Ääni- ja kuvatallenteiden tietosuojailmoitus
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 14.7.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)
2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö
Viestintäpalvelut, Viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Eveliina Olsson, eveliina.olsson@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)
3. Henkilötiedon käsittelyn yhteyshenkilö
Viestintäpalvelut Sibelius-Akatemia, suunnittelija Riikka Hänninen, riikka.hanninen@uniarts.fi, +358 294 47 2000 (vaihde)
4. Tietosuojavastaava
Katso tietosuojavastaavan yhteystiedot Taideyliopiston tietosuojasivulta.
5. Rekisterin nimi ja lyhyt kuvaus
Ääni- ja kuvatallenteiden tietosuojailmoitus
Tämä tietosuojailmoitus koskee kaikkia Taideyliopiston viestintä- ja markkinointikäyttöön otettuja ääni- ja kuvatallenteita erilaisista Taideyliopiston toiminnan yhteydessä järjestetyistä teoksista, tapahtumista, konserteista ja esityksistä. Ääni- ja kuvatallenteilla mukana on opiskelijoita, muita esiintyjiä, henkilökuntaa ja ulkopuolista yleisöä.
6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on erilaisista Taideyliopiston tilaisuuksista tallennettujen ääni- ja kuvatallenteiden käyttäminen viestintä- ja markkinointikäyttöön sekä niiden mahdollinen arkistointi.
Henkilötietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan f) alakohta. Tällainen oikeutettu etu on olemassa, koska sinun ja yliopiston välille syntyy merkityksellinen ja asianmukainen suhde tapahtumailmoittautumisen seurauksena ja tämä rinnastuu asiakassuhteeseen. Yliopisto tiedottaa tämän perusteella muun muassa tulevista tapahtumista.
Käsittely voi perustua myös tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) artiklan 6.1 b) kohtaan, jolloin käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Jos kyse on maksullisesta toiminnasta voi käsittely perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen (verotus, kirjanpito) tietosuoja-asetus artikla (EU 679/2016 6.1 c).
Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely (mm. allergiat) edellyttää, että sinä olet antanut nimenomaisen suostumuksesi näiden tietojen käsittelyyn (tietosuoja-asetus) 9 artikla 2 a).
Joskus käsittelyperuste voi olla myös elintärkeä etu, jos tapahtumaan, kurssin tai konferenssiin osallistuja loukkaa itsensä tilaisuuden yhteydessä ja henkilötietoja joudutaan antamaan hoitavalle henkilökunnalle (EY 679/2019 6.1 d).
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisteröidyn oma kirjallinen suostumus hänestä otettujen valokuvien käyttöön Taideyliopiston markkinointi- ja viestintämateriaaleissa, lehti-ilmoituksissa, internet-sivustoilla, sosiaalisen median kanavissa sekä erilaisissa esittelymateriaaleissa. Valokuvia voidaan käyttää myös journalistisessa tarkoituksessa.
Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää esimerkiksi terveyteen liittyviä tietoja). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
7. Mitä tietoja käsittelemme?
Taideyliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi.
- Henkilön yhteystiedot.
- Ääni- ja kuvatallenne henkilöstä.
8. Mistä saamme tietoja?
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään suostumuslomakkeella.
Kun osia tapahtumasta tallennetaan, henkilötietoja saadaan valokuvauksen, videoinnin ja/tai äänityksen kautta.
9 Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet ääni- ja kuvatallenteiden säilyttämispaikan IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Tietojasi käsittelevät vain ne Taideyliopiston työntekijät tai Taideyliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.
Taideyliopisto on rekisterinpitäjänä toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.
Tietojen säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Taideyliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.
Tapahtumista tallennetut ääni- ja/tai kuvatallenteet säilytetään Taideyliopiston kuvien ja äänen säilytyspaikassa 5 vuotta, jonka jälkeen tallenteet arkistoituvat automaattisesti.
Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa.
- Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
- Oikeus saada virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistua.
- Oikeus tietojen poistamiseen.
- Ei sovelleta, jos käsittelyperusteena on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä.
- Oikeus rajoittaa käsittelyä.
- Oikeus vastustaa käsittelyä eli pyytää, ettei tietoja käsitellä.
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
- Sovelletaan, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
- Oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
- Sovelletaan, kun käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen.
- Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
- Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin.
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).
12. Kehen voit olla yhteydessä?
Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 3 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 11 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 4 nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.