Bemöt mig väl – en allmän anvisning för konfliktsituationer i universitetskollektivet

Det är en av Konstuniversitetets centrala syften att ta hand om personalens och studerandenas välmående.

Kaksi reppuselkäistä ihmistä kiipeämässä kalliolla.

Det är en av Konstuniversitetets centrala syften att ta hand om personalens och studerandenas välmående, att uppehålla en trygg och jämlik miljö samt att befrämja bra och positiv interaktion. Var och en medlem i universitetskollektivet ansvarar för sin del för miljön och välmående i sin studie- och arbetsgemenskap. Var och en har också rätt till att bli bemött sakligt eftersom korrekt uppförande är en grundförutsättning för arbets- och studiegemenskapens funktion.

Det är mänskligt att det uppstår sporadiska oenigheter och/eller missförstånd både i arbets- och studiemiljö. Oenigheterna leder oftast inte till svåra brytningar om de kan behandlas genast efter att de uppstått.

Vad orsakar vanligtvis konflikter?

Orsaken till olika konflikter är oftast på något sätt olyckad umgänge och kommunikation. Gnistan till en konflikt finns oftast i missförstånd eller i tanklös kommunikation eller i kommunikation som skötts hastigt. När man märker att man oavsiktligt eller med avsikt sårat någon, är det viktigt att genast be om förlåtelse.

Orsaken till olika konflikter är oftast på något sätt olyckad umgänge och kommunikation. Gnistan till en konflikt finns oftast i missförstånd eller i tanklös kommunikation eller i kommunikation som skötts hastigt. När man märker att man oavsiktligt eller med avsikt sårat någon, är det viktigt att genast be om förlåtelse.

Arbetsgivarens skyldighet att säkra hälsosamma och trygga arbetsförhållanden

Arbetsgivarens skyldighet att säkra hälsosamma och trygga arbetsförhållanden för personalen och att omedelbart utreda trakasseri eller osakligt bemötande som framträtt och att ingripa i det med tillgängliga metoder (Arbetarskyddslag 738/2002). Universitetets plikt är också att säkra en trygg studiemiljö åt studerandena (Universitetslag 558/2009).

Konstuniversitetet har nolltolerans angående osakligt bemötande.

Detta betyder att

  • ingen slags osakligt eller diskriminerande bemötande eller kommunikation accepteras inte
  • var och en som upptäcker eller stöter på osakligt bemötande lyfter saken fram omedelbart
  • vad som helst missbruk av dominerande ställning är förbjudet
  • hela organisationen satsar på förebyggande av mobbning och trakasseri
  • problemsituationer som arbetsgivaren har fått veta om utreds omgående och ändamålsenligt

Vad kan jag göra om jag ställs infor osakligt bemötande?

Agera genast

När du anser att en persons beteende är osakligt lönar det sig att agera genast. Tala först med den ifrågavarande personen och säg att du upplever deras beteende som osakligt och be dem att sluta. Om du upplever att osakligt bemötande fortsätter, för saken vidare.

Föra saken vidare

Det kan kännas svårt att ingripa i saken och föra det vidare, men genom att göra det främjar du kulturen för sakligt och uppskattande bemötande som är modigt och viktigt. Det lönar sig att komma ihåg att man alltid får hjälp vid behov med att föra saken vidare (se kontaktpersonerna och deras ansvarsområden).

Precisera vad som i hens handling du anser som osakligt bemötande

När du diskuterar med personen precisera vad som i hens handling du anser som osakligt bemötande. Berätta åt personen vad som i hens beteende du anser osakligt. Lyft fram att du inte accepterar hens handling och be hen att sluta. Det kan vara fråga om att personen själv inte förstår att hen förfar osakligt. I bästa fall får man slut på osakligt bemötande redan i detta skede.

Om situationen är hotande, lämna situationen och/eller be en annan person som hjälp. Vid nödfall ring nödnumret 112.

Dokumentera situationen

Skriv ner vad som hände, när det hände och vem som var närvarande i situationen. Dokumentering hjälper med utredning av saken när det finns tydligt material om vad som hände exakt och mad som upplevdes som osakligt beteende.

Du kan föda saken vidare också då när du inte kan direkt tala om situationen åt den som betett sig osakligt. Det är ändå viktigt att försöka ingripa i osakligt beteende så snabbt som möjligt efter det skett så att sakerna inte sväller upp, kompliceras eller glöms eftersom då kan det vara mer utmanande att ingripa i dem.

Bli inte ensam med situationen

Skyll inte på dig själv om och bli inte ensam med situationen. Det finns många olika aktörer i universitetskollektivet som erbjuder hjälp med att behandla situationen och att föra saken vidare. Se vidare ”Kontaktpersoner och deras ansvarsområden” för mer specificerade beskrivningar för aktörernas roller. Efter att du anmält om osakligt bemötande har personen som utreder saken ansvar för att vidta åtgärder inom två veckor.

Universitetets personal har tystnadsplikt vid ärenden som enligt offentlighetslagen är sekretessbelagda handlingar och de har skyldighet att behandla personuppgifter skötsamt. Även diskussioner med studentkårens trakasseriombud är absolut konfidentiella.

Om du misstänker att du fallit offer för brott, gör n brottsanmälan åt polisen.

