Hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valinnan tietosuojailmoitus 2024

Julkaistu 19.10.2023 | Päivitetty 31.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto, yliopistokollegio
PL 1, 00097 Taideyliopisto
+358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Tuire Kuusi, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän puheenjohtaja
tuire.kuusi@uniarts.fi, +358 40 7104337

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Eeva-Liisa Vaivila, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän sihteeri
eeva-liisa.vaivila@uniarts.fi, +358 40 7104340

4. Tietosuojavastaava

Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Hallituksen yliopiston ulkopuolisten jäsenten valintaa koskeva rekisteri

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaillaan tietosuojakäytäntöjämme, jotka koskevat hallituksen jäsenehdokkaaksi suostuneen henkilön henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Taideyliopiston hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valintaprosessissa.

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on hallituspaikkojen täyttäminen ja hallituksen jäsenten valintaprosessin hallinnointi.

Hallitusehdokkaan tietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu:

• Taideyliopiston oikeutettujen etujen toteuttamiseen hallituspaikkojen täyttämisessä. Taideyliopiston oikeutetut edut perustuvat Taideyliopiston ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn suostuessa ehdolle Taideyliopiston hallitusvalintaan. Hallitusehdokkaan henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä valinnan toteuttamiseksi;
• Hallitusehdokkaan antamaan suostumukseen;
• Taideyliopiston pakottaviin lakisääteisiin velvoitteisiin (hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valinta). Jäsenehdokkaan ja Taideyliopiston oikeuksien turvaaminen sekä rekrytoinnissa sovellettavien lakien noudattamisen varmistaminen.

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Keräämme aina yksinomaan kyseisen valinnan kannalta tarpeellisia tietoja.

Pyydämme jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä) CV:n joka sisältää henkilön itsensä ilmoittamat tiedot. Käsittelemme mm. seuraavia henkilön itsensä ilmoittamia tietoja:

• Perustiedot, kuten nimi*, syntymäaika, äidinkieli, kansalaisuus ja muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot tai muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot.
• Ammatillista pätevyyttä osoittavat tiedot, kuten esim. opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, tieteelliset, taiteelliset, opetukselliset ja muut haetun tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen, kielitaito ja muu erityisosaaminen.*
• Muita CV:hen sisältyviä tietoja, kuten esim. valokuva, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista.
• Suorahakua tekevän palveluntarjoajan (Mercuri Urval Oy) toimittamat henkilötiedot. Suorahakua tekevä palveluntarjoaja vastaa heidän puolellaan tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja antaa erillisen tietosuojailmoituksen kandidaatille.

Edellä lueteltujen ja tähdellä merkittyjen (*) henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa meille kuuluvat velvoitteet.

Lisäksi tallennamme jäsenehdokkaiden kanssa käydyn yhteisen keskustelun/haastattelun ja se on yliopistokollegion jäsenten ja varajäsenten nähtävissä. Tallenne hävitetään rekrytointiprosessin päätyttyä (katso kohta 10).

Arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot: Taideyliopisto ei pyydä eikä kerää arkaluontoisia henkilötietoja prosessin yhteydessä. Jos kuitenkin annat näitä tietoja, ne eivät ole näkyvillä prosessissa. Arkaluontoisiin henkilökohtaisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, fyysistä tai psyykkistä kuntoa, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta, seksuaalista suuntausta, ammattiliiton jäsenyyttä koskevat tiedot taikka geneettisiä ja biometrisiä tietoja henkilön tunnistamista varten koskevat tiedot.

8. Mistä saamme tietoja?

Hallitusjäsenehdokkaiden nimet kartoitetaan yliopistokollegion jäseniltä ja varajäseniltä.

Muut käsiteltävät henkilötiedot saadaan jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä). Pyydämme rekisteröidyltä henkilötietoja (CV) sen jälkeen, kun hän on ilmaissut halukkuutensa olla mukana hallituksen jäsenten valintaprosessissa.

9. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tallenne jaetaan yliopistokollegion jäsenille, jotta kaikilla jäsenillä on mahdollisuus perehtyä ehdokkaisiin, heidän osaamisalueisiinsa ja näkemyksiinsä.

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Saatamme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.
• Valintaa koskevat tietopyynnöt. Toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuuslain soveltamisen johdosta yliopisto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille.

Emme siirrä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Jäsenehdokkaan tietoja käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Säilytämme hallitusjäsenehdokkaan antamia tietoja (CV, haastattelutallenteet) siihen saakka, että prosessi on saatu päätökseen ja päätös tehtyä. Tietoja säilytetään korkeintaan 6kk siitä, kun ne on luovutettu Taideyliopistolle.

Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti yliopistokollegion kokouspöytäkirjat säilytetään pysyvästi.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Hallituksen jäseneksi valitun henkilötietoja käsitellään työntekijöitä koskevien tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
• Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä.
• Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
• Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
  • Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
  • Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja. (tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.