Materiaalien toimittaminen Embark-järjestelmän avulla

(Ohje tohtorikoulutuksen hakijoille, päivitetty tammikuu 2019)

 

Täytettyäsi sähköisen hakulomakkeen Opintopolku.fi -palvelussa, toimita ennakkotehtävät ja/tai muu vaadittu materiaali (esim. valintakoevideo) Taideyliopistoon Embark-järjestelmän kautta. Mene osoitteeseen:

https://uniarts.embark.com/apply/doctoral-2019

Rekisteröidy ensin järjestelmään käyttäjäksi ja luo itsellesi oma tili Embark-järjestelmässä. Tämän jälkeen sinun on suoritettava seuraavat toimenpiteet, jotta materiaalit saapuvat Taideyliopistoon:

  1. Täytä hakemukseen omat tietosi: applicant information
  2. Täytä hakemukseen hakukohteen tiedot: application information
  3. Lataa omassa hakukohteessasi mahdollisesti vaaditut tekstitiedostot järjestelmään (esim. CV, motivaatioessee, sävellysnäytteet, jne.): upload supplemental materials
  4. Lataa omassa hakukohteessasi mahdollisesti vaaditut video- ja äänitiedostot järjestelmään: upload audio & video materials
  5. Tarkista hakemuksesi tiedot huolellisesti: review
  6. Lopuksi lähetä (submit) tietosi ja lataamasi materiaalit arvioitavaksi. Tämän jälkeen et voi enää muokata hakemustasi Embark-järjestelmässä. HUOM! Tämä viimeinen askel on tärkeä, mikäli et klikkaa submit-nappia, eivät materiaalisi siirry eteenpäin arvioitavaksi!

Sinun ei tarvitse tehdä Embark-hakemustasi kerralla loppuun asti. Voit tallentaa keskeneräisen hakemuksen, kirjautua ulos järjestelmästä ja kirjautua myöhemmin takaisin järjestelmään jatkaaksesi siitä, mihin edellisellä kerralla jäit.

 

Tekniset ohjeet

Nimeä kaikki tiedostosi muotoon: sukunimi_etunimi_tiedostonotsikko.tiedostoformaatti (esim. mattila_olli_CV.pdf). Tiedostoja nimetessä ei tule käyttää ”ääkkösiä” tai muita erikoismerkkejä. Embark-järjestelmä ei tunnista näitä merkkejä eikä tiedostojen lataus eikä katselu tällöin välttämättä onnistu.

Embark-järjestelmä hyväksyy seuraavat audio- / video- / dokumentti- / kuvaformaatit:

  • Audio – mp3, m4a, aiff, wma, wav, aac
  • Video – mpeg, mpg, mp4, mov, avi, wmv, m4v, vob
  • Dokumentit – kaikki tekstitiedot toimitetaan pdf-formaatissa
  • Kuvat – jpeg, png, gif, jpg

Suurin sallittu tiedostokoko on 5GB (suositeltu koko max. 2GB). Kaikki videotiedostot konvertoidaan MP4-formaattiin, jotta ne ovat varmasti katseltavissa selainohjelmaa käytettäessä. Kaikki äänitiedostot konvertoidaan MP3-formaattiin, jotta ne ovat varmasti kuultavissa selainohjelmaa käytettäessä. Voit käyttää haluamaasi resoluutiota visuaalisessa materiaalissa.

Varmista myös, että tietokoneesi ja internet-selaimesi on ajan tasalla (päivitetty). Selainohjelman päivittäminen ratkaisee todennäköisesti ongelmat. Parhaiten tuetut selaimet ovat: Google Chrome versio 13+ (suositeltu), Mozilla Firefox versio 3.6+, Apple Safari versio 6+ ja Internet Explorer versio 10+. Käytä materiaalien lataamiseen vakaata internet-yhteyttä. Varmista myös, ettei koneesi mene virransäästö-tilaan kesken latausten. 

Pidä huoli, että toimitat varsinaiset tiedostot, etkä esimerkiksi vahingossa vain niiden pikakuvakkeita. Jos hakukohteeseesi tulee toimittaa kuva- tai videotiedostoja, huomioi seuraavaa: Jos käytät Applen Kuvat (iPhoto) -ohjelmaa, voi helposti käydä helposti niin, että lataat Embark-järjestelmään vahingossa vain videotiedostojen pikakuvakkeet etkä varsinaisia tiedostoja. Tällainen materiaali ei kuitenkaan toimi oikein, vaan hakijan on toimitettava alkuperäiset tiedostot arvioitavaksi. Pääset Kuvat-ohjelmassa käsiksi alkuperäisiin tiedostoihin seuraavalla tavalla:

  1. Avaa iPhoto, ja klikkaa haluttu kuva tai video aktiiviseksi (ei kuitenkaan pyörimään)
  2. Valitse ylhäältä File -> reveal in Finder (näytä Finderissa) -> View original file (näytä alkuperäinen tiedosto)

Näin pääset käsiksi alkuperäisiin tiedostoihin, ja nämä ovat ne, jotka sinun tulee toimittaa.

Tekninen tuki

Embarkin kautta materiaalin toimittamiseen liittyvä tekninen tuki on saatavilla osoitteesta: https://support.embark.com.

Jos ohjesivuilta ei löydy vastausta, voit myös lähettää sähköpostia osoitteeseen support@embark.com tai klikkaamalla jokaisen sivun alaosasta löytyvää kohtaa "Contact Us". Embarkin asiakaspalvelu vastaa tukipyyntöihin nopeasti, joten tämä on paras väylä teknisissä ongelmatilanteissa. HUOM! Palveluntarjoaja sijaitsee USA:n itärannikolla, muista ottaa aikaero huomioon! Tuki on englanninkielinen.

 

Tärkeää

  • Lataa materiaalit Embark-järjestelmään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa! Suuret tiedostot saattavat latautua jopa useamman tunnin ajan, mikäli järjestelmässä on ruuhkaa. Taideyliopisto suosittelee, että lataaminen aloitetaan jo hyvissä ajoin ennen määräaikaa, jolloin ehdit saada käyttäjätukea, mikäli lataamisessa ilmenee ongelmia!
  • Muistathan tarkistaa vielä ennen hakemuksen edelleen lähettämistä, että olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet mukaan hakemukseesi ja että antamasi tiedot ovat oikein! Vain osittain ladatut ja lähetetyt materiaalit tullaan automaattisesti hylkäämään. Tarkista myös, että kaikki lataamasi materiaali aukeaa ja toimii niin kuin on tarkoitus. 
  • Myöhästyneet Embark-hakemukset tullaan automaattisesti hylkäämään!

 

(Embark Privacy Policy: https://embark.com/privacy-policy/)