Om personen gör en grundlös anmälan av osakligt bemötande är det också osakligt bemötande.

Hur framskrider utredningsprocessen?

Utredandet skall påbörja så fort som möjligt

Utredandet skall påbörja så fort som möjligt, ändå inom två veckor från det när arbetsgivaren har fått anmälan. Utredningspersonen kontaktar båda parter och hör båda av dem skilt först. En gemensam diskussion mellan alla parter ordnas om möjligt. I diskussionen gås igenom olika parters upplevelser och då kommer man överens hur man förfar i fortsättningen.

Under hela processen ska alla parter informeras om utredningens

Under hela processen ska alla parter informeras om utredningens lopp och tidtabell och det, vem de kan vid behov kontakta. Det är viktigt för utredningen att du skriver ner hur det osakliga beteendet har uppkommit, hur ofta det har återkommit och hur du själv har reagerat på saken.

Utredningen ska vara objektiv och rättvis

Utredningen ska vara objektiv och rättvis för alla parter och i alla skeden av processen. Utredningen ska påbörjas utan förhandsuppfattningar och öppet till alla slags lösningar. Om personen som gör utredningen har en förhanduppfattning av situationen, om upplevelserna som personen som gjort anmälan har eller av den misstänkta personen, bör man fundera om hen kan agera som utredningsperson. Utredningspersonen ska agera i sin roll som en neutral utredare. Situationen kan inte behandlas anonymt.

Diskussionen diskuteras konkreta situationer

Vid utredningen, både i skilda diskussioner och i gemensamma diskussionen diskuteras konkreta situationer och det hurdant beteende har upplevts som osakligt. Det är nödvändigt att diskutera konkreta situationer, vad som har skett och hur situationerna har upplevts. Man ska ändå inte bli fast vid det som skett för en för lång tid.

En lösningsinriktad utredning strävar till att neutralisera och lugna ner studie- och arbetssituationen och till en gemensam lösning och överenskommelser.

Utarbetas behövliga överenskommelser angående studier, arbete och beteende

Om osakligt bemötande konstateras, utarbetas behövliga överenskommelser angående studier, arbete och beteende för att göra slut med det. Den som betett sig osakligt ges en möjlighet att ändra sitt beteende.

Processen för en studerande

Om det är fråga om en studerande och den som misstänks av trakasseri är en medlem av personalen, t.ex. en lärare, kan studeranden kontakta sin egen akademis personal- och servicechef. Om den som misstänks av trakasseri är en annan studerande, kan studeranden kontakta ansvarsläraren och/eller ledaren av utbildningsprogrammet/undervisningsämnet/ämnesgruppen och/eller akademins studierektor. När det är fråga om en anställd tar den anställda kontakt med sin egen chef. 

Ungdomsutbildningen

Processen för en studerande berör inte dem som är i ungdomsutbildningen (= försörjarna ska informeras om processen och de ska vara närvarande om en minderårig hörs. Disciplinåtgärder enligt universitetslagen gäller inte heller dem som är i ungdomsutbildningen).

Vidare inofrmation om  utredningsprocessen

Kommer min identitet fram om jag berättar vidare om saken? 

Universitetets personal har tystnadsplikt vid ärenden som enligt offentlighetslagen är sekretessbelagda handlingar och de har skyldighet att behandla alla parters personuppgifter skötsamt. Även diskussioner med studentkårens trakasseriombud är absolut konfidentiella. Personernas integritet skydds genom att säkra att deras identitet inte avslöjas onödigt.

Konkreta åtgärder kan inte vidtas på grund av anonyma anmälan. För att kunna vidta konkreta åtgärder förutsätter det att båda parters identitet avslöjas. Tillstånd till detta bes alltid om den som gjort anmälan. I tillägg till det skall den som gjort anmälan informeras om vem alla får denna information.

Den som utreder fallet sparar korrespondensen och den övriga dokumentationen gällande ärendet tills saken är enligt utredarens uppfattning uppklarad. I fall det inte uppkommer dokumentation som förutsätter arkivering vid utredning av ärendet, sparar utredaren information gällande utredningen i det mån som det enligt hens uppgift och en eventuell fortsatt behandling är nödvändigt efter utredningen.

Var är dokumentationens betydelse? 

Dokumentation är viktigt både för parternas och för utredarens rättsskydd. Med eventuell dokumentation gällande ärendet menas parternas berättelser samt eventuell elektronisk kommunikation. Om det inte finns skriftlig dokumentation av omständigheter som används som bevis ska utredaren skriva en promemoria av händelserna. Utredaren bör alltid skriva ner diskussionerna och anteckna personerna som varit närvarande. Man måste ha personbevis om inte skriftligt bevis finns till. Saker som man inte kan bevisa har ingen betydelse. Personalens sjukjournaler o.d. material gällande deras hälsotillstånd kan användas endast om den som utredningen gäller har gett sitt tillstånd till detta. Vid all behandling av personuppgifter ska regler och anvisningar angående behandling av personuppgifter.

Den som misstänks av trakasserier har rätt att få veta att man gjort en trakasserianmälan av dem och å andra sidan den andra parten har rätt att få veta om den som misstänks av trakasserier har gett ett skriftligt bemötande (parternas rätt att ta del av en handling).

Kontaktpersonerna och deras ansvarsområden