Taideyliopiston asiakas- ja sidosryhmätiedot

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14. Rekisteröidyn informointi. Laatimispäivä: 17.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto

Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

2. Asiakas- ja sidosryhmätietojen vastuuhenkilö

Viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Eveliina Olsson
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 598 6492

3. Yhteyshenkilö asiakkuuksien hallintaan liittyvissä asioissa

Erikoissuunnittelija Marja-Leena Pétas-Arjava
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uniarts.fi, puhelin: +358 50 526 1958

4. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii asiantuntija Antti Orava.

Puhelin: +358 294 47 3568

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi

Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

5. Rekisterin nimi

Taideyliopiston asiakas- ja sidosryhmätiedot

6. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Yliopiston tehtävänä on yliopistolain mukaisesti edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa. Tehtävää hoitaessaan Taideyliopiston tulee yliopistolain mukaisesti edistää elinikäistä oppimista, toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Asiakkaiden ja sidosryhmien henkilötietoja käsitellään yliopiston taiteellisen toiminnan ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yliopiston toiminnasta viestiminen, taiteellisesta toiminnasta tiedottaminen sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteinen hoitaminen.

Taideyliopiston sidosryhmiin kuuluvat muun muassa erilaiset taidealan toimijat, Taideyliopiston eri akatemioiden alumnit, tapahtumayleisö, aikuiskoulutuksen asiakkaat, ohjelmapalvelun yritysasiakkaat sekä muut yhteistyökumppanit.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, yliopiston oikeutettu etu ja lisäksi suostumus siltä osin, kuin kyse on henkilön itse tilaamista uutiskirjeistä ja muista viestintämateriaaleista.

7. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkuus- ja sidosryhmätoiminnan yhteydessä käsittelemme seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: yliopiston alumneja, erilaisia sidosryhmiä, strategisia kumppaneita, avainkumppaneita, toiminnallisia kumppaneita, kansainvälisiä kumppaneita. Käsittelemme myös palveluliiketoiminnan asiakkaiden (yrityksiä, yhdistyksiä, julkisia organisaatioita) henkilökunnan tietoja ja asiakkainamme olevien yksityishenkilöiden tietoja.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

Rekisteröidyn perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero

Mahdolliset tehtävätiedot: ammatti, titteli ja/tai työtehtävä, toimiala; organisaation, yrityksen tai yhteisön nimi; organisaation osoite, organisaation yleinen sähköpostiosoite ja verkko-osoite

Asiakkuuteen liittyvät tiedot: kampanjat ja tapahtumat, joihin henkilö on osallistunut ja muita mahdollisia erityishuomioita

Mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi verkkolomakkeiden kautta
  • tapahtumien osallistujaluettelot
  • luettelot muista yhteistyökumppaneista
  • aikuis- ja täydennyskoulutuksen asiakastiedot
  • ohjelmapalveluiden yritysasiakasrekisteri
  • opiskelijarekisteri
  • Taideyliopiston henkilötietojärjestelmä

9. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Järjestelmää käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Kaikki kumppanuustietojärjestelmän käyttäjät ovat Taideyliopiston henkilökuntaan kuuluvia. Järjestelmällä on pääkäyttäjä ja neljä muuta Admin-käyttäjää (yksi kussakin Taideyliopiston kolmesta akatemiasta sekä yksi yhteisissä palveluissa). Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois Taideyliopiston palveluista tai niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on annettu. Tiedot, joita ei ole käytetty 24 kk, poistetaan järjestelmästä.

11. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuoja-viranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteys-tiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi).

Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruttaa suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin suoramarkkinointikirjeiden Unsubscribe -toiminnon kautta tai ottamalla yhteyttä asiakkuuksien hallinnan yhteyshenkilöön.

12. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että oikeutesi eivät toteudu voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa neljä nimettyyn yliopiston tietosuojavastaavaan.