Hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valinta

Julkaistu 19.10.2023 | Päivitetty 9.6.2025

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto, yliopistokollegio
PL 1, 00097 Taideyliopisto
puh. +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö

Alina Savolainen, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän puheenjohtaja, alina.savolainen@uniarts.fi, puh. 040 0792 089.

3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö

Katja Kiviharju, yliopistokollegion hallituksen valintaa valmistelevan työryhmän sihteeri, katja.kiviharju@uniarts.fi, puh. 040 079 2014 

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii juristi Minna Eskola.
sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
puhelin +358 294 47 3940
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaillaan tietosuojakäytäntöjämme, jotka koskevat hallituksen jäsenehdokkaaksi suostuneen henkilön henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä Taideyliopiston hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valintaprosessissa.

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on hallituspaikkojen täyttäminen ja hallituksen jäsenten valintaprosessin hallinnointi. Taideyliopiston oikeutetut edut perustuvat Taideyliopiston ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn suostuessa ehdolle Taideyliopiston hallitusvalintaan. Hallitusehdokkaan henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä valinnan toteuttamiseksi.

Hallitusehdokkaan tietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu:

• Hallitusehdokkaan antamaan suostumukseen; 
• Jäsenehdokkaan ja Taideyliopiston oikeuksien turvaamiseen sekä Taideyliopiston oikeutettujen etujen toteuttamiseen hallituspaikkojen täyttämisessä; 
• Taideyliopiston pakottaviin lakisääteisiin velvoitteisiin (hallituksen yliopistoyhteisön ulkopuolisten jäsenten valinta) 
• sekä valinnassa sovellettavien lakien noudattamisen varmistaminen. 

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Keräämme aina yksinomaan kyseisen valinnan kannalta tarpeellisia tietoja.

Pyydämme jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä) CV:n joka sisältää henkilön itsensä ilmoittamat tiedot. Käsittelemme mm. seuraavia henkilön itsensä ilmoittamia tietoja:

• Perustiedot kuten kuten nimi*, syntymäaika, äidinkieli, kansalaisuus ja muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot. 
• Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot tai muut rekisteröidyn itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot. 
• Ammatillista pätevyyttä osoittavat tiedot kuten esim. opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, työhistoriaa koskevat tiedot, tieteelliset, taiteelliset, opetukselliset ja muut haetun tehtävän kannalta keskeiset ansiot ja osaaminen, kielitaito ja muu erityisosaaminen.* 
• Muita CV:hen  sisältyviä tietoja, kuten esim. valokuva, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista. 
• Valinnassa avustavan palveluntarjoajan (Oy MU-Consultants Ab) toimittamat henkilötiedot. Suorahakua tekevä palveluntarjoaja vastaa heidän puolellaan tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja antaa erillisen tietosuojailmoituksen kandidaatille.  
• Videotallenne valinnassa avustavan palveluntarjoajan alihankkijan (Recright Oy) hallinnoimassa järjestelmässä, kuva, ääni ja haastattelussa annetut tiedot. 

Edellä lueteltujen ja tähdellä merkittyjen (*) henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa meille kuuluvat velvoitteet.  

Lisäksi tallennamme jäsenehdokkaiden kanssa käydyn yhteisen keskustelun/haastattelun, ja se on yliopistokollegion jäsenten ja varajäsenten nähtävissä. Tallenne hävitetään valintaprosessin päätyttyä (katso kohta 10).

Erityiset henkilötiedot ja arkaluontoiset henkilökohtaiset tiedot: Taideyliopisto ei pyydä eikä kerää arkaluontoisia henkilötietoja prosessin yhteydessä. Jos kuitenkin annat näitä tietoja, ne eivät ole näkyvillä prosessissa. Arkaluontoisiin henkilökohtaisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi rotua tai etnistä alkuperää, fyysistä tai psyykkistä kuntoa, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta, seksuaalista suuntausta, ammattiliiton jäsenyyttä, geneettisiä tietoja. 

8. Mistä saamme tietoja?

Hallitusjäsenehdokkaiden nimet kartoitetaan yliopistokollegion jäseniltä ja varajäseniltä sekä valinnassa avustavalta palveluntarjoajalta.

Muut käsiteltävät henkilötiedot saadaan jäsenehdokkaalta (rekisteröidyltä) suorahakua tekevän palveluntarjoajan välityksellä. Palveluntarjoaja pyytää rekisteröidyltä henkilötietoja (CV) sen jälkeen, kun hän on ilmaissut halukkuutensa olla mukana hallituksen jäsenten valintaprosessissa.

9. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Valinnassa avustavan palveluntarjoajan toimittamat tiedot jaetaan kollegion jäsenille, varajäsenille ja sihteerille sekä mahdolliselle kollegiota avustavalle lakipalvelujen edustajalle, jotta kaikilla on mahdollisuus perehtyä ehdokkaisiin, heidän osaamisalueisiinsa ja näkemyksiinsä.¹

Valintaprosessissa jatkoon päässeiden tiedot ja mahdollinen videotallenne jaetaan kollegion jäsenille, varajäsenille ja sihteerille sekä mahdolliselle kollegiota avustavalle lakipalvelujen edustajalle. CV tallennetaan Taideyliopiston hyväksymään tallennuspaikkaan. 

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Saatamme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Lakien tai toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen, valtion viraston, tuomioistuimen tai kolmannen osapuolen vaatimusten noudattaminen, jotta voimme täyttää oikeusprosessiin tai lainvalvontaan liittyvät vaatimukset tai käyttääksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme. 
• Valintaa koskevat tietopyynnöt. Toimintaamme Taideyliopistossa ohjaa julkisuuslain (621/1999) soveltaminen. Julkisuuslain soveltamisen johdosta yliopisto voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja sisältäviä tietoja sivullisille. 

Emme siirrä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Jäsenehdokkaan tietoja käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Säilytämme hallitusjäsenehdokkaan antamia tietoja (CV, haastattelutallenteet) siihen saakka, että prosessi on saatu päätökseen ja päätös tehtyä. Tietoja säilytetään korkeintaan 6kk päätöksenteon jälkeen. Valinnassa avustava ulkopuolinen palveluntarjoaja vastaa hallussaan olevien henkilötietojen suojaamisesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä oman tietosuojailmoituksensa mukaisesti.

Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti yliopistokollegion kokouspöytäkirjat säilytetään pysyvästi.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Hallituksen jäseneksi valitun henkilötietoja käsitellään työntekijöitä koskevien tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä itsellään on pääsy omiin tietoihinsa, hän voi tarkastaa ja muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia myös silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Taideyliopiston oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Taideyliopisto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi). 

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.

13. Oma vastuusi

Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Taideyliopiston saataville. Sinun tulee varmistaa, että tiedot ovat totuudenmukaisia ja tarkkoja, eivätkä millään tavalla harhaanjohtavia. Varmistahan, että antamasi tiedot eivät sisällä materiaalia, joka on jonkin kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaavaa tai on haitallista Taideyliopistolle.

14. Ilmoitukseen tehtävät muutokset

Kun ilmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoituksen alkuun. Jos teemme sisällöllisiä muutoksia, saatamme toteuttaa aiheellisia toimenpiteitä tiedottaaksemme sinua tavalla, joka on johdonmukainen suhteessa muutosten merkittävyyteen.