokoteksti, metatiedot)
  4. sähköisen tiedoston pysyvä tunniste (URL, verkkosivuston tai tiedoston sijainti internetissä)

Kirjastotietojärjestelmään rekisteröidyt, paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetussa ja lukituissa tiloissa. Asiakirjat siirretään yliopiston arkistoon Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

5.3.3 Tietopyynnön tekeminen

Valmistuneita väitöstutkimuksia, taiteellisia opinnäytteitä ja tutkimukseen liittyviä artikkeleita saa käyttöön Taideyliopiston kirjaston palvelusivustolta.

Hyvä tietää: Haku tehdään palvelun sivulta löytyvien ohjeiden mukaan